Phần mềm cộng tác (tiếng Anh Groupware) là phần mềm được thiết kế để giúp các nhóm người làm việc với nhau hiệu quả hơn.

Hình thức

Phần mềm cho phép cộng tác trực tuyến; nhờ phần mềm cộng tác các doanh nghiệp sử dụng ứng dụng (i) lịch nhóm; (ii) sổ địa chỉ; (iii) nhiệm vụ và dự án; (iv) hệ thống theo dõi; (v) quản lý tệp; (vi) email… Nhờ công nghệ cộng tác tiên tiến, phần mềm cộng tác cho phép các tổ chức cộng tác trong một bảo mật và hoạt động môi trường phong phú, hỗ trợ các nhóm dự án tích hợp trên và trong phạm vi tổ chức. phần mềm cộng tác cho phép kiên kết bất kỳ dữ liệu nào qua các ứng dụng và thiết lập quy trình kinh doanh thông qua các trường tùy chỉnh có thể định cấu hình, khiến nó trở thành phần mềm dùng cho các công ty, những người yêu cầu tính linh hoạt cao nhất từ giải pháp phần mềm hợp tác. Phiên bản di động với tối ưu hóa điện thoại thông minh cho phép truy cập trực tuyến vào tất cả dữ liệu khi đang di chuyển mà không cần đồng bộ hóa - cộng tác mọi lúc mọi nơi.

Thiết kế và thực hiện

Các nhà thiết kế phần mềm cộng tác không chỉ phải giải quyết các vấn đề kỹ thuật, như đối với phát triển phần mềm truyền thống, mà còn xem xét các khía cạnh tổ chức và các quy trình nhóm xã hội cần được hỗ trợ với ứng dụng phần mềm cộng tác. Một số khía cạnh liên quan đến phát triển phần mềm cộng tác là:

1. Sự kiên trì trong phiên làm việc. Trò chuyện và liên lạc bằng giọng nói thường xuyên không liên tục vào cuối phiên. Người thiết kế không gian hợp tác cần xem xét nhu cầu thời lượng thông tin và thực hiện cho phù hợp;

2. Xác thực trong phần mềm cộng tác. Khi các kết nối được thực hiện điểm-điểm hoặc khi đăng ký đăng nhập được thi hành, rõ ràng ai sẽ tham gia vào phiên. Tuy nhiên, các phiên âm thanh và không được kiểm duyệt có nguy cơ không được báo trước là kẻ ẩn giấu, tức những người quan sát nhưng không tự công bố sự có mặt;

3. Vấn đề về băng thông. Cho đến gần đây, vấn đề băng thông tại vị trí cố định hạn chế sử dụng đầy đủ các công cụ. Đây là những trầm trọng với các thiết bị di động;

4. Truy cập tương tranh. Nhiều luồng đầu vào và đầu ra mang lại các vấn đề tương tranh vào các ứng dụng phần mềm cộng tác;

5. Các vấn đề về động lực rất quan trọng, đặc biệt trong các tổ chức chưa có quy trình nhóm. Nên khẳng định được tất cả các thành viên nhóm thực sự tham gia;

6. Giao tiếp thời gian thực thông qua phần mềm cộng tác có thể dẫn đến nhiều tiếng ồn, giao tiếp quá mức và quá tải thông tin.

Mức độ cộng tác

Phần mềm cộng tác có thể được chia thành ba loại tùy thuộc vào mức độ hợp tác:

• Truyền thông có thể được coi là trao đổi thông tin phi cấu trúc. Một cuộc gọi điện thoại hoặc một cuộc thảo luận là những ví dụ về loại này;

• Hội nghị đề cập đến công việc tương tác hướng tới một mục tiêu chung. Cùng khám phá vấn đề hoặc bỏ phiếu là những ví dụ về loại này;

• Phối hợp đề cập đến công việc phụ thuộc lẫn nhau, hướng tới một mục tiêu chung.

Công cụ quản trị

Là công cụ quản trị tạo điều kiện và quản lý các hoạt động nhóm. Những công cụ gồm (i) Lịch điện tử, lên lịch các sự kiện và tự động thông báo và nhắc nhở các thành viên trong nhóm; (ii) Hệ thống quản lý dự án, lên lịch, theo dõi và lập biểu đồ các bước trong dự án khi nó đang được hoàn thành; (iii) Chứng minh trực tuyến, chia sẻ, đánh giá, phê duyệt và từ chối bằng chứng Web, tác phẩm nghệ thuật, ảnh hoặc video giữa các nhà thiết kế, khách hàng và khách hàng; (iv) Hệ thống quy trình làm việc, quản lý hợp tác các nhiệm vụ và tài liệu trong quy trình kinh doanh dựa trên kiến thức; (v) Hệ thống quản lý tri thức, thu thập, tổ chức, quản lý và chia sẻ các dạng thông tin khác nhau; (vi) Đánh dấu trang doanh nghiệp, công cụ đánh dấu trang hợp tác để gắn thẻ, sắp xếp, chia sẻ và tìm kiếm dữ liệu doanh nghiệp; (vii) Thị trường dự đoán, cho phép một nhóm người cùng nhau dự đoán kết quả của các sự kiện trong tương lai; (viii) Các hệ thống Extranet, thu thập, tổ chức, quản lý và chia sẻ thông tin liên quan đến việc giao dự án; (ix) Hệ thống mạng nội bộ, cho phép nhanh chóng chia sẻ thông tin công ty cho các thành viên trong một công ty qua Internet; (x) Hệ thống phần mềm xã hội, tổ chức quan hệ xã hội của các nhóm; (xi) Bảng tính trực tuyến, cộng tác và chia sẻ dữ liệu và thông tin có cấu trúc; (xii) Cổng khách hàng, tương tác và chia sẻ với khách hàng trong môi trường trực tuyến riêng tư.

