các dịch vụ được cung cấp trong lịch trình của khách du lịch thường bao gồm việc vận chuyển, lưu trú, đi lại và tham quan tại một hay nhiều điểm đến, không bị giới hạn về mặt địa lý, quốc gia và thời gian. Đây là sản phẩm chính của các công ty du lịch lữ hành. Khách du lịch có thể dễ dàng tìm thấy một chuyến tour du lịch đi tham quan Huế, Đà Nẵng 4 đêm 5 ngày, hay một chuyến tour xuyên Việt hay các chương trình đi du lịch nước ngoài… khi họ có nhu cầu tại các văn phòng đại lý hoặc công ty.

TDLTG – theo tên tiếng Anh là Package tour còn có nhiều tên gọi khác như Inclusive tour (ITS), hay Fully Inclusive Tour (FITS), hoặc Air Inclusive Tours (AITS).

Trên thực tế, có rất nhiều cách nhìn nhận về các TDLTG. Chúng ta hãy cùng xem xét một vài khái niệm về tour du lịch trọn gói sau đây:

TDLTG là một hình thức bao gồm trọn vẹn các yếu tố lữ hành được tổ chức bởi một đơn vị trung gian du lịch. Việc tập hợp các hàng hóa và dịch vụ và được giới thiệu như một sản phẩm đặc biệt và được bán với giá trọn gói. Một khía cạnh khác, nó cũng được định nghĩa là sự kết hợp từ trước của ít nhất 2 yếu tố gồm vận chuyển và lưu trú với khoảng thời gian hơn 24 giờ và được chào bán với giá trọn trọn gói.(Middleton 1994)

TDLTG có nguồn gốc từ những năm 1850 do Thomas Cook khởi xướng. Ý tưởng ban đầu được chính thức hình thành sau năm 1950 khi vận chuyển bằng máy bay đã làm cho việc di chuyển trở nên nhanh hơn và có thể chi trả được đối với đại đa số người dân. TDLTG có thể là độc lập đối với mỗi cá nhân, nhưng phần lớn được tổ chức theo các nhóm. Việc xếp loại TDLTG thường dựa trên phương tiện vận chuyển được sử dụng ví dụ như: ô tô, tàu hỏa, thuyền hoặc máy bay (theo chuyến hoặc thuê bao) (Theo Bách khoa toàn thư về du lịch (Encyclopedia of Tourism), Jafar Jafari, 2002, The Taylor and Francis e-Library, 2000 Roughtledge).

Trong Bách khoa toàn thư về du lịch bền vững (Encyclopedia of sustainable tourism, p365), TDLTG được xác định là một chuyến du lịch mà trong đó các dịch vụ và sản phẩm được thanh toán trước, thông thường bao gồm việc di chuyển từ nơi cư trú đến điểm đến và ngược lại, dịch vụ lưu trú qua đêm và các dịch vụ khác được sắp xếp bởi một công ty du lịch tại địa phương.

Không phải tất cả nhu cầu, mong muốn của khách du lịch đều được thể hiện trong các dịch vụ trong TDLTG. Trên thực tế các yếu tố này được lựa chọn khá đa dạng, ví dụ với dịch vụ ăn uống, khách du lịch có thể trả trước một số bữa ăn, còn lại họ có thể tự túc nếu muốn. Tương tự như vậy, các chuyến tham quan dã ngoại ngắn có thể là một phần hoặc không bao gồm trong một chuyến TDLTG. Những Tour du lịch như vậy bản thân nó cũng có thể được coi là một sản phẩm trọn gói (Package holidays hoặc Inclusive tours).

