Quy định này nêu quy tắc phiên chuyển nói chung, dùng trong trường hợp không có quy định riêng và dùng cho các tên người, địa danh có nguồn gốc không phải tiếng Việt.

Nguyên tắc chung

1. Việc phiên chuyển tiếng nước ngoài (tên địa lý, tên người, từ ngữ) sang tiếng Việt bảo đảm tính chính xác, đầy đủ theo nguyên ngữ.
2. Trong một số trường hợp tôn trọng cách phiên chuyển đã thành truyền thống, thói quen sử dụng của cộng đồng, được thừa nhận chung trong văn viết và nói tiếng Việt.
3. Bảo đảm để người đọc có thể truy cập, tra cứu về nguyên ngữ.
4. Tạo sự thống nhất trong việc biên soạn toàn bộ các tập của Bách khoa toàn thư Việt Nam đối với 4 hệ chữ viết: chữ Latin (Anh, Pháp, Đức...), chữ tượng hình (Trung Quốc, Triều Tiên, Nhật)..., chữ Kirin (Nga, Ukraina, Bulgaria, Mông Cổ...) và các hệ chữ viết khác (Thái Lan, Lào, Camphuchia, Ả Rập...).
5. Tiếng Anh được coi là ngôn ngữ trung gian khi phiên chuyển.

Hệ chữ Latin

Đối với ngôn ngữ dùng hệ chữ Latin (Anh, Pháp, Italy, Bồ Đào Nha, Tây Ban Nha, Đức...)

• Để nguyên dạng theo cách viết bản ngữ (Washington, Paris, Berlin, Warszawa). Trong trường hợp có ký tự đặc biệt, dùng theo tiếng Anh và mở ngoặc viết theo bản ngữ: Munich (München). Một số ký tự đặc biệt trong tiếng Đức, Pháp... được lược bỏ (Ü, Ç, Ë thay bằng U, C, E...).
• Đối với tên địa lý, tên người đã quá quen thuộc theo cách nói và viết từ trước tới nay trong tiếng Việt, vẫn dùng cách viết cũ (Pháp, Anh, Mỹ - Hoa Kỳ, Đức, Bỉ, Hà Lan, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Tiệp Khắc, Phần Lan, Đan Mạch, Thổ Nhĩ Kỳ, Nam Tư, Thụy Sỹ, Thụy Điển...). Riêng các nước tuy đã quen nhưng hiện cũng đã có cách viết theo nguyên ngữ: Không viết Ý mà viết Italia (theo bản ngữ), hoặc Italy (theo tiếng Anh); không viết Úc mà viết Australia. Tiệp Khắc trước đây hiện đã tách thành 2 quốc gia, viết là Czech và Slovakia. Các nước cộng hòa thuộc Liên Xô (cũ) - nước nào dùng chữ ký tự Latin thì viết theo tiếng Anh.

Hệ chữ Kirin

Đối với chữ viết Kirin

• Với các địa danh, nhân danh đã có nhiều nguồn uy tín với tỷ lệ áp đảo (trên 90%) sử dụng, viết theo cách sử dụng của các nguồn này: nước Nga, Liên Bang Nga, Liên bang Xô viết, Liên Xô.
• Đối với tên địa lý, tên người cần chuyển tự sang hệ Latin có thể chú thích trong ngoặc đơn nguyên ngữ). Thí dụ: Moskva, Leningrad - Sankt-Peterburg (Москва, Ленинград - Санк-Петербург), Lenin, Putin, Gorbachev (Ленин, Путин, Горбачев), V'etnamskaja Jenciklopedija (Вьетнамская Энциклопедия), Bol'shaja Sovetskaja Jenciklopedija (Большая Советская Энциклопедия)

Chuyển tự theo quy định tại bảng dưới đây:

TT	Tiếng Nga	Chuyển tự	TT	Tiếng Nga	Chuyển tự
1	А а	A a	18	Р р	R r
2	Б б	B b	18	С с	S s
3	В в	V v	20	Т т	T t
4	Г г	G g	21	У у	U u
5	Д д	D d	22	Ф ф	F f
6	Е е	E e	23	Х х	H h
7	Ё ё	JO jo	24	Ц ц	C c
8	Ж ж	ZH zh	25	Ч ч	CH ch
9	З з	Z z	26	Ш ш	SH sh
10	И и	I i	27	Щ щ	SHH shh
11	Й й	J j	28	Ъ ъ	#
12	К к	K k	29	Ы ы	Y y
13	Л л	L l	30	Ь ь	'
14	М м	M m	31	Э э	JE je
15	Н н	N n	32	Ю ю	JU ju
16	О о	O o	33	Я я	JA ja
17	П п	P p

