Sở lưu trữ và thư viện Đông Dương tổ chức chuyên ngành Lưu trữ và Thư viện đầu tiên theo mô hình của Pháp được thành lập tại Đông Dương theo Nghị định ngày 29 tháng 11 năm 1917 của Toàn quyền Albert Sarraut và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Toàn quyền Đông Dương.

Sở Lưu trữ và Thư viện Đông Dương (Direction des Archives et des Bibliothèques de l’Indochine) gồm Kho Lưu trữ Trung ương và Thư viện công Trung ương ở Hà Nội, do Paul Boudet, Lưu trữ viên Cổ tự (Archiviste-Paléographe), tốt nghiệp Trường Pháp điển (Ecole Nationale des Chartes) tại Parislàm Giám đốc, có trụ sở tại phố Borgnis Desbordes (nay là phố Tràng Thi) trên khuôn viên của Phòng Thương mại và Nông nghiệp (Chambres de Commerce et d’Agriculture) trước đó vốn là Dinh Kinh lược Bắc Kỳ. Sở Lưu trữ và Thư viện Đông Dương (LTTVĐD) có các tổ chức chân rết tại các địa phương trên toàn Đông Dương, gồm Kho của Phủ Thống đốc Nam Kỳ ở Sài Gòn, Kho của Phủ Khâm sứ Trung Kỳ ở Huế, Kho của Phủ Thống sứ Cao Miên ở Nông-pênh và Kho của Phủ Thống sứ Lào ở Viêng-chăn (trên thực tế, Kho của Phủ Thống sứ Lào không được thành lập).

Năm 1922, chịu tác động của cuộc cải cách hành chính do chính quyền thuộc địa tiến hành ở Đông Dương đối với các công sở thụ hưởng ngân sách chung, Sở LTTVĐD đã bị sáp nhập vào Sở Học chính Đông Dương (Direction de l’Instruction Publique de l’Indochine) theo Nghị định ngày 16 tháng 2 năm 1922 của Toàn quyền Đông Dương. Giữa năm 1929, Sở được quay trở lại trực thuộc Toàn quyền Đông Dương theo Nghị định ngày 6 tháng 7 năm 1929.

Sau ngày Nhật đảo chính Pháp ở Hà Nội (9.3.1945), Sở LTTVĐD chịu sự kiểm soát từ xa của Trung tá Kamiya - Trưởng Phái bộ của Bộ Tham mưu không quân thuộc quân đội Nhật hoàng (Chef de la Mission à l’Etat-Major de liaison de l’Armée Japonaise); Tsukamoto - Phó Toàn quyền Đông Dương (Secrétaire général du Gouvernement général de l’Indochine) và Syogabu - Đốc lý Hà Nội (Maire de Hanoi).

Chuyển vào Sài Gòn năm 1947, Sở LTTVĐD đổi tên thành Sở Lưu trữ và Thư viện liên bang của Cao ủy Pháp tại Đông Dương (Direction fédérale des Archives et des Bibliothèques du Haut - Commissariat de France en Indochine) theo Nghị định số 206/2358 ngày 25 tháng 7 năm 1947 của Cao ủy Pháp Emile Bollaert. Sở được đặt dưới quyền của Cố vấn Học chính Đông Dương (Conseiller de l’Instruction publique), trụ sở đặt tại 34 phố La Grandière (nay là đường Điện Biên Phủ, TP. Hồ Chí Minh), năm 1952 chuyển đến 32 phố Taberd (nay là đường Nguyễn Du, TP. Hồ Chí Minh). Thời gian sau ngày 19.12.1946, khi quân đội Pháp quay trở lại chiếm đóng Hà Nội, trụ sở cũ của Sở LTTVĐD do Phái đoàn Lưu trữ và Thư viện Bắc Việt Nam nắm giữ. Tổ chức này được đặt dưới quyền của Sở Lưu trữ và Thư viện liên bang của Cao ủy Pháp tại Đông Dương và tồn tại cho đến ngày quân đội Pháp hoàn toàn rút khỏi miền Bắc Việt Nam (10.10.1954).

Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Sở LTTVĐD được quy định tại hai Nghị định ngày 29.11.1917 và 26.12.1918 của Toàn quyền Đông Dương:

- Tổ chức thu thập tài liệu theo các nguồn nộp lưu được quy định tại Nghị định ngày 26 tháng 12 năm 1918 của Toàn quyền Đông Dương. Thời hạn nộp tài liệu vào Kho Lưu trữ Trung ương được quy định sau hai mươi năm hình thành đối với Phủ Toàn quyền Đông Dương và Phủ Thống sứ Bắc Kỳ. Thời hạn này cũng được áp dụng đối với các công sở thuộc Trung và Nam Kỳ nhưng tài liệu của các công sở này không nộp vào Kho Lưu trữ Trung ương mà nộp vào các Kho của Lưu trữ Phủ Thống đốc Nam Kỳ và Toà Khâm sứ Trung Kỳ.

Nghị định ngày 26-12-1918 không quy định các tỉnh phải thành lập kho lưu trữ riêng nhưng quy định cho các viên Tỉnh trưởng phải tự bảo quản lấy tài liệu của tỉnh mình trong thời hạn mười năm, sau mười năm phải nộp tài liệu vào Kho Lưu trữ Trung ương (đối với các tỉnh thuộc Bắc Kỳ) hoặc một trong bốn kho thuộc hệ thống chân rết của Sở LTTVĐD (đối với các tỉnh thuộc Trung Kỳ, Nam Kỳ, Cam-pu-chia và Lào).

- Tổ chức sắp xếp tài liệu theo kế hoạch và theo một khung phân loại thống nhất được quy định tại Nghị định ngày 26.12.1918 của Toàn quyền Đông Dương. Đó là một khung phân loại được xây dựng trên cơ sở của hệ thống phân nhánh thập phân với một bảng tiêu đề chung được sắp xếp theo theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Pháp (năm 1934, Khung này được hoàn thiện và mang tên Khung phân loại Paul Boudet).

- Tổ chức phục vụ các nhu cầu nghiên cứu tài liệu của cá nhân và các tổ chức khác tại các Kho Lưu trữ theo Nghị định ngày 29.11.1917. Các loại tài liệu có liên quan đến chính trị, an ninh, công văn mật... chỉ được đem ra phục vụ khai thác sau một thời hạn là ba mươi năm và những yêu cầu nghiên cứu các loại tài liệu này đều do Toàn quyền Đông Dương quyết định.

- Tổ chức các kỳ thực tập bắt buộc dành cho Thư ký người bản xứ làm nhiệm vụ sắp xếp hồ sơ tại các Toà Công sứ các tỉnh và các công sở hành chính ở Đông Dương trong thời gian từ ba đến sáu tháng tại Kho Lưu trữ Trung ương ở Hà Nội, nhằm mục đích vừa để họ làm quen với phương pháp sắp xếp tài liệu hợp lý, vừa tạo điều kiện cho họ tham gia các kỳ thi vào ngạch Lưu trữ - Thư viện viên dành cho người bản xứ. Đây là những điều kiện chủ yếu đảm bảo về nghề nghiệp cho những người đã đạt được kết quả trong các khoá đào tạo, giúp họ trở thành viên chức trong tổ chức nhân sự người bản xứ thuộc Sở LTTVĐD.

- Định kỳ thanh tra tình hình tài liệu của các địa phương… Ngoài các hoạt động nghiệp vụ thường xuyên, Sở LTTVĐD còncó nhiều hoạt động khác mang tính xã hội rộng rãi như tổ chức các cuộc triển lãm về tài liệu lưu trữ có liên quan đến lịch sử chinh phục Đông Dương, lịch sử khai thác thuộc địa của thực dân Pháp, lịch sử Đông Dương...