Theo như “Những qui định về du lịch trọn gói EC” (the EC Pakage Travel Regulations) Hiệp hội các hãng lữ hành Anh (the Association of British Travel Agents-ABTA) trong cuốn “The business of tour operation”, tour trọn gói được xác định như sau:

Tour du lịch trọn gói là sự kết hợp được sắp xếp từ trước của ít nhất hai trong số các yếu tố: vận chuyển, cơ sở lưu trú, các dịch vụ du lịch khác không phụ thuộc vào việc vận chuyển hoặc cơ sở lưu trú và chiếm một tỉ lệ tương ứng cuả chuyến du lịch trọn gói được bán hoặc đưa ra chào bán ở mức giá trọn gói (inclusive price. (Pat Yale,1994).

Hoặc TDLTG cũng có thể được định nghĩa như sau: TDLTG là một sản phẩm lữ hành được chào bán ở một mức giá nhất định, trong đó khách du lịch có thể lựa chọn các yếu tố lữ hành gộp hoặc riêng lẻ. Theo các mức độ khác nhau, một chuyến tour du lịch trọn gói có thể bao gồm, bất kỳ hoặc tất cả các thành phần sau đây: vận chuyển (hàng không, ô tô, hay tàu hoả), cơ sở lưu trú, ăn uống, tham quan và vui chơi giải trí.

Các TDLTG thường được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của số đồng và phù hợp với du lịch đại trà. Trong quá trình kinhh doanh, các công ty du lịch cũng xây dựng các tour theo nhu cầu. Các tour này thường được gọi là tour độc lập (independent tour). Loại tour này không dành cho nhóm với mục đích du lịch đại trà, mà đó chính là một sản phẩm do nhân viên tư vấn thiết kế theo yêu cầu của khách để đáp ứng những sở thích, yêu cầu của một cá nhân hay một tập thể bao gồm các yếu tố sau: phương tiện vận chuyển, chỗ lưu trú, đi lại và (hoặc) việc tham quan, trong một khoảng thời gian hơn 24 tiếng, tại những nơi ít phổ biến đối với khách du lịch đi theo đoàn. Tour du lịch này sẽ được thiết kế theo sự đặt hàng của khách.

Việc lựa chọn một chuyến đi du lịch thường được du khách cân nhắc theo nhiều yếu tố: sở thích, điểm đến, tài chính, mục đích, mức độ an toàn…. Nhìn chung, khách du lịch thường chọn tour trọn gói vì những lợi thế sau:

Thuận tiện: Đây là yếu tố có tác động lớn khi phải lựa chọn đối với người đi du lịch. Tất cả những yếu tố cần thiết trong một chuyến tham quan du lịch đều được thu xếp trước. Khi lựa chọn, nhân viên tư vấn sẽ giúp cho khách hình dung được những dịch vụ mà họ sẽ được hưởng trong chuyến đi. Khách du lịch không cần mất thời gian cho việc di chuyển từ sân bay đến khách sạn, không bị nhầm lẫn khi phải tìm đường hoặc không sợ bị bỏ qua một điểm du lịch quan trọng hoặc bị bắt bắt ép phải chấp nhận dịch vụ mà họ không muốn. Tất cả các chi tiết của tour đã được nhân viên chuyên nghiệp chịu trách nhiệm sắp xếp, du khách chỉ việc nghỉ ngơi, thưởng thức chuyến đi của mình.

Được thanh toán trước: Thông thường, du khách có quan điểm khi đi du lịch cần mọi thứ gọn, nhẹ, thoải mái và đặc biệt không phải lo lắng về yếu tố tài chính. Vì vậy, khi mua một chuyến tour trọn gói, du khách sẽ có cảm giác an toàn về việc các dịch vụ đã được lựa chọn và thanh toán trước. Điều này làm cho họ cảm thấy thoải mái đối với ngân quĩ của họ trong chuyến đi. Họ biết được chính xác giá tiền của các yếu tố chính trong tour, và sẽ tránh được tình trạng hết tiền hoặc không đủ tiền thanh toán.