Khi chuyển tự từ tiếng Nga sang tiếng Latin ta dùng phầm mềm sau, tại địa chỉ tlit.org (hoặc tlit.ru). Tại website này chúng ta có bản hướng dẫn cách chuyển các ký tự tiếng Nga sang Latin, gõ trực tiếp bằng bàn phím tiếng Anh, sẽ xuất hiện ký tự tiếng Nga tương ứng, sau đó copy và paste vào văn bản.

Hệ chữ Đông Á

Đối với tiếng Trung Quốc, Triều Tiên, Nhật Bản: những tên địa lý, tên người đã quen thuộc, vẫn dùng theo cách thông dụng: Trung Quốc, Bắc Kinh, Thượng Hải, Đài Loan, Mao Trạch Đông, Lưu Thiếu Kỳ, Đặng Tiểu Bình, Hồ Cẩm Đào, Giang Trạch Dân, Tập Cận Bình... Tuy nhiên, sẽ gặp rất nhiều trường hợp không thể phiên âm Hán - Việt được và nếu có phiên âm cũng rất khó tra ngược đến tên bằng tiếng Trung Quốc. Những tên địa lý, tên người chưa thông dụng theo âm Hán - Việt, viết dưới dạng Latin của chữ Trung. Thí dụ, thay vì viết Hồ Cẩm Đào cần viết Hu Jintao (Hú Jǐntāo), Tập Cận Bình viết là Xi Jinping, Hồng Lỗi là Hong Lei, Mạc Ngôn là Mo Yan...

Đối với tiếng Triều Tiên - Hàn Quốc cũng vậy. Những tên địa lý, tên người đã quá quen thuộc theo âm Hán-Việt, vẫn viết theo lối thông dụng: Triều Tiên, Hàn Quốc, Bình Nhưỡng, Kim Nhật Thành... Các tên địa lý và tên người khác phiên chuyển sang tiếng Latin: Kim Jong-il (김정일) không viết Kim Chính Nhật, Kim Jong-un (김정은, chữ Hán: 金正恩) không viết là Kim Chính Ân... Chúng ta có thể dùng phần mềm của Google để chuyển tên địa lý và tên người từ tiếng Nhật Bản, Triều Tiên sang Latin.

Hệ chữ khác

Đối với các ngôn ngữ không dùng hệ thống chữ cái Latin, như các ngôn ngữ Arập, Lào, Camphuchia, Thái Lan: phiên chuyển qua ngôn ngữ trung gian (tuỳ theo ngôn ngữ đó sử dụng tiếng Anh, Pháp hay tiếng khác): New Delhi (thủ đô của Ấn Độ).

Phiên chuyển tiếng dân tộc thiểu số

Quy định phiên chuyển được xây dựng theo phương châm sau đây:

• Phù hợp với cảnh huống, vị thế, chức năng xã hội của tiếng Việt và ngôn ngữ các dân tộc thiểu số. Phù hợp với chính sách ngôn ngữ của Nhà nước. Đảm bảo sự thống nhất và tôn trọng sự đa dạng về ngôn ngữ. Phù hợp với đặc điểm cấu trúc tiếng Việt và chữ Quốc ngữ; ngôn ngữ chữ viết các dân tộc thiểu số.
• Đáp ứng về cơ bản những yêu cầu, nguyên tắc trong biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam: định hướng người sử dụng; tính hệ thống và tính chuẩn mực; hài hòa giữa tính dân tộc và tính quốc tế, giữa tính phổ cập và tính khoa học; ổn định.

