Nâng cấp hệ thống thông tin (tiếng Anh Information Systems Upgrade) là hoạt động cải tiến hệ thống thông tin (hệ thống thông tin) sẵn có, nằm trong quy trình phát triển hệ thống thông tin nhằm tiếp tục đáp ứng nhu cầu thay đổi, chiến lược phát triển của tổ chức, doanh nghiệp. Nói cách khác, nâng cấp hệ thống thông tin là điểm ra quyết định cho cả nhà cung cấp và người dùng hệ thống thông tin để đưa ra các phiên bản mới của sản phẩm đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Tại sao phải nâng cấp hệ thống?[sửa]
Các hệ thống nói chung và hệ thống thông tin nói riêng thường phát triển từ quy mô nhỏ đến lớn và được tiến hành trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Việc nâng cấp hệ thống thông tin nảy sinh từ mọi cấp của tổ chức và vì nhiều lý do như:
- Vấn đề từ hệ thống thông tin hiện tại:
- Khai thác cơ hội mới,
- Tăng cường cạnh tranh,
- Muốn sử dụng thông tin hiệu quả hơn,
- Sự phát triển của tổ chức,
- Sáp nhập hoặc bổ sung thêm,
- Thay đổi hoặc mở rộng thị trường,
- Luật hoặc quy định mới.
Việc gắn kết mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp với mục tiêu hệ thống thông tin đóng vai trò rất quan trọng để nâng cấp một hệ thống thông tin thành công. Do vậy, các mục tiêu chính để đánh giá khi nâng cấp hệ thống thông tin bao gồm:
- Mục tiêu hiệu năng: Hiệu năng thể hiện mức độ đáp ứng yêu cầu của hệ thống thông tin và được xác định bởi các yếu tố: chất lượng hoặc độ hữu dụng của đầu ra, độ chính xác của đầu ra, tốc độ tạo đầu ra, khả năng mở rộng kết quả, rủi ro của hệ thống. Việc đạt mục tiêu hiệu năng trong một số trường hợp có thể dễ dàng đo lường được. Ví dụ theo dõi thời gian cần thiết để xác định tính sẵn có của sản phẩm. Trong các trường hợp khác, việc đo hiệu năng sẽ khó khăn hơn, ví dụ khó đo lượng khách hàng sụt giảm do chậm đáp ứng yêu cầu của khách hàng về sản phẩm sẵn có.
- Mục tiêu chi phí: Lợi ích về hiệu năng cần được cân bằng với các chi phí liên quan bao gồm: chi phí phát triển, chi phí liên quan đến tính độc đáo của ứng dụng hệ thống thông tin, chi phí đầu tư lắp đặt phần cứng và thiết bị liên quan, chi phí vận hành hệ thống thông tin.
Cân bằng các mục tiêu hiệu năng và chi phí để đạt mục tiêu tổng thể của tổ chức là thử thách rất lớn. Việc thiết lập các mục tiêu rất quan trọng bởi chúng sẽ hướng tổ chức thực hiện phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả và đo lường sự thành công của nỗ lực phát triển hệ thống thông tin.
Việc nâng cấp phát triển hệ thống thông tin một cách hiệu quả đòi hỏi sự nỗ lực làm việc của đội ngũ nòng cốt gọi là đội phát triển hệ thống thông tin. Đội phát triển hệ thống thông tin có trách nhiệm đặc tả rõ ràng các mục tiêu của hệ thống thông tin và cung cấp một hệ thống thông tin đáp ứng các mục tiêu đề ra. Phát triển và nâng cấp hệ thống thông tin được tiến hành dưới hình thức triển khai một dự án phát triển và nâng cấp hệ thống thông tin. Tuỳ thuộc vào bản chất dự án, đặc biệt là các dự án phát triển và nâng cấp hệ thống thông tin nội bộ, đội phát triển và nâng cấp hệ thống thông tin còn bao gồm người phân tích hệ thống thông tin và lập trình viên. Người phân tích hệ thống thông tin thường được coi là người dẫn dắt, điều hành, đàm phán và thông dịch các hoạt động phát triển và nâng cấp hệ thống thông tin. Người phân tích hệ thống thông tin xây dựng kế hoạch chi tiết cho hệ thống nâng cấp. Lập trình viên có trách nhiệm nâng cấp, phát triển mã chương trình nhằm đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng. Lập trình viên nhận kế hoạch từ người phân tích hệ thống và nâng cấp phần mềm cần thiết.
