Nhóm thành viên

Trong Bách khoa Toàn thư Việt Nam, có các nhóm thành viên được mô tả ở bảng sau.

Nhóm	Chức năng
	Đọc	Sửa	Cấp quyền
Chưa đăng nhập	Có: đọc được các trang chưa bị xóa	Có: sửa được trang chưa bị khóa, tạo mới được, và tải tập tin được; tuy nhiên các hoạt động này đều cần được phê duyệt bởi thành viên khác mới có hiệu lực	Không
Thành viên cơ bản	Có: đọc được các trang chưa bị xóa	Có: sửa được trang chưa bị khóa, tạo mới được, và tải tập tin được; tuy nhiên các hoạt động này đều cần được phê duyệt bởi thành viên khác mới có hiệu lực	Không
Người biên soạn	Có: đọc được các trang chưa bị xóa	Có: sửa được trang chưa bị khóa, tạo mới được, đổi tên trang và tải tập tin được và không cần qua phê duyệt	Không
Người duyệt bài	Có: đọc được các trang chưa bị xóa	Có: sửa được trang chưa bị khóa, tạo mới được, đổi tên trang và tải tập tin được và không cần qua phê duyệt. Có thể phê duyệt các sửa đổi của các thành viên cơ bản và chưa đăng nhập.	Có thể chuyển đổi nhóm cho thành viên cơ bản trở thành người biên soạn, theo quy định bên dưới
Bảo quản viên	Có: đọc được mọi trang	Có: sửa được mọi trang, tạo mới được, đổi tên trang và tải tập tin được. Xóa và phục hồi được trang và tập tin. Có thể phê duyệt các sửa đổi của các thành viên cơ bản và chưa đăng nhập.	Thay đổi nhóm cho các thành viên khác, đến nhóm bất kỳ, theo quy định bên dưới

Thành viên cơ bản

Những người mới mở tài khoản và đăng nhập vào Bách khoa Toàn thư Việt Nam được mặc định xếp vào nhóm thành viên cơ bản.

Chuyển thành viên cơ bản thành người biên soạn

Thành viên cơ bản có 10 sửa đổi gần nhất liên tiếp được phê duyệt mà không phải chỉnh sửa gì đáng kể, do đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, thì có thể được thành viên khác chuyển sang nhóm người biên soạn.

Chuyển người biên soạn thành thành viên cơ bản

Những người biên soạn có 3 trong số 100 sửa đổi gần nhất không đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng thì được thành viên khác chuyển sang nhóm thành viên cơ bản.

Chuyển người biên soạn thành người duyệt bài

Những người biên soạn tự ứng cử hoặc được đề cử vào vai trò người duyệt bài, được cộng đồng đồng thuận với ít nhất 3 thành viên khác đồng ý và không có bất cứ ý kiến phản đối nào thì được chuyển sang nhóm người duyệt bài.

Chuyển người duyệt bài thành bảo quản viên

Những người duyệt bài tự ứng cử hoặc được đề cử vào vai trò bảo quản viên, được cộng đồng đồng thuận với ít nhất 10 thành viên khác đồng ý và không có bất cứ ý kiến phản đối nào thì được chuyển sang nhóm bảo quản viên.

Chuyển người duyệt bài và bảo quản viên thành thành viên cơ bản

Các người duyệt bài và bảo quản viên có hoạt động không phù hợp các quy định của Bách khoa Toàn thư Việt Nam sẽ được chuyển sang nhóm thành viên cơ bản.

Bảo quản viên và người duyệt bài tự nguyện mong muốn chuyển sang nhóm thành viên khác với ít chức năng công cụ hơn cũng sẽ được đáp ứng.

Trang thành viên

Trang thành viên là trang có tên ở dạng "Thành viên:[tên đăng nhập của thành viên]" (ví dụ Thành viên:Phamthaidt). Đây là không gian riêng của thành viên, thành viên được tự do tạo (hoặc không tạo) nội dung ở trang này, miễn là nội dung đó không gây ra phản ứng tiêu cực từ cộng đồng. Gợi ý cho nội dung ở trang thành viên:

• Nên: giúp người đọc hiểu hơn về các tác giả của các mục từ ở Bách khoa Toàn thư Việt Nam, hỗ trợ ghi công các tác giả.
• Không nên: tránh đưa công khai các thông tin liên lạc cá nhân như thư điện tử hay số điện thoại, vì các thông tin này có thể hỗ trợ tấn công gây mất an toàn an ninh mạng cho cá nhân và cho cộng đồng. Xem thêm quy định về quyền riêng tư.

Trang thảo luận thành viên

Giống với mọi trang ở Bách khoa Toàn thư Việt Nam, luôn có trang Thảo luận đi kèm, trang thành viên cũng có trang thảo luận ứng với nó, có tên ở dạng "Thảo luận Thành viên:[tên đăng nhập của thành viên]" (ví dụ Thảo luận Thành viên:Phamthaidt). Đây là nơi các thành viên có thể liên lạc, trao đổi với nhau, tuân thủ quy định về thái độ văn minh nêu ở quy định trụ cột của Bách khoa Toàn thư Việt Nam.