Những quy định chung

Quy định chung là:

• Phiên chuyển bằng chữ Quốc ngữ, trừ các trường hợp đã quen dùng trong các văn bản tiếng Việt.
• Tôn trọng đến mức cao nhất đối với nguyên ngữ. Cụ thể:
  • Căn cứ vào cách đọc của nguyên ngữ;
  • Có thể ghi liền (không viết cách) các âm tiết vốn được đọc liền (các đơn vị - từ âm vị học đa tiết, gồm tiền âm tiết và âm tiết chính) như trong nguyên ngữ;
  • Trong những trường hợp cần thiết, có thể bổ sung một số ký hiệu ghi âm và tổ hợp phụ âm để phiên chuyển. Ví dụ: tổ hợp phụ âm đầu: br, pl, khr, đr, sl, nt, mp, mb...; bốn chữ cái f, j, w, z; các chữ ghi phụ âm cuối: r, l, s, h. Có thể chỉ dùng chữ k để ghi âm vị /k/ (không nhất thiết phải là c, qu như chữ Quốc ngữ, trừ các trường hợp quen dùng). Dùng dấu “nặng”để ghi âm cuối tắc họng.
• Kế thừa các cách viết trước đây, không gây xáo trộn lớn.

Danh từ riêng

Đối với các tên riêng, theo sát quy định: “tôn trọng đến mức cao nhất đối với nguyên ngữ" và “không gây xáo trộn lớn”.

Tên các dân tộc ở Việt Nam

Tên các dân tộc ở Việt Nam đã được sử dụng nhiều trong các văn bản hành chính, vì thế, về cơ bản giữ lại cách ghi trước đây. Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết, viết rời không có gạch nối giữa các âm tiết (trừ trường hợp liên danh): Kinh, Tày, Thái, Mường, Khơ Me, Mông, Nùng, Hoa, Dao, Gia Rai, Ê Đê, Ba Na, Sán Chay, Chăm, Cơ Ho, Xơ Đăng, Sán Dìu, Hrê, Ra Glai, Mnông, Xtiêng, Thổ, Bru - Vân Kiều, Khơ Mú, Cơ Tu, Giáy, Ta Ôi, Mạ, Gié Triêng, Co, Chơ Ro, Xinh Mun, Hà Nhì, Chu Ru, Lào, Kháng, La Chí, Phù Lá, La Hủ, La Ha, Pà Thẻn, Lự, Ngái, Chứt, Lô Lô, Mảng, Cơ Lao, Bố Y, Cống, Si La, Pu Péo, Rơ Măm, Brâu, Ơ Đu. Cách ghi này có thể dùng để ghi tên các nhóm địa phương hay các tên khác của mỗi dân tộc đã quen dùng trong các văn bản tiếng Việt: Tày Nặm, Pu Thay, Na Miểu, Nùng An, Thoòng Nhẳn, Dao Làn Tẻn, Chor, Hđrung, Kpạ, Mthur, Gơ Lar, Rơ Ngao, Cơ Don, Chil, Hà Lăng, Ca Dong, Bu Lơ, Bu Đeh, Phù Lá Lão, A Rem, Cơ Lao Đỏ,... Các nhóm địa phương khác chưa được ghi trong các văn bản sẽ được ghi theo các nguyên tắc đã được xác định ở trên.

Địa danh

Các địa danh đã quen dùng: giữ lại cách ghi trước đây. Các địa danh khác: viết hoa chữ cái đầu của tất cả các tiếng, viết rời (trừ các trường hợp vốn đã đọc liền viết liền trong nguyên ngữ) không có gạch nối giữa các âm tiết. Ví dụ: Pác Bó, Huổi Nặm, Pha Đin, Pắc Nặm, Sa Pa, Pò Càng, Noong Pua, Mường Vạt, Mường La, Mường Thanh, Chiềng Pấc, Lào Cai, Pác Nặm, Má Pì Lèng, Na Rì, Phan Xi Păng, Ea Pốk, Pù Mát, Ngok Linh, Sóc Trăng, Kon Tum, Đắk Lắk, Đà Lạt, Đạ Tẻ, Ma Đa Gui, Tak Pỏ, Plây Ku, Bắc Kạn, Chư Prông, Ea Hleo, Rơkơi, Mơđrắk, Krông Ana,...

Tên người, thần linh

Những tên người, tên thần linh, tên nhân vật trong văn học, thủ lĩnh tinh thần đã quen dùng thì giữ nguyên nhưng viết hoa chữ cái đầu của tất cả các tiếng, viết rời (trừ các trường hợp vốn đã đọc liền viết liền trong nguyên ngữ) không có gạch nối giữa các âm tiết. Ví dụ:

• Nông Quốc Chấn, Bàn Tài Đoàn, Lâm Quý, Cầm Biêu, Nông Minh Châu, Y Ngông Niêk Đam, Y Điêng, Mã Thế Vinh, Triều Ân, Vi Hồng, Hùng Đình Quý, Vương Toàn, Hồ Đoan, Hồ Vai, Nông Trí Cao, Núp, Pinăng Tắc,Hphlai Byă, Chamaleq Thị Hốnh, Inrasara,...
• Mẻ Hoa, Then, Then Luông, Then Chương, Yàng, Hoàng Vần Thùng, Pô Nưgar, Bàn Vương, Lò Lẹt, Hà Chương, A Húi, A Hênh, Chương Han, Hơ Nhí, Hơ Bhí, Pô Nưgar,...

