Trong Bách khoa Toàn thư Việt Nam, có các nhóm người sử dụng được miêu tả ở bảng sau.

Nhóm	Chức năng
	Đọc	Sửa	Cấp quyền
Chưa đăng nhập	Có: đọc được các trang chưa bị xóa	Không: không sửa được các trang, không tạo mới được	Không
Người góp ý	Có: đọc được các trang chưa bị xóa	Có: sửa được trang chưa bị khóa, tạo mới được, và tải tập tin được; tuy nhiên các hoạt động này đều cần được phê duyệt bởi thành viên khác mới có hiệu lực	Không
Người biên soạn	Có: đọc được các trang chưa bị xóa	Có: sửa được trang chưa bị khóa, tạo mới được, và tải tập tin được và không cần qua phê duyệt	Có thể chuyển đổi nhóm cho người góp ý trở thành người biên soạn, theo quy định bên dưới
Bảo quản viên	Có: đọc được mọi trang	Có: sửa được mọi trang, tạo mới được, và tải tập tin được. Xóa và phục hồi được trang và tập tin.	Thay đổi nhóm cho các thành viên khác, đến nhóm bất kỳ trong các nhóm từ người góp ý đến bảo quản viên, theo quy định bên dưới