Ngày nay các tổ chức sử dụng nhiều cách thức sáng tạo trong nâng cấp hệ thống thông tin hiện có mà không cần sử dụng lập trình viên nội bộ. Có nhiều cách tiếp cận theo hướng đó như gia công phần mềm, yêu cầu lập trình viên từ khắp nơi trên thế giới tham gia đóng góp mã nguồn cho dự án.
Mục đích cuối cùng của nâng cấp hệ thống thông tin là sự thay đổi của tổ chức, nhằm tăng hiệu quả của các hoạt động của hệ thống thông tin so với hệ thống thông tin hiện có. hệ thống thông tin được nâng cấp cần tận dụng những lợi thế của các công nghệ mới nhất. Ví dụ, với công nghệ điện toán đám mây (cloud computing) đang rất phổ biến hiện nay, các ứng dụng được phát triển và thực thi trên Internet thay vì được phát triển và chạy cục bộ trong phạm vi của tổ chức.
Vai trò[sửa]
Nâng cấp hệ thống thông tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong quy trình phát triển hệ thống thông tin. Việc nâng cấp cần thực hiện ở nhiều thành phần của hệ thống thông tin từ phần cứng, phần mềm, đến các chức năng của hệ thống. Tất cả các tổ chức, doanh nghiệp có sử dụng một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu đều cần thực hiện nhiệm vụ này. Nâng cấp hệ thống thông tin có vai trò quan trọng trong mọi tổ chức, doanh nghiệp có tính cạnh tranh về chất lượng dịch vụ, lợi nhuận, và trong mọi lĩnh vực như giáo dục, y tế, thương mại, quốc phòng an ninh.
Trước đây, nhiều công ty duy trì các hệ thống máy tính hoặc máy chủ một cách riêng lẻ, nên việc bảo trì và nâng cấp hệ thống là rất tốn kém và tốn thời gian. Ngày nay, các công ty sử dụng các công cụ và phần mềm bảo trì cho phép tự động duy trì và nâng cấp phần mềm một cách tập trung.
Đánh giá hệ thống thông tin[sửa]
Các hệ thống thông tin sau khi hoạt động đều phải đánh giá, đây là quá trình phân tích để đảm bảo rằng hệ thống thông tin đang hoạt động đúng như dự định. Các vấn đề và các cơ hội được phát hiện qua đánh giá hệ thống có thể kích hoạt phát triển hệ thống một lần nữa. Chẳng hạn, khi số người sử dụng một hệ thống thông tin tương tác tăng lên thì thời gian hệ thống đáp ứng sẽ tăng lên. Tuy nhiên, nếu độ tăng thời gian đáp ứng quá lớn thì cần phải thiết kế lại một số thành phần của hệ thống thông tin như nâng cấp cơ sở dữ liệu, nâng cấp độ mạnh của phần cứng máy tính,…
Đánh giá hệ thống thông tin được thực hiện theo hai phương pháp: đánh giá hướng sự kiện (event-driven review) và đánh giá hướng thời gian (time-driven review). Đánh giá hướng sự kiện có thể được kích hoạt bởi một vấn đề hoặc một cơ hội, ví dụ vấn đề lỗi phần mềm hoặc cơ hội có thị trường mới cho sản phẩm. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp sẽ bỏ qua các vấn đề nhỏ, chỉ thực hiện nâng cấp khi xuất hiện vấn đề/cơ hội lớn. Ngược lại, một số doanh nghiệp khác sử dụng cách tiếp cận nâng cấp hệ thống thông tin ngay khi có lỗi nhỏ xảy ra. Việc nâng cấp liên tục luôn làm cho hệ thống thông tin đáp ứng kịp thời những yêu cầu thay đổi, cập nhật, tuy nhiên sẽ gây tốn kém chi phí và thời gian. Đánh giá hướng thời gian được kích hoạt định kỳ với một khoảng thời gian nhất định. Khi đó hệ thống thông tin được theo dõi theo lịch trình, một chu kỳ phát triển hệ thống thông tin mới có thể được bắt đầu nếu phát hiện được một vấn đề/cơ hội. Nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng cả hai phương pháp đánh giá trên. Ví dụ một ứng dụng thanh toán cần được đánh giá hàng năm đối với lỗi, tính thiếu hiệu quả, cơ hội giảm chi phí vận hành, mặt khác được đánh giá theo sự kiện khi sáp nhập công ty, thay đổi người quản lý.
