Tổ chức lưu trữ ở tỉnh Thái Bình Trên địa bàn tỉnh Thái Bình, Phòng Lưu trữ tỉnh ủy Thái Bình và Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ Thái Bình cùng quản lý công tác lưu trữ.

1. Phòng lưu trữ tỉnh ủy Thái Bình đặt trong Văn phòng Tỉnh ủy, có chức năng giúp Chánh Văn phòng Tỉnh ủy tham mưu cho Tỉnh ủy chỉ đạo và quản lý công tác văn thư lưu trữ trong hệ thống các cơ quan tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội trên địa bàn tỉnh Thái Bình và trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Tỉnh ủy.

Tài liệu phông Lưu trữ Tỉnh ủy Thái Bình gồm một số loại khác nhau hình thành trước và sau ngày 02.9.1945, bao gồm những tài liệu phản ánh hoạt động của các tổ chức cơ sở Đảng trong kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ; nội dung của chúng phản ánh tinh thần đấu tranh anh dũng của cán bộ, đảng viên và nhân dân trong chiến đấu bảo vệ Tổ quốc và xây dựng đất nước; phản ánh các mặt hoạt động của Đại hội đại biểu Đảng bộ tỉnh; sự lãnh đạo của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh trong việc thực hiện các chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước tại địa phương trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá xã hội, an ninh và quốc phòng, đối ngoại, như lãnh đạo thực hiện cải cách ruộng đất, sửa sai trong cải cách ruộng đất, về đẩy mạnh công tác xây dựng và phát triển Đảng; về đổi mới tư duy kinh tế trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN Việt Nam; chỉ đạo kỷ niệm 100 năm, 130 năm ngày thành lập tỉnh Thái Bình; về phát triển Chính phủ điện tử hướng tới kinh tế số, xã hội số, v.v.

Thành phần tài liệu đang bảo quản trong Kho Lưu trữ tỉnh uỷ Thái Bình gồm: tài liệu Đại hội đại biểu Đảng bộ tỉnh; tài liệu của Tỉnh ủy; tài liệu của các ban tỉnh ủy và các tổ chức chính trị xã hội; tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Đảng đoàn, Đảng ủy và Ban Cán sự Đảng tỉnh và tài liệu của TW, các ban TW, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, các cơ quan chính quyền ở địa phương, các cấp ủy cấp dưới gửi đến. Ở cấp huyện (thị, quận trực thuộc), có Kho Lưu trữ huyện uỷ bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan lãnh đạo, các cơ quan Đảng ở cấp huyện, tài liệu của các đảng bộ xã và đảng bộ cơ quan trực thuộc huyện uỷ, tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội và các tổ chức cơ sở. Trong quá trình hoạt động của mình, Phòng Lưu trữ tỉnh uỷ Thái Bình đã quản lý chặt chẽ, an toàn tài liệu kho lưu trữ tỉnh uỷ, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu cho các mục địch nghiên cứu trong và ngoài tỉnh. Phòng Lưu trữ tỉnh uỷ đã xây dựng được Cơ sở dữ liệu (CSDL) tài liệu Đảng bộ tỉnh, CSDL mục lục hồ sơ tài liệu hiện đang bảo quản trong Kho lưu trữ tỉnh uỷ giúp cho người nghiên cứu có điều kiện thuận lợi hơn trong việc tiếp cận và tìm kiếm thông tin tài liệu.

Nhìn chung, người nghiên cứu có thể tìm thấy ở Phòng Lưu trữ tỉnh ủy Thái Bình cũng như phòng lưu trữ các huyện, thị ủy của Thái Bình những tài liệu phản ảnh rõ nét quá trình hoạt động và trưởng thành của cấp ủy qua các thời kỳ từ khi thành lập đến nay.

2. Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Thái Bình là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Tiền thân là Trung tâm Lưu trữ tỉnh được thành lập theo Quyết định số 114/2000/QĐ-UB ngày 15.3.2000 của UBND tỉnh,Trung tâm thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh. Ngày 14.01.2009 UBND tỉnh Thái Bình ban hành Quyết định số 132/QĐ-UBND về việc chuyển Trung tâm Lưu trữ từ Văn phòng UBND tỉnh sang trực thuộc Sở Nội vụ quản lý, phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ được thành lập, từng bước thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc Sở Nội vụ giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Bình. Tháng 02 năm 2011, UBND tỉnh Thái Bình ban hành Quyết định số 226/QĐ-UBND ngày 17.02.2011 về việc thành lập Chi cục Văn thư Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Thái Bình t rên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ và Trung tâm lưu trữ. Chi cục Văn thư Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ. Chi cục Văn thư Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp theo quy định pháp luật. Chi cục Văn thư Lưu trữ giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ về quản lý nhà nước và thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Người nghiên cứu có thể tìm thấy những tài liệu gốc có giá trị phản ánh quá trình hình thành đất và người Thái Bình từ đầu Công nguyên đến năm 1890; những thành tựu trong hơn 130 năm hình thành và phát triển tỉnh Thái Bình từ 1890 đến nay. Để tuyên truyền về tiềm năng, thế mạnh phát triển cũng như những kết quả đã đạt được về kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh Thái Bình trong suốt chặng đường hơn 130 năm qua, Chi cục Văn thư Lưu trữ đã xây dựng Trang thông tin điện tử (http://vtlt.thaibinh.gov.vn/)nhằm giới thiệu tài liệu lưu trữ trong Lưu trữ lịch sử đến công chúng.