Các trường hợp khác chưa được ghi trong các văn bản sẽ được ghi theo các nguyên tắc đã được xác định ở trên.

Tên các lễ hội

Về cơ bản giữ lại cách ghi trước đây. Nhưng viết hoa chữ cái đầu của tất cả các tiếng, viết rời (trừ các trường hợp vốn đã đọc liền viết liền trong nguyên ngữ) không có gạch nối giữa các âm tiết. Ví dụ:

• Gà Ma Thú (Hà Nhì), Ok Om Bok (Khơ Me), Kin Tháp, Khoán Vài (Tày), Nhiàng Chầm Đao (Dao), Ka Tê (Chăm), Lồng Tồng (Tày), Chon Chnam Thmây (Khơ Me),…

Các trường hợp khác chưa được ghi trong các văn bản sẽ được ghi theo các nguyên tắc đã được xác định ở trên.

Tên tác phẩm văn nghệ

Tên các tác phẩm văn nghệ đã được sử dụng quen thuộc thì giữ lại cách ghi trước đây nhưng viết hoa chữ cái đầu của tất cả các tiếng, viết rời (trừ các trường hợp vốn đã đọc liền viết liền trong nguyên ngữ) không có gạch nối giữa các âm tiết. Ví dụ:

• Lượn Nàng Hai (Tày), Then Kin Pang (Thái), Hạn Khuống (Thái), Tẻ Tấc Tẻ Rác (Mường), Khảm Hải (Tày), Bioóc Lả (Tày), Xóng Chụ Xon Sao (Thái), Quám Tô Mương (Thái), Út Lót Hồ Liêu (Mường), Khan Đam San (Ê Đê), Đam Kteh Mlan (Ê Đê), Hơbia Đrang (Gia Rai), Hà Nhì Mí Trạ (Hà Nhì), Báo Luông Slao Cải (Tày),…

Các trường hợp khác sẽ ghi theo các quy tắc đã nêu ở trên.

Danh từ chung

Theo sát quy định: “phiên chuyển bằng chữ Quốc ngữ, căn cứ vào cách đọc của nguyên ngữ”.

Viết thường chữ cái đầu của tất cả các tiếng, viết rời (trừ các trường hợp vốn đã đọc liền viết liền trong nguyên ngữ) không có gạch nối giữa các âm tiết. Ví dụ về các trường hợp thường gặp:

1. Các từ ngữ chỉ đồ vật:
   • chiêng, cồng, khau cút, khăn piêu, áo cóm, coóng khảu, nhà rông, nhà gươl, mèn mén, thắng cố, nặm pịa, pía, bò hóc, lẩu (lảu), pa pỉnh tộp, pho, krông put, talư, paranưng, tơrưng, khơlui, prahôk, xala,...
2. Các từ ngữ chỉ những hình thức văn nghệ dân gian:
   • mo (Mường), khắp (Thái), gầu tùa (Hmông), si lượn (Tày), khắp lẩu (Thái), hạn khuống (Thái), lượn (Tày), mo (Mường), khan (Ê Đê), then kỳ yên (Tày), tampớt (Mạ), pơrgiong (Bru - Vân Kiều), bơbooch (Cơ Tu),…
3. Các từ ngữ chỉ động vật, thực vật:
   • nôộc thua, khảm khắc, queng quý, lòn bon, bióc mạ, ngo,mắc mật, mắc koọc, pơlang, kơnia,...
4. Các từ ngữ chỉ đơn vị địa danh (yếu tố chung trong địa danh):
   • mường, chiềng, palây, bản, buôn, phum, sróc,...
5. Các từ ngữ chỉ tục lệ và các khái niệm trừu tượng:
   • gà ma thú (Hà Nhì), kin tháp (Tày), khoán vài (Tày), xên mường (Thái), kumui (Bru - Vân Kiều),…