Nhóm thành viên

Trong Bách khoa Toàn thư Việt Nam, có các nhóm thành viên được mô tả ở bảng sau.

Nhóm	Chức năng
	Đọc	Sửa	Cấp quyền
Chưa đăng nhập	Có: đọc được các trang chưa bị xóa	Không: không sửa được các trang, không tạo mới được	Không
Người góp ý	Có: đọc được các trang chưa bị xóa	Có: sửa được trang chưa bị khóa, tạo mới được, và tải tập tin được; tuy nhiên các hoạt động này đều cần được phê duyệt bởi thành viên khác mới có hiệu lực	Không
Người biên soạn	Có: đọc được các trang chưa bị xóa	Có: sửa được trang chưa bị khóa, tạo mới được, và tải tập tin được và không cần qua phê duyệt	Có thể chuyển đổi nhóm cho người góp ý trở thành người biên soạn, theo quy định bên dưới
Bảo quản viên	Có: đọc được mọi trang	Có: sửa được mọi trang, tạo mới được, và tải tập tin được. Xóa và phục hồi được trang và tập tin.	Thay đổi nhóm cho các thành viên khác, đến nhóm bất kỳ trong các nhóm từ người góp ý đến bảo quản viên, theo quy định bên dưới

Người góp ý

Những người mới mở tài khoản và đăng nhập vào Bách khoa Toàn thư Việt Nam được mặc định xếp vào nhóm người góp ý.

Chuyển người góp thành người biên soạn

Những người góp ý có 10 sửa đổi gần nhất liên tiếp được phê duyệt mà không phải chỉnh sửa gì đáng kể, do đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, thì có thể được thành viên khác chuyển sang nhóm người biên soạn.

Chuyển người biên soạn thành người góp ý

Những người biên soạn có 3 trong số 100 sửa đổi gần nhất không đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng thì được thành viên khác chuyển sang nhóm người góp ý.

Chuyển người biên soạn thành bảo quản viên

Những người biên soạn tự ứng cử hoặc được đề cử vào vai trò bảo quản viên, được cộng đồng đồng thuận với ít nhất 10 thành viên khác đồng ý và không có bất cứ ý kiến phản đối nào thì được chuyển sang nhóm bảo quản viên.

Chuyển bảo quản viên thành người biên soạn

Bảo quản viên tự đề xuất chuyển thành người biên soạn sẽ được đáp ứng.

Chuyển bảo quản viên thành người góp ý

Các bảo quản viên có hoạt động không phù hợp các quy định của Bách khoa Toàn thư Việt Nam sẽ được chuyển sang nhóm người góp ý.

Bảo quản viên có nguyện vọng chuyển sang nhóm người góp ý cũng sẽ được đáp ứng.

Trang thành viên

Trang thành viên là trang có tên ở dạng "Thành viên:[tên đăng nhập của thành viên]" (ví dụ Thành viên:Phamthaidt). Đây là không gian riêng của thành viên, thành viên được tự do tạo (hoặc không tạo) nội dung ở trang này, miễn là nội dung đó không gây ra phản ứng tiêu cực từ cộng đồng. Gợi ý cho nội dung ở trang thành viên:

• Nên: giúp người đọc hiểu hơn về các tác giả của các mục từ ở Bách khoa Toàn thư Việt Nam, hỗ trợ ghi công các tác giả.
• Không nên: tránh đưa công khai các thông tin liên lạc cá nhân như thư điện tử hay số điện thoại, vì các thông tin này có thể hỗ trợ tấn công gây mất an toàn an ninh mạng cho cá nhân và cho cộng đồng. Xem thêm quy định về quyền riêng tư.

Trang thảo luận thành viên

Giống với mọi trang ở Bách khoa Toàn thư Việt Nam, luôn có trang Thảo luận đi kèm, trang thành viên cũng có trang thảo luận ứng với nó, có tên ở dạng "Thảo luận Thành viên:[tên đăng nhập của thành viên]" (ví dụ Thảo luận Thành viên:Phamthaidt). Đây là nơi các thành viên có thể liên lạc, trao đổi với nhau, tuân thủ quy định về thái độ văn minh nêu ở quy định trụ cột của Bách khoa Toàn thư Việt Nam.