Có bạn đồng hành: Các chuyến TDLTG cho phép du khách có cơ hội gặp gỡ và đi du lịch cùng nhau. Đặc biệt, nếu một người đi du lịch một mình thì tour trọn gói sẽ có thể đưa đến một cơ hội cho tình bạn và sự giao tiếp khi tham gia. Thông thường, tour du lịch thu hút những người có cùng sở thích, thị hiếu và vì vậy đó chính là một cơ hội tốt đối với những người có những điểm chung để cùng đi và chia sẻ với nhau.

Tiết kiệm: Theo truyền thống, các TDLTG được đưa ra chào bán với giá công bố đối với khách du lịch. Mức giá này thường thấp hơn so với khoản chi phí mà du khách phải trả khi họ đi tự do và mua lẻ. Sức mua với số lượng lớn của công ty du lịch, mối quan hệ trong kinh doanh cho phép họ có được những mức giá ưu đãi, đặc biệt đối với các yếu tố cơ bản trong tour. Chính vì vậy, du khách có thể mua một chuyến tour với giá rẻ hơn, dịch vụ tốt, đảm bảo an toàn hơn.

Tiết kiệm thời gian: Cuối cùng TDLTG có thể giúp khách du lịch tiết kiệm thời gian trước chuyến tour và trong quá trình đi tour. Tất cả các yếu tố trong chuyến đi nghỉ đã được thu xếp và có được quan tâm đầy đủ của công ty du lịch. Điều này không chỉ đơn giản là giúp khách tận dụng được toàn bộ thời gian trong hành trình của mình mà nó còn liên quan đến chi phí của các dịch vụ. Vì thế, các công ty du lịch thường tính toán lịch trình hợp lý để đảm bảo yếu tố kinh tế đồng thời cũng thỏa mãn được việc tham quan và trải nghiệm điểm du lịch của du khách.

TDLTG được coi là một sản phẩm khá đặc biệt bởi tính vô hình và tổng hợp của nó. Một tour du lịch được xây dựng và giới thiệu cho khách du lịch lựa chọn được cấu thành từ nhiều yếu tố và sự thành công của chuyến đi cũng được khẳng định từ mỗi yếu tố này.

Vận chuyển: Một phần thời gian không nhỏ trong các chuyến tour của khách du lịch là dành cho việc vận chuyển. Các phương tiện vận chuyển bao gồm trong chuyến tour thay đổi tuỳ theo địa điểm khởi hành và điểm tham quan cũng thư lịch trình của chuyến tour. Các phương tiện thường được sử dụng là máy bay, ô tô, xe đạp, tàu hoả, thuyền....và chúng được sử dụng riêng lẻ hay kết hợp tùy thuộc vào sự sắp xếp và địa hình của khu vực tới du lịch. Một xu hướng khá phổ biến hiện nay là tại các các điểm tham quan, các công ty du lịch kết hợp với cộng đồng địa phương để giới thiệu những phương tiện tham quan mới, lạ, mang tính truyền thống và đặc biệt hạn chế viếc tác động xấu đối với môi trường nói chung. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào chuyến tour, việc vận chuyển có thể được sắp xếp đa dạng và phù hợp với đối tượng sử dụng và đặc điểm của địa phương.

Cơ sở lưu trú: Một yếu tố cơ bản khác của TDLTG là cơ sở lưu trú. Có thể coi đây là yếu tố phân biệt giữa các tour du lịch đơn giản trong ngày với các tour trọn gói dài ngày. Cũng như phương tiện vận chuyển, nơi lưu trú cũng có thể thay đổi tuỳ thuộc vào loại tour, đối tượng khách và mục đích đi du lịch…. Cơ sở lưu trú là một trong những nhân tố quyết định trong việc đánh giá chất lượng của chuyến đi. Các dạng cơ sở lưu trú thường được lựa chọn là khách sạn, khu nghỉ mát, cắm trại, hoặc homestay....

