Lắp đặt hệ thống thông tin (hay Cài đặt hệ thống thông tin,tiếng Anh Information System Setup) là thiết lập các thành phần của hệ thống thông tin để phục vụ hoạt động tác nghiệp cho một tổ chức (xt. Hệ thống thông tin). Việc thiết lập này có thể là lần đầu cho việc lắp đặt, cũng có thể là cho việc chuyển đổi hệ thống thông tin cũ sang hệ thống thông tin mới được nâng cấp. Việc cài đặt hệ thống phụ thuộc vào hiện trạng thực tế của hệ thống, như cấu hình của các thiết bị, nơi làm việc của người sử dụng, chế độ vận hành của hệ thống.

Công việc chính

Lắp đặt hệ thống thông tin có nội dung chính là cài đặt hệ thống gồm:

• Lắp đặt phần cứng là cài đặt hệ thống thiết bị vật lý bao gồm các máy chủ, mạng và các máy trạm của cả hệ thống. Trong lắp đặt phần cứng công việc quan trọng là thiết lập thông số cấu hình của hệ thống để hệ thống hoạt động tốt nhất và phù hợp với nhu cầu của người sử dụng.

• Cài đặt phần mềm ứng dụng. Phần mềm ứng dụng thường được cài đặt chung với các phần mềm khác, đặc biệt là nó được cài đặt trên một hệ điều hànhcụ thể, do đó các phần mềm phải có khả năng hoạt động chung với nhau. Nhiệm vụ của người cài đặt phần mềm sẽ là giải quyết các xung khắc giữa các phần mềm nếu nó xảy ra, giải quyết sự không tương thích giữa phần mềm với hệ điều hànhhay các phần mềm hỗ trợ.

• Thiết lập quyền sử dụng các chức năng của hệ thống cho người sử dụng.

• Lập hồ sơ về các thông số cấu hình hệ thống gồm vị trí đặt thiết bị, thông số cấu hình, phiên bản cài đặt và các thông tin về người sử dụng như tên, công việc, quyền sử dụng.

Chuyển đổi hệ thống thông tin

Chuyển đổi hệ thống thông tin là hình thái đặc biệt của việc lắp đặt hệ thống thông tin. Hầu hết các hệ thống thông tin mới đều cần phải qua giai đoạn chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Chuyển đổi hệ thống là công việc chuyển tất cả các tác nghiệp (business transactions) đang thực hiện trên hệ thống cũ sang hệ thống mới và cần bảo đảm rằng tất cả các hoạt động của tổ chức không bị gián đoạn hoặc ách tắc do hệ thống mới.

Quá trình chuyển đổi cần bao quát tất cả các lĩnh vực của hệ thống thông tin, đó là:

• Chuyển đổi phần cứng của hệ thống, bao gồm các loại máy tính và thiết bị, nếu như chúng không còn tương thích với hệ thống mới hoặc năng lực xử lý thấp hơn yêu cầu.

• Chuyển đổi phần mềm của hệ thống: các phần mềm, hệ điều hành. Các phần mềm của hệ thống mới thường được viết ra để sử dụng lâu dài, nên nó cũng thường đòi hỏi hệ điều hànhtương ứng.

• Chuyển đổi các biểu mẫu (form/report). Tất cả các hệ thống thông tin đều cần có các biểu mẫu để định khuôn cho dữ liệu hoặc thông tin của hệ thống, do đó cũng giống như quy trình, các biểu mẫu mới cho hệ thống mới cũng cần phải được phổ biến trước khi thay thế các biểu mẫu cũ.

• Chuyển đổi việc quản lý thông tin: chuyển đổi phương pháp truyền đạt thông tin trong hệ thống và phương thức lưu trữ thông tin.

• Chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ, trong đó quy định vai trò, trách nhiệm của từng người sử dụng trên hệ thống mới và mối quan hệ giữa các công việc cũ và mới (đặc biệt là sự khác nhau giữa cách xử lý công việc).

• Chuyển đổi các yếu tố con người: chuyển đổi tác phong làm việc của lãnh đạo và các nhân viên, tổ chức huấn luyện kỹ năng sử dụng hệ thống cho tất cả các đối tượng liên quan.

• Chuyển đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Các loại dữ liệu được lưu trữ đều có chu kỳ sống xác định và được dùng để xử lý nhiều công việc của tổ chức. Các nội dung dữ liệu trong cơ sở dữ liệu cũ cũng được chuyển sang cơ sở dữ liệu mới, theo cấu trúc mới.

Phương pháp chuyển đổi hệ thống

Có 4 phương pháp chuyển đổi hệ thống phổ biến.

• Phương pháp chuyển đổi trực tiếp (direct conversion): dừng hẳn hệ thống cũ, chuyển đổi và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng. Ưu điểm: thực hiện nhanh và ít tốn kém nhất trong số bốn phương pháp chuyển đổi hệ thống. Nhược điểm: không có khả năng ứng phó với rủi ro, nếu hệ thống mới có sai sót, bị hư hỏng, ngừng hoạt động. Trong trường hợ không chấp nhận tồn tại song song cả hai hệ thống thì phương pháp này nên được lựa chọn.