Trong Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái bình bảo quản tài liệu Phông lưu trữ UBND tỉnh Thái Bình, Phông lưu trữ các sở, ban ngành (giai đoạn từ năm 1946 đến nay) khoảng 4.328 mét/giá, trong đó gồm tài liệu quản lý nhà nước, tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học từ năm 1955 đến nay; hệ thống công báo Chính phủ từ năm 1945 và các tài liệu sách, báo, tạp chí khác; Riêng Phông tài liệu UBND tỉnh Thái Bình là một trong những phông tài liệu lưu trữ quan trọng với trên 200 mét/giá tài liệu, được hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban kháng chiến, Ủy ban hành chính và nay là Ủy ban nhân dân tỉnh qua các thời kỳ lịch sử trên các mặt hoạt động như: tổng hợp, nội chính, nông nghiệp, công nghiệp,xây dựng cơ bản, tài chính kế hoạch, văn hoá xã hội, ngoại vụ với nhiều tài liệu có giá trị đặc biệt quan trọng được bảo quản vĩnh viễn như: Nghị định của Toàn quyền Đông Dương về thành lập tỉnh Thái Bình năm 1890; những bài phát biểu của Lãnh đạo UBND tỉnh qua các thời kỳ; báo cáo tình hình kinh tế, xã hội của tỉnh… Khối tài liệu trên được bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh, được chỉnh lý khoa học và hệ thống hoá với các phương tiện tra tìm như mục lục hồ sơ, tra tìm trên máy vi tính, sổ quản lý văn bản đi, đến đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, chính xác phục vụ các tổ chức và cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu.

Ngày 26 tháng 6 năm2015, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1408/QĐ-UBND về việc phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình. Nội dung chủ yếu của Đề án bao gồm: Đầu tư cơ cở vật chất và trang thiết bị thông tin, đầu tư hệ thống phần mềm, chuyển đổi cập nhật dữ liệu hồ sơ tài liệu lưu trữ. Tổng dự toán kinh phí thực hiện được phê duyệt của Đề án là 5.710.289.000 đồng. Thời gian từ năm 2016 đến năm 2020 đã số hóa hơn 8.738 hồ sơ bao gồm hơn 519.948 trang văn bản khổ giấy A4. Các hồ sơ, tài liệu được lưu dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác, cung cấp, chia sẻ thông tin nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, góp phần cải cách hành chính trong công tác lưu trữ, giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc… Tài liệu lưu trữ là tài sản vô giá có giá trị trên tất cả các lĩnh vực về chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội, an ninh quốc phòng. Bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, địa phương và mỗi cá nhân, nhằm bảo vệ và phát huy tối đa những giá trị của tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật về lưu trữ và mục tiêu “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” đề ra trong Báo cáo chính trị của BCHTW tại Đại hội X của Đảng, ngày 02.3.2007. Với thành tích xuất sắc, tập thể Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Thái Bình được Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND tỉnh Thái Bình, Sở Nội vụ tỉnh tặng thưởng Cờ thi đua xuất sắc, Tập thể lao động xuất sắc, bằng khen và giấy khen.

Tài liệu tham khảo

1. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07.9.2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;
2. Quốc hội – Luật lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11.11.2011;
3. Quyết định số 270-QĐ/TW ngày 06.12.2014 của Ban Chấp hành trung ương quy định về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam;
4. Quyết định số 132/QĐ-UBND ngày 14.01.2009 của UBND tỉnh Thái Bình về việc chuyển trung tâm Lưu trữ từ Văn phòng UBND tỉnh sang trực thuộc Sở Nội vụ quản lý;
5. Quyết định số 226/QĐ-UBND ngày 17.02.2011 của UBND tỉnh Thái Bình về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Thái Bình trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ và Trung tâm lưu trữ;
6. Quyết định số 1408/QĐ-UBND ngày 26.6.2015 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án Số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình;
7. Văn bản hiện hành về công tác văn thư và công tác lưu trữ. NXB Lao động, HN, 1996.
8. http://vtlt.thaibinh.gov.vn/