Mạng lưới lưu trữ là hệ thống các trung tâm/kho lưu trữ của một quốc gia từ trung ương đến địa phương.Lưu trữ nước ngoài cũng thường dùng khái niệm này, tiếng Nga Сеть архивов hoặc архивная сеть để chỉ mạng lưới các kho/ viện lưu trữ, nơi vừa làm việc, vừa bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ.

Thời phong kiến, ở nước ta đã hình thành một số kho/thư viện để bảo quản tài liệu. Tào Biểu bạ (kho Lưu trữ cơ quan ở Nội các) thiết lập năm 1820 để coi giữ kim ngọc bảo tỉ, thảo chiếu dụ, sắc chỉ, ghi chép lời phê, mệnh lệnh của vua, lưu giữ châu bản, tấu sớ, văn bản về ngoại giao và những văn bản trong quá trình hoạt động của nhà vua và nội các…

Năm 1821 vua Minh Mệnh cho thành lập Quốc sử quán để biên soạn quốc sử, nơi đây dần hình thành một Kho lưu trữ - thư viện. Đến năm 1849, vua Tự Đức cho xây cất riêng một nhà kho để bảo quản tài liệu gọi là Tàng Bản đường, chủ yếu để lưu giữ mộc bản; tài liệu về hoạt động của nhà vua, Nội các, Lục bộ và các Nha môn ở trung ương; các loại thư tịch khác.

Tàng Thư lâu, xây dựng năm 1825 trong kinh thành Huế theo chủ trương của Vua Minh Mệnh để bảo quản tài liệu, sổ sách của 6 bộ triều Nguyễn.

Kho Lưu trữ - Thư viện Nội các được xây năm 1826 trong Hoàng cung dưới triều vua Minh Mệnh, đặt tên là Đông các, bảo quản các hiệp ước của các Hoàng đế triều Nguyễn kí kết với nhà Thanh, các Châu bản, Văn bản trao đổi với nước ngoài, thơ văn của các hoàng đế, tranh vẽ, bản đồ, bài thi của các tiến sĩ... Về tổ chức lưu trữ ở trung ương, ngoài những lưu trữ cơ quan và các kho lưu trữ trên, các bộ, nha không có kho riêng và không thiết lập các đơn vị chuyên trách về công tác lưu trữ; ở các tỉnh, phủ, huyện không tổ chức hệ thống kho lưu trữ chuyên trách.

Thời Pháp thuộc (1858-1945), ở Việt Nam đã thành lập 3 kho Lưu trữ là Kho Lưu trữ trung ương ở Hà Nội, Kho Lưu trữ của Phủ Thống đốc Nam Kỳ tại Sài Gòn, Kho Lưu trữ của Tòa Khâm sứ Trung Kỳ ở Huế theo Nghị định ngày 26.12.1918 của Toàn quyền Đông Dương. Các cấp tỉnh, huyện, xã không có kho lưu trữ. Như vậy, thời phong kiến và thời Pháp thuộc ở Việt Nam, trên thực tế chưa hình thành mạng lưới lưu trữ.

Sau Cách mạng tháng Tám 1945 tới nay, mạng lưới lưu trữ Việt Nam đã phát triển mạnh từ trung ương đến địa phương, ở các bộ ngành, công ty… Số lượng tài liệu trong toàn bộ phông lưu trữ quốc gia nói chung và trong mỗi một kho/ trung tâm/phòng lưu trữ nói riêng đã được tăng lên gấp nhiều lần; giá trị tài liệu được nâng lên; khối lượng tài liệu đã được sắp xếp, chỉnh lý ngày một tăng; hàng trăm phông tài liệu đã có hệ thống tra tìm tự động; kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu ngày càng đầy đủ, hiện đại, đáp ứng yêu cầu công tác bảo quản.

Tới nay, do đặc thù của hệ thống chính trị, ở Việt Nam đã hình thành mạng lưới Lưu trữ Đảng và mạng lưới Lưu trữ của Nhà nước Việt Nam.

Mạng lưới lưu trữ của Đảng được chia thành Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan ( Lưu trữ hiện hành):

- Mạng lưới Lưu trữ lịch sử của Đảng là hệ thống kho/phòng lưu trữ lịch sử của Đảng và các tổ chức chính trị -xã hội, được tổ chức từ Trung ương tới xã, phường để bảo quản những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Ở cấp trung ương có Kho Lưu trữ trung ương do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng trực tiếp quản lý; tài liệu của các tổ chức chính trị - xã hội cấp trung ương cũng được bảo quản ở đây. Ở cấp tỉnh, huyện, xã, phường đều có kho/phòng để lưu giữ những tài liệu lịch sử và do cấp ủy Đảng cùng cấp tương đương trực tiếp quản lý.