• Phương pháp chuyển đổi song song (parallel conversion): thay vì dừng hẳn hệ thống cũ như chuyển đổi trực tiếp, hệ thống cũ sẽ được vận hành song song trong khi cài đặt hệ thống mới cho đến khi hệ thống mới đáp ứng được yêu cầu thì mới chuyển đổi chính thức. Tuy được vận hành song song, nhưng chỉ có một trong hai hệ thống được sử dụng chính thức. Khi hệ thống mới có sự cố hoặc bị hư hỏng, công việc được tạm thời thực hiện trên hệ thống cũ cho đến khi sự cố của hệ thống mới được khắc phục. Ưu điểm: Phương pháp này cho phép so sánh cả hai hệ thống mới và cũ; an toàn hơn, thích hợp với những người sử dụng chưa quen với hệ thống mới. Trong khi lỗi của hệ thống mới được xử lý thì các hoạt động nghiệp vụ của hệ thống cũ sẽ hỗ trợ để đảm bảo các hoạt động của tổ chức không bị gián đoạn. Nhược điểm: khá tốn kém do khối lượng công việc tăng gấp đôi trong thời gian chuyển đổi. Ngoài ra, khi cùng một lúc tồn tại cả hai hệ thống sẽ gây phân tán đối với người sử dụng. Phương pháp này đòi hỏi một thời gian đáng kể để chuyển đổi và hiệu chỉnh hệ thống.

• Phương pháp chuyển đổi theo giai đoạn (phased conversion): đây có thể coi như phương pháp trung gian của hai phương pháp trực tiếp và song song, còn được gọi là phương pháp chuyển đổi từng bước thí điểm. Phương pháp này chỉ thực hiện chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới theo giai đoạn, ở mỗi giai đoạn thực hiện chuyển đổi trực tiếp hoặc song song tại một hoặc một vài bộ phận của hệ thống. Khác với chuyển đổi song song, trong phương pháp này cả hai hệ thống đều được sử dụng chính thức tại các giai đoạn chuyển đổi. Ưu điểm: hạn chế bớt việc vận hành cùng lúc 2 hệ thống. Phương pháp này ít gây biến động lớn trên hệ thống, hạn chế tối đa chi phí và các sự cố vì phạm vi áp dụng hẹp; số lỗi trong mỗi giai đoạn không nhiều và có thể khắc phục được trong khi hệ thống đang hoạt động. Các vấn đề vấp phải trong khi cài đặt ở bộ phận này được rút kinh nghiệm cho bộ phận khác. Nhược điểm: hai hệ thống phải được làm cho tương thích nhau hoàn toàn; quản lý phức tạp hơn do tồn tại hai hệ thống cùng một lúc ở các bộ phận đang được cài đặt; khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu.

• Phương pháp chuyển đổi thăm dò (pilot conversion): Nếu như tổ chức có nhiều chi nhánh xử lý công việc giống nhau thì chuyển đổi bằng cách thăm dò sẽ rất phù hợp: một trong các chi nhánh của tổ chức (gọi là “pilot site”) sẽ được chuyển đổi trực tiếp. Nếu như hệ thống bị sự cố, các giao dịch được chuyển sang các chi nhánh khác trong khi chờ cho sự cố được khắc phục. Sau một thời gian, nếu hệ thống mới đã hoạt động ổn định, các chi nhánh còn lại sẽ được chuyển đổi đồng loạt. Ưu điểm: Hạn chế thấp nhất các rủi ro vì nếu xảy ra những sự cố, thì chúng cũng được phân tán theo thời gian và không gian. Đặc điểm này cho phép tận dụng được một số lợi thế của hệ thống mới trước khi nó hoàn chỉnh. Nhược điểm: phải viết thêm các chương trình chia sẻ dữ liệu. Phương pháp này chỉ thực hiện được với điều kiện hệ thống mới và cũ phải tương thích.

Lợi ích của lắp đặt hệ thống thông tin

Quá trình cài đặt hệ thống thông tin giúp tổ chức hay doanh nghiệp nhận thức được cụ thể và rõ ràng những điểm sau:

1) Giá trị của thông tin trở nên nổi bật khi trực tiếp giúp những người ra quyết định hành động để đạt được mục tiêu của tổ chức.

2) Các nhà quản lý biết được tác động tiềm tàng của hệ thống thông tin. Nhờ thế mà họ có thể có cơ hội để thành công trong sự nghiệp cá nhân. Từ những thành công của từng cá nhân mà các tổ chức đạt được mục tiêu của mình.

3) Người sử dụng hệ thống, người quản lý doanh nghiệp và chuyên gia hệ thống thông tin phải làm việc cùng nhau để xây dựng một hệ thống thông tin thành công.

4) Việc sử dụng hệ thống thông tin để gia tăng giá trị cho tổ chức cũng có thể mang lại cho tổ chức một lợi thế cạnh tranh.

5) Hợp tác giữa các nhà quản lý doanh nghiệp và nhân viên IS là chìa khóa để mở ra tiềm năng của hệ thống mới hoặc đã hệ thống đã được sửa đổi nâng cấp.

Việt Nam thực hiện hiện đại hóa bộ máy của chính phủ theo hướng xây dựng chính phủ điện tử để phục vụ người dân. Trong quá trình đó, lắp đặt hệ thống thông tin là lĩnh vực hoạt động thực tiễn sôi nổi và luôn được quan tâm. Thị trường dịch vụ này tại Việt Nam sẽ ngày càng phát triển.

Tài liệu tham khảo

1. Sáu giai đoạn trong quy trình phát triển một hệ thống thông tin, Fast e-Invoy, 2019.
2. Fundamentals of Information Systems, Fifth Edition, Course Technology, 2018.
3. Information Systems for Business and Beyond, PressBook, 2019.