Về nhân sự:người Pháp nắm giữcác vị trí chủ đạo ởSở LTTVĐDtại Hà Nội như Giám đốc, Phó Giám đốc, phụ trách các bộ phận Lưu trữ và Thư viện. Paul Boudet, Lưu trữ viên Cổ tự, Quản thủ viên Trưởng hạng Nhất(Archiviste - paléographe, Conservateur en Chef de 1è classe)giữ vị trí Giám đốc từ năm 1917 đến khi nghỉ hưu vào năm 1948. Từ 30.8.1948, Simone De Saint Exupery - Lưu trữ viên Cổ tự, Quản thủ viên (Archiviste – paléographe, Conservateur) chịu trách nhiệm về Thư viện tại Lưu trữ Trung ương Hà Nội được bổ nhiệm làm quyền Giám đốc Sở trong thời gian Giám đốc Paul Boudet vắng mặt vì lý do sức khỏe. Năm 1949, De Ferry - Lưu trữ viên Cổ tự phó hạng Nhất (Archiviste – paléographe adjoint de 1è classe)của bộ phận Hành chính Trung ương thuộc Bộ Pháp quốc Hải ngoại (Ministère de la France d’Outre - Mer) được bổ nhiệm làm Giám đốc Sở thay Paul Boudet nghỉ hưu.

Endré Masson - Lưu trữ viên cổ tự, Quản thủ viên (Archiviste – paléographe, Conservateur) phụ trách Thư viện tại Thư viện Trung ương ở Hà Nội và Rémy Bourgeois - Lưu trữ viên Cổ tự, Quản thủ viên Trưởng hạng Nhất (Archiviste – paléographe, Conservateur de 1è classe), phụ trách Lưu trữ tại Lưu trữ Trung ương Hà Nội đã từng có thời gian giữ vị trí Phó Giám đốc Sở LTTVĐD. Người Việt Nam đầu tiên và duy nhất giữ chức vụ Phó Giám đốc Sở LTTVĐD là Ngô Đình Nhu và cũng một trong số rất ít người Việt Nam thi đỗ vào Trường Pháp điển vào năm 1935, tốt nghiệp năm 1938 với luận án về lịch sử Việt Nam bảo vệ tại Pháp với nhan đề “Phong tục và tập quán của người Bắc Kỳ từ thế kỷ thứ 17 đến thế kỷ thứ 18 theo các du khách và các nhà truyền giáo”. Chức vụ Phó Giám đốc của Ngô Đình Nhu do Người Nhật đề cử vào năm 1945.

Nhân sự cao cấp về chuyên môn tại Sở LTTVĐD như Lưu trữ viên Cổ tự, Quản thủ viên Lưu trữ Trưởng, Phó các hạng từ hạng Ba đến hạng Nhất cũng toàn người Pháp bởi các vị trí này yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp của một trong số các trường như Trường Pháp điển (Ecole Nationale des Chartes), Học viện Di sản quốc gia (Institut national du Patrimoine), Trường Louvre (Ecole du Louvre)… theo quy định của Pháp. Ngô Đình Nhu là người Việt Nam duy nhất được nhận vào làm việc tại Sở từ năm 1938 với chức danh ban đầu là Quản thủ viên phó hạng Ba (Conservateur adjoint de 3è classe).

Số viên chức người Việt Nam ở Sở LTTVĐD tính ở thời điểm năm 1945 (sau khi Nhật đảo chính Pháp và nắm quyền tại Đông Dương và trong các công sở chuyên môn ở Hà Nội) gồm các ông Phạm Đình Giễm, Lưu trữ - Thư viện viên chính hạng Hai (Archiviste - Bibliothècaire pricipal de 2è classe); Trần Văn Kha, Lưu trữ

- Thư viện viên chính hạng Ba (Archiviste - Bibliothècaire pricipal de 3è classe) và Nguyễn Văn Sước, Lưu trữ - Thư viện viên chính hạng Hai (Archiviste - Bibliothècaire pricipal de 2è classe). Ngoài ra còn có một Thư ký chính hạng Ba (Secrétaire pricipal de 3è classe), bảy Thư ký từ hạng Nhất đến hạng Năm và mười ba nhân viên các hạng.