Ăn uống: Bữa ăn là yếu tố quan trọng của chuyến tour. Nó đảm bảo cho việc duy trì sức khỏe của du khách đồng thời cũng giới thiệu nghệ thuật ẩm thực của địa phương trong chuyến tour. Kế hoạch ăn của khách thường được thiết kế một cách linh hoạt nhằm giúp cho khách có thể thích nghi với sự thay đổi giữa tập quán của mình với những nét tinh hoa trong ẩm thực tại điểm tham quan cho khách du lịch.

Tại các cơ sở lưu trú thường bữa sáng thường được tính trong giá phòng của khách. Ngoài lưu ý về bữa ăn sáng, các bữa ăn khác mang tính chuyên đề hay các buổi tiệc chiêu đãi cũng như các bữa ăn theo yêu cầu như ăn chay ăn kiêng cần được quan tâm đặc biệt trong quá trình sắp xếp để đảm bảo về số lượng và chất lượng của bữa ăn. Thông thường phiếu ăn (voucher, coupon) sẽ được phát cho các thành viên của đoàn nếu ăn tại khách sạn.

Đồ uống: Theo thông lệ, khi tham gia vào tour du lịch, nước uống trong ngày sẽ được phát cho khách. Ngoài ra các đồ uống có cồn như bia, rượu hay đồ uống nhẹ, nước hoa quả và cà phê hoặc chè… không được tính trong kế hoạch ăn uống và không được coi như một phần của chuyến tour. Loại trừ những tour du lịch được thiết kế riêng theo yêu cầu của khách. Với những tour này, khách du lịch thanh toán trước tất cả các khoản ăn, uống, vui chơi, giải trí cũng như vận chuyển và cơ sở lưu trú và thường có kế hoạch ăn uống khá thoải mái (all-you-can-eat) và cũng không giới hạn về đồ uống.

Tham quan cảnh đẹp kết hợp các sự kiện: Hoạt động tham quan là yêu cầu tất yếu của chuyến đi. Tuy nhiên, việc thiết kế cần lưu ý có sự đan xen giữa các yếu tố tự nhiên và nhân tạo, tự nhiên và văn hóa để tránh sự nhàm chán, một chiều trong hành trình. Trong quá trình đó, công ty du lịch cũng nên có sự chuẩn bị để kết hợp với các sự kiện đặc biệt được tổ chức tại khu vực để làm cho chuyến đi thú vị hơn. Ví dụ như đến với Hội An, du khách sẽ có được cảm nhận tích cực hơn khi họ được tham gia vào đêm rằm phố cổ với các hoạt động mang tính truyền thống của khu vực này.

Đại diện địa phương: Một đại diện địa phương tại mỗi điểm du lịch chủ yếu đang kinh doanh là lựa chọn mà các công ty du lịch trong và ngoài nước thường làm. Đại diện này sẽ chịu trách nhiệm giám sát và theo dõi hoạt động của công ty, đảm bảo an toàn cho du khách, chất lượng các dịch vụ và các phương tiện cần thiết tại điểm du lịch mà công ty du lịch đã cam kết .

Quản lý hành lý: Quản lý hành lý được coi là một phần dịch vụ trong chuyến tour trọn gói, Tuy không thực sự bắt buộc song nó lại có ảnh hưởng khá lớn trong trải nghiệm của khách. Việc sắp xếp và vận chuyển hành lý một cách an toàn trong suốt chuyến đi cần có sự phối hợp của lái xe, hướng dẫn và các cơ sở lưu trú, vận chuyển và của bản thân khách du lịch.