Khi một hệ thống thông tin hoạt động với hiệu suất không được như mong đợi thì cần tiến hành nâng cấp.
Tại Việt Nam[sửa]
Ở Việt Nam, trong những năm gần đây, chính phủ và các cơ quan bộ ban ngành đã quan tâm nhiều đến việc phát triển, nâng cấp các hệ thống thông tin trong các tổ chức. Đầu năm 2020, Bộ Kế hoạch và đầu tư phối hợp với Cơ quan hợp tác Quốc tế Hàn Quốc tổ chức khởi động dự án “Nâng cấp và phát triển Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư”. Dự án này góp phần quan trọng trong xây dựng và thực hiện Chính phủ điện tử, tăng cường cải cách thủ tục hành chính, minh bạch hóa các thủ tục đầu tư, tạo thuận lợi cho các nhà đầu tư nước ngoài tham gia sản xuất kinh doanh tại Việt Nam. Vào tháng 11/2019, trung tâm Thông tin và Dữ liệu môi trường tiến hành nâng cấp phần mềm tích hợp cơ sở dữ liệu về môi trường phục vụ công tác lưu trữ và tra cứu số liệu theo Thông tư 32/2018/TT-BTNMT và quản lý đề tài, nhiệm vụ, dự án. Nâng cấp công cụ hỗ trợ tác nghiệp, công bố danh mục thông tin, dữ liệu chuyên ngành môi trường trên trang thông tin điện tử của đơn vị, quản lý đề tài khoa học, công nghệ phục vụ việc lưu trữ, bảo quản, công bố, cung cấp và sử dụng công khai các đề tài khoa học công nghệ của Vụ Khoa học, Công nghệ và Hợp tác quốc tế nói riêng và của Tổng cục môi trường nói chung. Bổ sung, mở rộng chức năng nhằm quản lý các đề tài, nhiệm vụ, dự án thuộc Tổng cục môi trường, Bộ Tài nguyên và Môi trường và các Bộ, Sở ngành, liên quan đến Môi trường.
Hiện đại hóa và nâng cấp liên quan đến việc thay đổi sản phẩm hoặc dịch vụ bao gồm các chức năng và giao diện mới, cải thiện hiệu suất hệ thống và / hoặc cải thiện khả năng hỗ trợ của hệ thống. Nâng cấp sản phẩm và dịch vụ có thể bao gồm chèn công nghệ mới, loại bỏ thiết bị cũ hoặc thêm thiết bị mới. Trong đó, hình thức, sự phù hợp, chức năng, giao diện và tính tương thích là những nguyên tắc quan trọng để nâng cấp hệ thống thông tin.
Nhiều phân tích tài liệu cho thấy rằng thời gian nâng cấp hệ thống thông tin phụ thuộc vào tính phù hợp của hệ thống hiện tại, nhu cầu nâng cấp và kinh tế của khách hàng. Ngoài ra, theo quan điểm của khách hàng, thời gian nâng cấp hệ thống thông tin được hướng dẫn bởi bốn yếu tố quyết định, đó là lợi ích kinh doanh, lịch kinh doanh, các dự án phát triển đang thực hiện và đã lên kế hoạch tương lai và nhà cung cấp.
Tài liệu tham khảo[sửa]
- Jan Bergstra, Mark Burgess (2007), Handbook of network and system administration, Elsevier Linacre House, Jordan Hill, Oxford OX2 8DP, UK
- Alan Dennis, Barbara H. W, Roberta M. R (2012), System analysis and design 5th Edition, John Wiley & Sons, Inc.
- Irja K., Samuli P., Timing the information system upgrade (2010), in ECIS 2010 Proceedings by an authorized administrator of AIS Electronic Library (AISeL).
- Hà Quang Thuỵ, Nguyễn Ngọc Hoá, Giáo trình Cơ sở các hệ thống thông tin (2018), NXB ĐHQGHN
