Thư mục (A. Bibliography) danh mục các tài liệu được sắp xếp theo một trật tự nhất định phục vụ cho mục đích tra cứu,lưu trữ, nghiên cứu.

Thuật ngữ "thư mục" xuất hiện từ thời Hy Lạp cổ đại, bắt nguồn từ hai từ "biblion" (sách) và "grapho" (ghi chép). Thời Hy lạp cổ đại, thuật ngữ "bibliographo" dùng để chỉ các nhà chép sách. Đến thế kỷ XV, khi ngành in ra đời, sách vở nhân bản nhiều nhanh chóng, các danh mục tài liệu được lập và gọi là "catalogue" (mục lục, danh mục). Thế kỷ XVI, danh mục các tài liệu được gọi bằng tên "bibliotheca" (biblioteque), đến thế kỷ XVII thay bằng thuật ngữ "bibliography".

Cần phân biết rõ thuật ngữ “thư mục” (“bibiography”) với thuật ngữ “thư mục” (“directorry”) trong tin học. “Directory” có nghĩa là một dạng tập tin đặc biệt, có công dụng như một ngăn chứa, được dùng trong việc quản lý và sắp xếp các tệp tin.

TM có lịch sử rất lâu đời, ra đời cùng Thư viện. Những bản TM đầu tiên của nhân loại xuất hiện từ thiên niên kỷ thứ ba trước Công nguyên, trên các chất liệu đặc biệt như đất sét, da dê, tre trúc,... Ban đầu, TM là các bản kê các tài liệu có trong một vốn tài liệu của một thư viện cổ. Dần dần TM trở thành một công cụ kiểm soát số lượng và nội dung của vốn tài liệu của một thư viện, một địa phương,một quốc gia, đặc biệt trở thành công cụ đắclực phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học.

Cùng với sự phát triển của thư viện, xuất hiện cả một ngành nghiên cứu về TM, gọi là “Thư mục học”.

TM có thể phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng thông thường nhất là phân loại theo nội dung phản ánh của tài liệu có trong TM. Theo tiêu chí này, gồm:

+ TM tổng hợp tập hợp các tài liệu thuộc tất cả các chuyên ngành khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định, như: Tổng danh mục tài liệu của Thư viện tỉnh Đắk Lắk năm 1954-1975, Thư mục Đông Dương (gồm tất cả các tài liệu xuất bản thời kỳ Đông Dương thuộc Pháp), v.v..

+ TM đa ngành tập hợp các tài liệu về một nhóm ngành nhất định (TM các tài liệu khoa học tự nhiên, TM các tài liệu khoa học kỹ thuật, v.v.). + TM chuyên đề tập hợp các tài liệu về một chủ đề nhất định (TM cây ăn quả, TM hóa học, v.v.).

+ TM địa chí tập hợp các tài liệu liên quan đến một địa danh nhất định, bao gồm các tài liệu viết về địa danh đó, các tài liệu được xuất bản trên địa bàn một địa phương, các tài liệu do người địa phương viết. (TM địa chí Hà Nội, TM địa chí xứ Nghệ, v.v.).

+ TM nhân vật tập hợp các tài liệu về một nhân vật nhất định, bao gồm các tài liệu do chính nhân vật đó viết, dịch hay cộng tác (biên soạn, chủ biên,…), các tài liệu do các tác giả khác viết về nhân vật đó hay các tác phẩm của nhân vật đó (TMHồ Chí Minh, TM Nguyễn Du, v.v.).

+ TM quốc gia (xt.: “Thư mục quốc gia”) là dạng TM tổng hợp tập hợp tất cả các xuất bản phẩm xuất bản trên địa bàn một quốc gia trong một thời gian nhất định (TM quốc gia Việt Nam tháng 1 năm 2020; TM quốc gia Việt Nam năm 2019, v.v.).