Thuế: Một yếu tố khá nhạy cảm thường được các hướng dẫn viên hoặc các công ty du lịch phổ biến cho khách du lịch khi họ tham gia vào các chương trình du lịch đó là các loại thuế và các chính sách đặc biệt về thuế dành cho khách du lịch khi mua sắm. Trước đây, hầu hết các sân bay đều tính thuế phục vụ sân bay (departure or arrival tax) nhưng hiện nay nó đã được tính trong giá vé. Thuế này có thể do nhà điều hành thanh toán hoặc được các thành viên của tour thanh toán. Trong thời gian gần đây, một số sân bay lớn trên thế giới đã bỏ loại thuế này như tại Singapore, Australia.... Khách du lịch có thể đọc được trong các tờ rơi, tập gấp của chuyến tour về các loại thuế bao gồm trong chuyến tour. Luật pháp ở hầu hết các quốc gia đều yêu cầu các ấn phẩm quảng cáo phải ghi rõ ràng và trung thực tất cả các yếu tố bao gồm cũng như các khoản không được tính trong tour.

Việc tính thuế tuỳ theo qui định ở mỗi nước. Tại một số nước như Mỹ, Canada, và một số nước Châu Âu có chính sách trả lại thuế VAT khi mua hàng hoá và dịch vụ trong quá trình đi du lịch trên đất nước đó khi khách rời sân bay ra khỏi nước đó. Các văn phòng hồi thuế có thể được đặt tại sân bay hoặc tại một địa điểm dễ nhận thấy để giúp khách du lịch thanh toán một cách thuận tiện nhất. Hướng dẫn viên suốt tuyến có trách nhiệm hướng dẫn cho khách du lịch các qui định này để khách giữ lại các hoá đơn mua hàng có thuế VAT và để khi rời khỏi nước họ, du khách có thể làm thủ tục với văn phòng thuế ở cửa khẩu lấy lại phần thuế VAT mua hàng đã đóng.

Dịch vụ hướng dẫn: Khách du lịch đều tin rằng tất cả các chuyến tour trọn gói đều bao gồm dịch vụ hướng dẫn hoặc đại diện địa phương. Điều này cũng không được coi là yếu tố quá quan trọng và được thu xếp khá linh hoạt tùy theo từng đối tượng khách hàng. Nếu khách đi tour là những người khá sành sỏi và có nhiều kinh nghiệm trong việc đi du lịch thì việc lựa chọn một hướng dẫn du lịch không phải là vấn đề bắt buộc. Nếu khách du lịch là những người có ít thông tin về điểm đến và có những yêu cầu nhất định về độ an toàn thì hướng dẫn viên được coi là yếu tố không thể thiếu. Những tour có hướng dẫn viên suốt tuyến thường được gọi là tour có hướng dẫn. Họ hoạt động, thực hiện chương trình và đồng thời thu thập thông tin cho công ty du lịch như một giám sát để đảm bảo chất lượng và dịch vụ được cung cấp.

Các vấn đề khác: Các công ty sử dụng các sản phẩm khác như đồ lưu niệm, sách báo, tạp chí… như một công cụ marketing hay để tăng thêm vào giá trị mà khách hàng nhận được khi mua sản phẩm của mình. Các mặt hàng này có thể là túi xách, ví, mũ, áo phông hoặc bất kể sản phẩm nào có thể được coi là in đậm dấu ấn trong chuyến tour. Tên và khẩu hiệu của công ty du lịch luôn được in ở một chỗ cố định và được phát miễn phí cho các thành viên của tour như một hình thức để dễ nhận biết thành viên của nhóm đồng thời cũng được coi như quà tặng để bán như một cách tạo thêm thu nhập. Điều này có thể giúp khách hàng nhận thấy rõ hơn những giá trị mà có được trong chuyến tour và đảm bảo họ sẽ thu được những gì mà họ mong muốn.

Tài liệu tham khảo:

1. Pat Yale, The business of tour operation, Prentice Hall Publisher, 1994.

2. Jafar Jafari, The Taylor and Francis e-Library, Encyclopedia of Tourism, NXB Roughtledge,2000.

3. Carl Cater, Brian Garrod and Tiffany Low, Encyclopedia of sustainable tourism, NXB CAB International, 2015.