Tổ chức lưu trữ ở Thành phố Hồ Chí Minh quản lý công tác lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, có hai cơ quan:Phòng lưu trữ thành ủy Hồ Chí Minh và Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh.

1. Phòng lưu trữ thành ủy Hồ Chí Minh, có chức năng giúp Chánh Văn phòng Thành ủy quản lý công tác văn thư lưu trữ trong hệ thống các cơ quan tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và trực tiếp quản lý Kho lưu trữ Thành ủy.

Tài liệu phông lưu trữ thành ủy Hồ Chí Minh gồm một số loại khác nhau hình thành trước và sau ngày 30.4.1975, bao gồm: Những tài liệu phản ánh hoạt động của các tổ chức cơ sở Đảng trong kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ; nội dung của chúng phản ánh tinh thần đấu tranh anh dũng của cán bộ, đảng viên và nhân dân trong chiến đấu bảo vệ và xây dựng đất nước; phản ánh các mặt hoạt động của Đại hội đại biểu Đảng bộ thành phố; sự lãnh đạo của Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố trong việc thực hiện các chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá xã hội, an ninh và quốc phòng, đối ngoại,... Ví dụ như lãnh đạo cải tạo công thương nghiệp tư bản tư doanh; về đẩy mạnh công tác xây dựng và phát triển Đảng; về quản lý Khu Y tế kỹ thuật cao; về đổi mới tư duy kinh tế trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN Việt Nam; về phát triển Chính phủ điện tử hướng tới kinh tế số, xã hội số,…v.v.

Thành phần bao gồm: Tài liệu Đại hội đại biểu Đảng bộ thành phố; Tài liệu của thành ủy; Tài liệu của các ban thành ủy và các tổ chức chính trị xã hội; Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Đảng đoàn, đảng ủy và Ban cán sự Đảng thành phố; tài liệu của TW, các ban TW, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, các cơ quan chính quyền ở địa phương, các cấp ủy cấp dưới gửi đến.

Phòng Lưu trữ thành uỷ Hồ Chí Minh đã xây dựng được Cơ sở dữ liệu (CSDL) tài liệu Đảng bộ thành phố, CSDL mục lục hồ sơ tài liệu hiện đang bảo quản trong Kho lưu trữ thành uỷ, xây dựng các sưu tập tài liệu theo chuyên đềtạo điều kiện thuận lợi hơn cho người nghiên cứu trong việc tiếp cận và tìm kiếm thông tin tài liệu.

Ở cấp huyện (thị, quận trực thuộc thành phố), thành phần và nội dung bao gồm: tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan lãnh đạo, các cơ quan Đảng ở cấp huyện, tài liệu của các đảng bộ xã/phường và đảng bộ cơ quan trực thuộc huyện uỷ, tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội và các tổ chức cơ sở.

Nhìn chung, người nghiên cứu có thể tìm thấy ở Phòng lưu trữ thành uỷ Hồ Chí Minh cũng như phòng lưu trữ các huyện, thị ủy của thành phố Hồ Chí Minh những tài liệu phản ảnh rõ nét quá trình hoạt động và trưởng thành của cấp ủy qua các thời kỳ.

2. Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh được thành lập theo quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ và được kiện toàn tổ chức bộ máy theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31.12.2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Cơ cấu tổ chức của Chi cục có 02 phòng chuyên môn: Phòng Hành chính Tổng hợp; Phòng quản lý Văn thư Lưu trữ và 01 đơn vị sự nghiệp Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Với chức năng giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND Thành phố quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của Thành phố; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật, Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố có nhiệm vụ: Giúp giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ về quản lý nhà nước: Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ vàhướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ và thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của thành phố như hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu cho những nhu cầu nghiên cứu của đông đảo cán bộ và nhân dân.

Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ thành phố đã đầu tư xây dựng Trang thông tin điện tử Chi cục (http://ccvtlt.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn/)nhằm thông tin tuyên truyền về chức năng, nhiệm vụ; phục vụ cho việc công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của tổ chức, cá nhân; Bố trí phòng đọc và bộ phận tiếp độc giả, đồng thời niêm yết công khai các thủ tục, quy trình về đăng ký sử dụng tài liệu tại phòng đọc,thủ tục cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ tại trụ sở cơ quan và trên Trang thông tin điện tử của Chi cục.