Nhờ có các kỳ thực tập bắt buộc dành cho các Thư ký người bản xứ làm nhiệm vụ sắp xếp hồ sơ tại các Toà Công sứ các tỉnh và các công sở hành chính ở Đông Dương trong thời gian từ ba đến sáu tháng tại Kho Lưu trữ Trung ương ở Hà Nội, số tài liệu thuộc thành phần nộp lưu tại Kho đã được chỉnh lý, thống kê và làm công cụ tra cứu theo phương pháp tiên tiến của châu Âu, đã được đem ra phục vụ các nhu cầu nghiên cứu của một số công sở và các nhà nghiên cứu người Âu.

Sở LTTVĐD ra đời năm 1917 đánh dấu một sự chuyển biến mang tính bước ngoặt của Lưu trữ ở Việt Nam dưới thời thống trị của thực dân Pháp, mở đầu giai đoạn công tác lưu trữ có sự quản lý tập trung của chính quyền Trung ương. Kể từ khi được thành lập cho đến năm ngừng hoạt động 1954, Sở LTTVĐD đã xây dựng được ba kho tài liệu trên lãnh thổ Việt Nam, đó là các Kho Lưu trữ Trung ương ở Hà Nội, Kho Lưu trữ của Tòa Khâm sứ Trung Kỳ ở Huế và Kho Lưu trữ của Phủ Thống đốc Nam Kỳ ở Sài Gòn. Tài liệu của ba Kho Lưu trữ này hiện nay đang được bảo quản tại ba Trung tâm Lưu trữ quốc gia của Việt Nam: Trung tâm I (Hà Nội), Trung tâm II (TP. Hồ Chí Minh) và Trung tâm IV (TP. Đà Lạt). Đây là những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền thực dân Pháp trên toàn Đông Dương và Việt Nam đã được tập trung bảo quản theo phương pháp tiên tiến của châu Âu. có loại hình đa dạng, nội dung phong phú, phản ánh tình hình chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của Việt Nam nói riêng, Đông Dương nói chung trong cuối thế kỷ thứ XIX và nửa đầu thế kỷ thứ XX. Cho đến nay, những tài liệu của ba kho lưu trữ nói trên đã trở thành di sản văn hóa của Việt Nam, thu hút các nhà khoa học ở khắp nơi trên thế giới nghiên cứu về xã hội Việt Nam và Đông Dương thời cận đại.

Tài liệu tham khảo

1. Đào Thị Diến, Les Archives coloniales au Vietnam (1858-1954). Les fonds conservés au Dépôt Central de Hanoï. Fonds de la Résidence supérieure au Tonkin, Thèse de Doctorat sous la direction de Alain Forest, Université Paris 7 – Denis Diderot, 2004.
2. Đào Thị Diến, Lưu trữ Việt Nam năm 1945, Tạp chí Xưa và Nay, số 116, tháng 5.2002, tr.28-29 và 39.
3. Đào Thị Diến, Sở Lưu trữ và Thư viện Đông Dương – 100 năm ngày thành lập (1917-2017), Tạp chí Nghiên cứu Lịch sử, số 11 (499), 2017, tr.73-79.
4. Nguyễn Văn Thâm - Vương Đình Quyền - Đào Thị Diến - Nghiêm Kỳ Hồng, Lịch sử Lưu trữ Việt Nam, Nxb Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, 2010.
5. Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Fonds de la Direction des Archives et des Bibliothèques de l’Indochine (DABI).