Tương tác

Tương tác của con người trong phần mềm cộng tác: Mục đích thiết kế của phần mềm cộng tác là thay đổi cách chia sẻ tài liệu và đa phương tiện để cho phép cộng tác nhóm hiệu quả hơn. Hợp tác, liên quan đến công nghệ thông tin, dường như có một số định nghĩa. Hiểu được sự khác biệt trong tương tác của con người là cần thiết để đảm bảo các công nghệ phù hợp được sử dụng để đáp ứng nhu cầu tương tác. Có ba cách chính mà con người tương tác (i) trò chuyện; (ii) giao dịch; (iii) hợp tác.

• Tương tác đàm thoại là sự trao đổi thông tin giữa hai hoặc nhiều người tham gia trong đó mục đích chính của tương tác là khám phá hoặc xây dựng mối quan hệ. Không có thực thể trung tâm xung quanh mà tương tác xoay quanh nhưng là một trao đổi thông tin miễn phí không có ràng buộc xác định, thường tập trung vào kinh nghiệm cá nhân. Công nghệ giao tiếp như điện thoại, nhắn tin tức thời và e-mail thường đủ cho các tương tác đàm thoại;

• Tương tác giao dịch liên quan đến việc trao đổi các thực thể giao dịch trong đó chức năng chính của thực thể giao dịch là thay đổi mối quan hệ giữa những người tham gia;

• Trong các tương tác hợp tác, chức năng chính của mối quan hệ của những người tham gia là thay đổi một thực thể cộng tác (nghĩa là, sự đảo ngược của giao dịch). Khi các nhóm hợp tác trong các dự án, nó được gọi là quản lý dự án hợp tác.

Lịch sử hình thành

Douglas Engelbart lần đầu tiên hình dung ra máy tính cộng tác vào năm 1951. phần mềm cộng tác ban đầu được chỉ định là được bắt nguồn từ cuối những năm 1980, khi Richman và Slovak khẳng định chúng là cần thiết. Đầu những năm 1990, các sản phẩm phần mềm thương mại nhóm đầu tiên đã được chuyển giao và các công ty lớn như Boeing và IBM bắt đầu sử dụng các hệ thống họp điện tử cho các dự án nội bộ quan trọng. Lotus Notes xuất hiện như một ví dụ chính của danh mục sản phẩm đó, cho phép cộng tác nhóm từ xa khi Internet vẫn còn ở giai đoạn sơ khai. Năm 2004, gần kỷ niệm 20 năm thành lập Iris Associates Offersite Link, IBM đã báo cáo rằng Notes có hơn 110 triệu người dùng.

Lợi ích và tính năng

Phần mềm cộng tác cho phép cả nhân viên tại chỗ và các thành viên nhóm phân tán địa lý làm việc với nhau qua Internet hoặc mạng nội bộ. Các ứng dụng phần mềm này thường cung cấp nhiều lợi ích: (i) Xác thực và ghi nhật ký các cách tiêu chuẩn để truy cập vào phần mềm cộng tác; (ii) Công cụ truyền thông; (iii) Công việc tương tác; (iv) Khả năng khám phá dữ liệu; (v) Điều phối luồng công việc; (vi) Quản lý tri thức doanh nghiệp…

Bảo mật

Khi thiết lập phần mềm cộng tác, điều quan trọng là chỉ định thông tin nào là riêng tư và nội dung được chia sẻ. Mọi người truy cập đồng thời vào mọi thứ là một tính năng chính của phần mềm phần mềm cộng tác, nhưng đôi khi nó có thể dễ bị tổn thương và dẫn đến một mớ hỗn độn. Vì vậy, quản trị viên phần mềm cộng tác nên lưu ý rằng bên cạnh các thư mục phổ biến với các tác vụ của công ty, người dùng có các thư mục cá nhân mà không ai khác có thể nhìn thấy. Điều này cũng đúng đối với các nhiệm vụ của công ty nên bảo mật trước những nỗ lực của người dùng không được ủy quyền để xem chúng.

Tài liệu tham khảo

1. Britannica, Britannica Concise Encyclopedia, Ed. Encyclopedia Britannica, 2006.
2. Richard L. Hayes, Groupware, In book: New Developments in Group Counseling Ed. ERIC/CASS, 1997
3. Nistor Rozalia, Groupware, Modern information managerial method, Management & Marketing 4(1):95-100, 2006