Công trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố đã khởi công xây dựng và có quy mô lớn. Diện tích xây dựng: 2.800m2; diện tích sàn xây dựng: 31.870m2. Công trình gồm hai khối nhà: Khối 1 dùng để phục vụ công chúng có 5 tầng; Khối kho lưu trữ và xử lý nghiệp vụ 18 tầng. Trong đó, diện tích xây dựng Khối phục vụ công chúng: 1.120m2; diện tích sàn phục vụ công chúng: 7.011m2. Công trình được đầu tư theo tiêu chuẩn, chức năng phục vụ công chúng để tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Bố trí phòng đọc, trưng bày triển lãm tài liệu, hoạt động các dịch vụ và là nơi làm việc hành chính cho toàn bộ khu nhà. Tại Trung tâm lưu trữ lịch sử hiện bảo quản 2.688 mét giá tài liệu, chủ yếu là tài liệu hành chính thuộc phông của Hội đồng nhân dân (HĐND) Thành phố; Ủy ban nhân dân (UBND) Thành phố; Văn phòng UBND Thành phố và tài liệu của các cơ quan giải thể (phông đóng). Trong đó, các phông lưu trữ trước ngày 30.4.1975 gồm phông Chưởng khế Pháp (giai đoạn 1865 - 1954), Chưởng khế Sài Gòn (giai đoạn 1954 - 1975) và Đô thành Sài Gòn (giai đoạn 1954 - 1975); Phông lưu trữ Giấy phép xây dựng khu vực Sài Gòn Chợ Lớn Gia Định trước năm 1975 (giai đoạn 1942 - 1975); Phông lưu trữ HĐND thành phố Hồ Chí Minh (giai đoạn 1976 - 2006); Phông lưu trữ UBND thành phố Hồ Chí Minh (giai đoạn 1975 - 2006); Phông lưu trữ Văn phòng UBNDvà Phông lưu trữ Văn phòng HĐND thành phố Hồ Chí Minh (giai đoạn 2001 - 2006); Phông lưu trữ Sở Lương thực (giai đoạn 1975 - 1988); Phông lưu trữ Ban Cải tạo Công thương nghiệp tư bản tư doanh (giai đoạn 1975 - 1995); Phông lưu trữ Ban Khai hoang xây dựng vùng kinh tế mới (giai đoạn 1975 - 1986); Phông lưu trữ Ban quản lý người tỵ nạn (giai đoạn 1981 - 1994); Phông lưu trữ Ban Thi đua - khen thưởng Thành phố (giai đoạn 1976 - 2008); Phông lưu trữ Ban quản lý Khu Y tế kỹ thuật cao; Phông lưu trữ Công ty Dịch vụ Việt kiều và xuất nhập khẩu tại chỗ Cosevina; Phông lưu trữ Nhà khách Hương Sen trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND Thành phố và nhiều phông khác. Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh gồm 1.539 mét/giá tài liệu và chỉnh lý sơ bộ 1.149 mét/giá. Thực hiện kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu tại Kho lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ giai đoạn 1 (2014 - 2015), đến nay Chi cục đã tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được trên 100 mét/giá tài liệu, trong đó số hóa, đưa vào bảo quản 1.920 hồ sơ điện tử cán bộ đi B của Thành phố.

Với thành tích xuất sắc, tập thể Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh được Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND Thành phố, Sở Nội vụ thành phố tặng thưởng Cờ thi đua xuất sắc, Tập thể lao động xuất sắc, nhiều bằng khen và giấy khen.

Tài liệu tham khảo

1. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07.9.2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
2. Phông Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh từ 1975 đến nay.
3. Phông lưu trữ Đô thành Sài Gòn (giai đoạn 1950 - 1975).
4. Quốc hội – Luật lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11.11.2011.
5. Quyết định số 270-QĐ/TW ngày 06 tháng 12 năm 2014 của Ban Chấp hành trung ương quy định về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
6. Văn bản hiện hành về công tác văn thư và công tác lưu trữ. NXB Lao động, H., 1996.
7. http://ccvtlt.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn/