Tổ chức lưu trữ ở Thành phố Hải Phòng Trên địa bàn thành phố Hải Phòng, có hai cơ quan cùng quản lý công tác lưu trữ: Phòng lưu trữ thành ủyHải Phòngvà Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ Hải Phòng.

1. Phòng lưu trữ thành ủy Hải Phòng, đặt trong Văn phòng thành ủy, có chức năng giúp Chánh Văn phòng thành ủy tham mưu cho thành ủy chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ; trực tiếp quản lý Kho lưu trữ thành ủy; chỉ đạo, hướng dẫn khoa học nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị xã hội ở cấp thành phố và các huyện, quận trực thuộc.

Tài liệu phông lưu trữ thành ủy Hải Phòng gồm một số loại khác nhau hình thành trước và sau ngày 02.9.1945, bao gồm những tài liệu phản ánh hoạt động của các tổ chức cơ sở Đảng trong kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ; phản ánh tinh thần đấu tranh anh dũng của cán bộ, đảng viên và nhân dân trong chiến đấu bảo vệ Tổ quốc và xây dựng đất nước; phản ánh các mặt hoạt động của Đại hội đại biểu Đảng bộ thành phố; sự lãnh đạo của Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố trong việc thực hiện các chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá xã hội, an ninh và quốc phòng, đối ngoại... tại địa phương. Ví dụ như chỉ đạo thực hiện cải cách ruộng đất; chống cưỡng ép di cư vào Nam; xây dựng và phát triển thành phố Hải Phòng trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước theo Nghị quyết số 32-NQ/TW của Bộ Chính trị; về phát triển Chính phủ điện tử hướng tới kinh tế số, xã hội số, v.v.

Thành phần bao gồm tài liệu Đại hội đại biểu Đảng bộ thành phố, tài liệu của thành ủy, tài liệu của các ban thành ủy và các tổ chức chính trị xã hội, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Đảng đoàn, Đảng ủy và Ban cán sự Đảng thành phố và tài liệu của TW, các ban TW, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, các cơ quan chính quyền ở địa phương, các cấp ủy cấp dưới gửi đến.

Phòng Lưu trữ thành uỷ Hải Phòng đã xây dựng được Cơ sở dữ liệu (CSDL) tài liệu Đảng bộ thành phố, CSDL mục lục hồ sơ tài liệu hiện đang bảo quản trong Kho lưu trữ thành uỷ, xây dựng các sưu tập chuyên đề giúp cho người nghiên cứu có điều kiện thuận lợi hơn trong việc tiếp cận và tìm kiếm thông tin tài liệu.

Ở cấp huyện (quận trực thuộc thành phố), thành phần bao gồm: tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan lãnh đạo, các cơ quan Đảng ở cấp huyện, tài liệu của các đảng bộ xã và đảng bộ cơ quan trực thuộc huyện uỷ, tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội và các tổ chức cơ sở.

Người nghiên cứu có thể tìm thấy ở Phòng lưu trữ Thành ủy Hải Phòng cũng như phòng lưu trữ các huyện ủy, quận ủy của Hải Phòng những tài liệu phản ảnh rõ nét quá trình hoạt động và trưởng thành của cấp ủy qua các thời kỳ.

2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng được thành lập trên theo Quyết định số 1691/QĐ-UBND ngày 13.10.2010 của Uỷ ban nhân dân thành phố, trên cơ sở hợp nhất bộ phận quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ.

Chi cục hiện có 3 phòng chuyên môn: Phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ; Phòng Hành chính Tổng hợp; Phòng Quản lý Kho lưu trữ chuyên dụng.

Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ Hải Phòng có chức năng giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND thành phố quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố theo quy định của pháp luật.

Chi cục đang lưu trữ 63 phông tài liệu tương đương 1.083 mét/giá và 8.664 hộp, 59.359 hồ sơ tài liệu có giá trị, trong đó gồm tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học từ năm 1955 đến nay; hệ thống công báo Chính phủ từ năm 1945 và các tài liệu sách, báo, tạp chí khác.

Thành phần và nội dung tài liệu trong lưu trữ lịch sử gồm có:

Tài liệu từ năm 1955 thuộc Phông UBHC tỉnh Kiến An và UBHC thành phố Hải Phòng, trong đó có hồ sơ tiếp quản thành phố (bao gồm cả bản đồ quân sự), hồ sơ về cải cách ruộng đất và những văn bản bàn giao giữa UBHC thành phố Hải Phòng và Pháp;

Tài liệu về bầu cử đại biểu, các kỳ họp của Hội đồng nhân dân các cấp từ khóa I đến khóa XIII.