- Mạng lưới Lưu trữ cơ quan (Lưu trữ hiện hành) của Đảng là hệ thống kho/phòng lưu trữ hiện hành, được tổ chức từ cấp trung ương xuống cơ sở, do văn phòng cấp ủy Đảng cùng cấp phụ trách.

Mạng lưới lưu trữ nhà nước được chia thành Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan ( Lưu trữ hiện hành:

- Mạng lưới lưu trữ lịch sử của Nhà nước là hệ thống Lưu trữ lịch sử từ Trung ương tới xã, phường để bảo quản những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Ở cấp trung ương, có 4 Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, II, III, IV và Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực tiếp quản lý. Bên cạnh đó, một số bộ như: Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ ngoại giao, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch có những trung tâm/kho lưu trữ lớn đang bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử. Ở cấp tỉnh có 63 trung tâm /kho lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ/Văn phòng Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành trực thuộc Trung ương. Hệ thống lưu trữ lịch sử cấp quận, huyện, thị xã trong cả nước có: 89 huyện có kho lưu trữ do Phòng Nội vụ hoặc Văn phòng UBND huyện trực tiếp quản lý. Tất cả các xã phường trong cả nước (11.164 xã phường, tính đến khi Luật Lưu trữ có hiệu lực năm 2012) đều có kho/phòng bảo quản những tài liệu có ý nghĩa lịch sử do công chức Văn phòng - Thống kê phụ trách.

- Mạng lưới Lưu trữ cơ quan (Lưu trữ hiện hành) của Nhà nước là một hệ thống kho/phòng để bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Ở cấp trung ương, có hệ thống kho/phòng lưu trữ ở tất cả các bộ ngành, các cơ quan. Ở cấp tỉnh, hệ thống kho/phòng lưu trữ có ở tất cả 63 tỉnh, thành tại mỗi sở, ban, ngành cấp tỉnh. Hệ thống lưu trữ ở tất cả các quận, huyện, thị xã trong cả nước là các phòng lưu trữ cơ quan của mỗi phòng, ban và do chính phòng, ban đó trực tiếp quản lý. Hệ thống lưu trữ ở tất cả các xã, phường trong cả nước là các phòng lưu trữ chung của UBND xã, phường, thị trấn.

Tất cả các tập đoàn, tổng công ty, công ty, nhà máy, xí nghiệp, viện nghiên cứu, trường học, bệnh viện …của nhà nước đều có phòng/ kho lưu trữ của mình. Hiện nay, nhiều người đã nhận thức được giá trị, ý nghĩa nhiều mặt của tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ nên ngày càng có ý thức hơn trong việc lưu giữ tài liệu của mình và của cộng đồng. Một số trung tâm/ kho lưu trữ tài liệu tư nhân đã được thành lập và đang sưu tầm, thu thập, bảo quản được nhiều tài liệu cá nhân có giá trị. Tuy nhiên, những trung tâm/ kho lưu trữ tư nhân này chưa tạo nên một hệ thống, một mạng lưới lưu trữ tư nhân để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, phù hợp với xu thế phát triển mạng lưới lưu trữ của các nước phát triển trên thế giới.

Tài liệu tham khảo

1. Cục Lưu trữ Nhà nước, Từ điển lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 1992.
2. Cục Văn Lưu trữ trữ nhà nước, Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ hiện đại các nước xã hội chủ nghĩa, Mátxcơva, bản dịch, 1982.
3. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Tuyển tập văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ hiện hành, Nxb. Văn hóa – Thông tin, Hà Nội, 2012.
4. Dương văn Khảm , Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb. Văn hóa Thông tin, Hà Nội, 2011.
5. Vương Đình Quyền, Lịch sử, lý luận, thực tiễn về Lưu trữ và quản trị Văn phòng, Nxb. Đại học quốc gia Hà Nội, 2015.
6. Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng, Lịch sử Lưu trữ Việt Nam, Nxb. Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, 2010.
7. Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ, Luật lệ các nước và các tổ chức quốc tế, tài liệu dịch, Thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư – Lưu trữ, 1999.
8. Илизаров Б.С, Актуальные теоретические и методологические Пpоблемы советсткого архивоведения, Москва, 1984.
9. Долгих Ф.И и Рудельсон К.И, (Под ред), Учебник, Теория и практика архивного дела, Изд. Вышая школа, Москва,1980.