TM thường gồm ba phần chính:

- Mở đầu hay Lời giới thiệu cung cấp thông tin liên quan đến những đặc điểm cơ bản của bản TM, như: mục đích, đối tượng sử dụng của bản TM, giới hạn về phạm vi không gian và thời gian sưu tầm tài liệu có trong TM, cấu trúc của bản TM và phương pháp tra cứu, sử dụng bản TM.

- Bản chính là danh mục các tài liệu được sắp xếp theo một trình tự nhất định để phục vụ cho việc tra cứu dễ dàng. Có một số cách khác nhau để sắp xếp bảng chính của TM. Các tiêu chí dùng để sắp xếp thông thường nhất là: xếp theo dấu hiệu hình thức (theo vần chữ cái tên tác giả, hoặc tên tài liệu); xếp theo dấu hiệu nội dung (theo môn loại hoặc theo chủ đề của tài liệu); xếp theo thời gian xuất bản hoặc nơi xuất bản. Những bản TM lớn thường kết hợp hai hoặc ba, bốn tiêu chí sắp xếp nêu trên. (TM quốc gia Việt Nam kết hợp hai tiêu chí, đầu tiên xếp theo môn loại (theo tiêu chí nội dung), trong mỗi môn loại lại sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả hoặc tên tài liệu (theo dấu hiệu hình thức tài liệu).

Mỗi tài liệu có trong TM đều được đánh số thứ tự. Có thể đánh số thứ tự liên tục từ một đến hết (1, 2, 3,... n) thường dùng cho các TM chỉ sắp xếp theo một tiêu chí, hoặc TM được sắp xếp theo hai tiêu chí trở lên. Tuy nhiên, cũng có những ngoại lệ.

- Các bảng tra là các bảng phụ trợ giúp người dùng tin tra cứu, tìm kiếm các tài liệu trong bảng chính một cách dễ dàng. Tùy theo mức độ phức tạp (số lượng của tài liệu có trong TM) của bảng chính để xây dựng số lượng các bảng tra phụ trợ, thông thường có từ một đến vài bảng phụ hỗ trợ các cách tra cứu khác nhau. Các bảng phụ trợ đó là: Bảng tra theo vần chữ cái tên tác giả (hoặc bảng tra theo vần chữ cái tên tác giả hoặc tên tài liệu), Bảng tra theo chủ đề, Bảng tra theo nơi xuất bản, nhà xuất bản, thời gian xuất bản).

Mỗi một đề mục trong bảng tra thường gồm tiêu chí chính và chỉ số định vị tài liệu đó trong bảng chính. Ví dụ: Nguyễn Văn An 18 (tức là: tác giả Nguyễn Văn An có tài liệu xếp số 18 trong bảng chính); Nguyễn Văn An A15, B17, D22 (Tác giả Nguyễn Văn An có các tài liệu được đánh số A15, B17 và D22); Lúa 15, 28, 46, 86, 92 (các tài liệu viết về cây lúa được đánh chỉ số 15, 28, 46, 86, 95 trong bảng chính của TM).

Tùy mục đích cụ thể mà người dùng tin có thể sử dụng các bảng tra tương ứng để định vị tài liệu, sau đó căn cứ vào các mã định vị ở bảng tra mà tìm tài liệu đó trong bảng chính (Tìm theo tác giả, theo tên tài liệu, theo chủ đề, theo nhà xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản,...).

TM là công cụ tra cứu quan trọng phục vụ công tác khai thác tài liệu, đồng thời là công cụ lưu giữ các di sản văn hóa thành văn của nhân loại.

Tài liệu tham khảo

1. Trịnh Kim Chi, Giáo trình Thư mục học đại cương, Đại học Văn hóa, Hà Nội, 1993.
2. Nguyễn Thị Thư, Thư mục học đại cương, Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Hồ Chí Minh, 2010.
3. Thư mục quốc gia Việt Nam năm 2018, Hà Nội, 2019.