Một mục từ tồn tại chính thức ở Bách khoa Toàn thư Việt Nam, được sử dụng chính thống trong giảng dạy ở Việt Nam, cần thỏa mãn các tiêu chuẩn tối thiểu và trải qua quy trình bình duyệt nêu dưới đây.

Chủ đề nổi bật & tách biệt

Nổi bật

Mục từ viết về chủ đề nổi bật, xứng đáng được quan tâm, có giá trị cho người đọc trong việc học tập nghiên cứu. Cụ thể, phải có nhiều nguồn thứ cấp, uy tín, độc lập, đề cập đến chủ đề một cách đáng kể.

Các mục từ đã được Đề án Biên soạn Bách khoa Toàn thư Việt Nam lựa chọn, có ở danh mục này, được tự động coi như đạt độ nổi bật để có mặt ở Bách khoa Toàn thư Việt Nam.

Với các chủ đề nằm ngoài danh mục nêu trên, thì được coi đạt độ nổi bật khi tất cả 5 tiêu chí sau đều thỏa mãn cùng một lúc:

1. nhiều: là có từ 2 trở lên những nguồn mà không được viết bởi cùng một tác giả, nhóm tác giả, hoặc cùng tổ chức;
2. thứ cấp: là nghiên cứu, tổng hợp lại từ các thông tin công bố ở nguồn tài liệu gốc về chủ đề, đảm bảo sự khách quan của bằng chứng về độ nổi bật;
3. uy tín : là thỏa mãn quy định về nguồn được chấp nhận ở Bách khoa Toàn thư Việt Nam;
4. độc lập: là công bố bởi những người không liên quan đến chủ đề, không nhận tài trợ hay ràng buộc lợi ích với các chủ thể liên quan đến chủ đề;
5. đáng kể: là đề cập trực tiếp trong ý chính hay ở một trong các nội dung lớn của nguồn, với nhiều chi tiết.

Các nguồn được dùng để đánh giá độ nổi bật của chủ đề của một mục từ không nhất thiết xuất hiện trong nội dung mục từ (trong danh sách nguồn tham khảo của mục từ), dù được khuyến khích đưa vào mục từ để làm tăng chất lượng nội dung.

Ngoài yêu cầu trên, mục từ viết về chủ đề cũng không được vi phạm các quy định khác ở Bách khoa Toàn thư Việt Nam.

Nội dung bách khoa

Bố cục

Một mục từ của bách khoa toàn thư gồm tên đầu mục từ và phần nội dung biên soạn.

Với mục từ chuyển chú chỉ có tên đầu mục từ và được chuyển tới xem nội dung của mục từ khác, khi đó mã nguồn của mục từ chuyển chú là:

#đổi [[Tên mục từ khác]]

Nội dung

Nội dung mục từ có:

• phần giới thiệu, nêu định nghĩa về chủ đề mà mục từ nói đến và giới thiệu tóm tắt các ý quan trọng sẽ triển khai chi tiết hơn ở các phần tiếp theo;
• các mục thông tin chi tiết, mỗi mục ứng với một khía cạnh của chủ đề;
• các thông tin tham khảo.

Phần giới thiệu cần in đậm tên mục từ và thường nêu ngay định nghĩa, với mã nguồn:

'''Tên mục từ''' là ...

Các thông dụng khác mà chuyển chú đến mục từ này cũng có thể được nêu ra và in đậm.

Tổng thể các mục thông tin chi tiết cần cung cấp đầy đủ, và có hệ thống, về mọi khía cạnh quan trọng về chủ đề, đảm bảo lượng tri thức đa chiều, có thể đối chiếu một cách toàn diện, bao gồm từ định tính đến định lượng, định chất; từ không gian đến thời gian. Thứ tự các mục thông tin chi tiết thường đi từ phần xuất xứ, nguồn gốc và mở rộng sâu hơn những kiến thức liên quan, và kết thúc bằng những vấn đề đang còn bỏ ngỏ hoặc tranh biện.

Những mục từ dài thường được phân chia thành tầng bậc. Mỗi một tầng bậc đều có tên tiêu đề và mỗi tên tiêu đề đều có nội dung hoàn chỉnh, giúp cho việc tra tìm thuận tiện và hệ thống được kiến thức.

Dưới cùng là các thông tin tham khảo, có thể bao gồm phần "Xem thêm" chứa chuyển dẫn xem thêm ở các mục từ khác, và bắt buộc có phần "Chú thích", diễn giải các chú thích đã nêu ở nội dung. Phần Chú thích có thể chứa "Danh mục nguồn kiểm chứng".

Trong tất cả các nội dung, ưu tiên có các hình ảnh hoặc các tập tin đa phương tiện khác (video, âm thanh, ...) minh họa.

Dưới đây là gợi ý bố cục của mục từ ở một số lĩnh vực.