Tài liệu phông lưu trữ UBND thành phố Hải Phòng từ năm 1986 đến nay phản ánh quá trình đổi mới, phát triển toàn diện của thành phố Hải Phòng trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Ví dụ: hồ sơ công nhận Hải Phòng là đô thị loại I cấp quốc gia; hồ sơ xây dựng và phát triển thành phố Hải Phòng trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước theo Nghị quyết số 32-NQ/TW của Bộ Chính trị; hồ sơ xây dựng khu đô thị mới Ngã 5, Sân bay Cát Bi, khu đô thị mới nối đường Lạch Tray với đường Hồ Sen, Cầu Rào II, khu đô thị mới Bắc sông Cấm; hồ sơ xây dựng đường cao tốc Hà Nội Hải Phòng; hồ sơ phê duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất thành phố Hải Phòng đến năm 2020; hồ sơ xây dựng khu công nghiệp Đình Vũ, khu công nghiệp Tràng Duệ; hồ sơ cải tạo, nâng cấp nhà hát lớn thành phố Hải Phòng; hồ sơ xây dựng, cải tạo, nâng cấp bệnh viện Hữu nghị Việt Tiệp, v.v.

Tài liệu của các phông lưu trữ sở, ban, ngành phản ánh quá trình hoạt động trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội của thành phố bao gồm tài liệu xây dựng cơ bản; xây dựng quy hoạch và phát triển thành phố Hải Phòng; hồ sơ văn hóa, thể thao, du lịch; giáo dục, đào tạo; y tế và các ngành kinh tế trọng điểm của thành phố.

Tài liệu về các công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo các hạng mục lưới điện thuộc Phông lưu trữ công ty TNHH MTV Điện lực Hải Phòng đã thể hiện được quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa Hải Phòng từ một thành phố cơ sở vật chất nghèo nàn, lạc hậu, lưới điện hầu hết là đường cáp cũ nát, các trạm phân phối điện công suất nhỏ kém an toàn được thay thế bằng các hệ thống điện hiện đại, mở rộng lưới phân phối, xây dựng đường dây 220 KV Phả Lại Hải Phòng…

Tài liệu về quy hoạch chi tiết thị xã, thị trấn, khu đô thị trên địa bàn thành phố Hải Phòng thuộc Phông lưu trữ viện Quy hoạch góp phần xác lập cơ sở pháp lý khoa học cho việc quản lý và phát triển công nghiệp của thành phố; tạo không gian mặt bằng về sử dụng đất đai và tổ chức sản xuất của doanh nghiệp; tạo mặt bằng xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng, kêu gọi các nhà đầu tư trong và ngoài nước.

Chi cục Văn thư Lưu trữ đã xây dựng hệ thống các thư mục toàn văn theo chuyên đề: tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND thành phố Hải Phòng 70 năm (1945-2015), tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng 60 năm (1955-2015), bầu cử HĐND thành phố từ khóa I - XIV qua tài liệu lưu trữ.

Hiện nay, Chi cục Văn thư Lưu trữ đang thực hiện số hóa tài liệu các Phông: UBHC tỉnh Kiến An, UBHC thành phố Hải Phòng, UBND thành phố Hải Phòng đáp ứng nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của người sử dụng.

Chi cục Văn thư Lưu trữ đã tổ chức 03 cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ gồm triển lãm tài liệu nhân kỷ niệm 55 năm ngày giải phóng Hải Phòng (13.5.1955 – 13.5.2010); triển lãm tài liệu chuyên đề “Địa giới Hải Phòng qua tài liệu lưu trữ” (tháng 5.2013); triển lãm "Hải Phòng 60 năm xây dựng và phát triển qua tài liệu lưu trữ" (tháng 5.2015); đã đầu tư xây dựng Trang thông tin điện tử Chi cục (http://www.vanthuluutruhaiphong.gov.vn/) nhằm phát huy công tác thông tin tuyên truyền về chức năng, nhiệm vụ; phục vụ cho việc công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của tổ chức, cá nhân.

Với sự nỗ lực, cố gắng của tập thể lãnh đạo, công chức, viên chức, người lao động, tập thể Chi cục Văn thư Lưu trữ đã hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ và được UBND thành phố Hải Phòng, Sở Nội vụ thành phố tặng thưởng Danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc, được UBND thành phố tặng nhiều Bằng khen vì đã có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2008 – 2012. Năm 2015 được UBND thành phố tặng Cờ đơn vị xuất sắc trong phong trào thi đua yêu nước (2010 - 2015).

Tài liệu tham khảo

1. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07.9.2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử
2. Phông Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng từ 1963 đến nay
3. Phông Sở Xây dựng thành phố Hải Phòng từ 1951 -1999
4. Quốc hội – Luật lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11.11.2011
5. Quyết định số 270-QĐ/TW ngày 06.12.2014 của Ban Chấp hành trung ương quy định về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
6. Văn bản hiện hành về công tác văn thư và công tác lưu trữ. NXB Lao động, H., 1996.
7. http://www.vanthuluutruhaiphong.gov.vn/