Mục từ khái quát lịch sử

Các mục từ khái quát lịch sử hình thành, phát triển ngành và chuyên ngành, ngành của một quốc gia, gồm:

• Giới thiệu: Đề cập ngành gì, gồm những chuyên ngành nào.
• Mục xuất xứ: Nêu nguồn gốc của ngành, các chuyên ngành, ngành của một quốc gia
• Mục quá trình phát triển: Nêu cơ sở tổ chức, quá trình thành lập, công tác học tập đào tạo, quá trình phát triển, các thành tựu và kết quả đạt được
• Mục ảnh hưởng: Nêu ý nghĩa, tác dụng, ảnh hưởng
• Chú thích: Nêu tài liệu tham khảo

Mục từ khái niệm

Các mục từ về khái niệm, thuật ngữ, sự vật hiện tượng, gồm:

• Giới thiệu: Tên khái niệm, thuật ngữ, sự vật hiện tượng, có chú thích tiếng Latinh, tiếng nước ngoài (nếu có). Định nghĩa khái niệm, thuật ngữ, sự vật hiện tượng. Trường hợp định nghĩa dài, cần nhiều diễn giải kỹ thuật thì có thể chỉ tóm tắt định nghĩa ở phần giới thiệu, và mở mục Định nghĩa chi tiết ngay sau phần Giới thiệu.
• Mục xuất xứ: Nêu xuất xứ, nguồn gốc, lịch sử hình thành
• Mục ảnh hưởng: Nêu vai trò, công dụng, ảnh hưởng
• Mục quan điểm: Nêu ác cách hiểu khác, các tranh luận, bàn thảo (nếu có)
• Chú thích: Nêu tài liệu tham khảo

Mục từ trường phái

Mục từ về trường phái, trào lưu, khuynh hướng, gồm:

• Giới thiệu: Tên gốc, có thể gồm tiếng nước ngoài nếu có. Các tên gọi khác và lý do cho các tên gọi khác. Định nghĩa tóm tắt.
• Mục đnh nghĩa: Nêu ra trường phái gì, trào lưu gì, khuynh hướng gì.
• Mục lịch sử: Nêu nguồn gốc, lịch sử hình thành, trả lời cho các câu hỏi: ở đâu? thời gian nào? phát triển và suy yếu ra sao?
• Mục ảnh hưởng: Nêu vai trò, tác dụng, ảnh hưởng
• Mục quan điểm: Nêu các vấn đề còn đang tranh luận, biện bác nếu có
• Chú thích: Nêu tài liệu tham khảo

Mục từ tổ chức

Mục từ về các tổ chức, sự kiện, gồm: Tên gốc (tên nước ngoài, nếu có) Các tên khác, tên viết tắt Định nghĩa: Tổ chức gì? Sự kiện gì? Ở đâu? Thời gian nào? Nội dung: Hoạt động, chức năng nhiệm vụ của tổ chức; Diễn biến của sự kiện. Tác dụng, vai trò, ý nghĩa và ảnh hưởng của tổ chức và sự kiện Thành tích, giải thưởng (nếu có)

Mục từ tác phẩm

Mục từ về tác phẩm, văn kiện, sách báo, tạp chí, gồm: Tên gốc (tiếng nước ngoài, nếu có) Các tên gọi khác của tác phẩm, văn kiện, sách báo, tạp chí Loại tác phẩm, văn kiện, sách báo, tạp chí gì? Tác giả: phần lớn liên thông với các loại mục từ nhân danh (là tác giả), nếu không có tên tác giả thì đề là: khuyết danh. Thời gian in ấn xuất bản, biên soạn, trước tác, công bố, sáng tác, xây dựng… Địa điểm in ấn xuất bản, tạo dựng, công bố Các tác phẩm chưa in/bản chép tay, cần ghi rõ ký hiệu thư viện hoặc nơi lưu giữ Các tác phẩm có nhiều lần tái bản, nhiều dị bản, nhiều lần sao chép cần ghi rõ sử dụng bản nào? Riêng về các tờ báo và tạp chí, cần tham khảo thêm cấu trúc của loại mục từ tổ chức, sự kiện ở trên Nội dung: kết cấu; bố cục; chất liệu; các chương, mục, tiết; các nội dung chính và nội dung tổng quát của tác phẩm, văn kiện… Ý nghĩa, tác dụng, ảnh hưởng Các loại giải thưởng (nếu có)

Mục từ nhân vật

Mục từ là nhân danh (nhân vật, tác giả), gồm: Năm sinh, năm mất để trong ngoặc đơn, thí dụ: (1930 - 2015); còn sống thì chỉ ghi năm sinh, thí dụ: sinh 1939; biết năm sinh mà không biết năm mất, ghi: (1432 - ?); biết năm mất mà không biết năm sinh, ghi: (? - 1580). Các loại tên tự, tên hiệu, bút danh Quê quán, nơi sống và làm việc Quá trình học tập, công tác, hoạt động Các cống hiến chính, các tác phẩm chính Các phần thưởng, danh hiệu, giải thưởng… (nếu có)

Mục từ địa danh

Mục từ là địa danh, gồm: Địa danh gì (tên đơn vị hành chính, di chỉ, di tích, khu vực, sông, biển, hải đảo, vịnh, núi non, suối khe…) Các tên trước, tên gọi khác của địa danh Vị trí ở đâu? Giáp giới, tọa độ… Mô tả địa danh, ý nghĩa (lịch sử văn hóa, kinh tế xã hội, quốc phòng – an ninh, ngoại giao, du lịch…) Bằng công nhận các cấp (nếu có)

Kiểm chứng được

Trong nội dung mục từ, mỗi dữ kiện đều cần được chú thích nguồn kiểm chứng uy tín. Chú thích thường đặt ở ngay sau dữ kiện, hoặc ở cuối câu.