Khung phân loại Paul Boudet dùng để sắp xếp toàn bộ khối tài liệu hành chính thống nhất trong toàn Đông Dương trên cơ sở của hệ thống phân nhánh thập phân do Paul Boudet, Giám đốc Sở Lưu trữ và Thư viện Đông Dương (Direction des Archives et des Bibliothèques de l’Indochine) sáng lập.

Lần đầu tiên xuất hiện trong phụ lục đính kèm Nghị định ngày 29 tháng 11 năm 1918 của Toàn quyền Albert Sarraut, Khung phân loại (KPL) Paul Boudet còn rất đơn giản, sơ lược nhưng linh hoạt và dễ sử dụng với một bảng tiêu đề chung được sắp xếp theo theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Pháp. Năm 1928, KPL Paul Boudet được đưa vào sử dụng tại Lưu trữ Trung ương (Archives Centrales) ở Hà Nội và sau đó được áp dụng trong toàn hệ thống các Kho Lưu trữ ở Đông Dương. Năm 1934, để thích ứng với tài liệu của thuộc địa trong bối cảnh hệ thống hành chính ở Đông Dương luôn có sự thay đổi, Paul Boudet đã hoàn thiện Khung phân loại này và công bố trong “Cẩm nang Lưu trữ viên” (Manuel de l’Archiviste). Về nguyên tắc, KPL mới được hoàn thiện năm 1934 không có sự thay đổi lớn so với KPL trong phụ lục đính kèm Nghị định ngày 29 tháng 11 năm 1918, đó là tài liệu vẫn được sắp xếp theo hệ thống các série (đề mục), mỗi série được biểu thị bằng một chữ cái, mỗi chữ cái biểu thị một vấn đề:

A. Actes officiels (Các văn bản chung: Luật, Sắc lệnh, Nghị định…)

B. Correspondances générales (Công văn trao đổi)

C. Personnel (Nhân sự)

D. Administration générale (Hệthống hành chính Trung ương)

E. Administration provinciale (Hệ thống hành chính các tỉnh) F. Affaires politiques (Các công việc chính trị)

G. Justice (Tư pháp)

H. Travaux publics (Công chính)

I. Mines (Mỏ)

J. Chemins de fer - Transports terrestres et aériens (Đường sắt – Giao thông đường bộ và đường hàng không)

K. Postes, Télégraphes et téléphones (Bưu điện – Điện tín và điện thoại)

L. Commerce - Industrie – Tourisme (Thương mại –Công nghiệp – Du lịch)

M. Travail - Colonisation - Régime foncier (Nhân công – Thuộc địa – Sở hữu ruộng đất)

N. Agriculture et Forêts (Nông nhiệp và Lâm nghiệp)

O. Navigation (Giao thông đường thủy)

P. Marine de guerre (Hải quân)

Q.Affaires militaires (Các việc về quân sự)

R. Instruction publique - Sciences et Arts(Giáo dục công – Khoa học và Nghệ thuật)

S. Service sanitaires et Assistance publique (Các cơ sở y tế và Cứu trợ công) T. Finances (Tài chính)

U. Douanes et Régies - Contributions indirectes(Thương chính – Thuế gián thu)

V. Archives et Bibliothèques (Lưu trữ và Thư viện)

X. Affaires diverses (Các công việc khác)

Y. Papiers émanant des particuliers (Giấy tờ của cá nhân)

Z. Copies de documents intéressant l’histoire de l’Indochine(Các bản sao tài liệu liên quan đến lịch sử Đông Dương).

So với KPL đề xuất vào đầu năm 1918, KPL năm 1934 đã được cải tiến và hoàn thiện đáng kể. Trong mỗi đề mục từ A đến Z đều được chia ra làm chín hoặc mười tiểu đề mục (sous-série) theo hệ thống thập phân; mỗi tiểu đề mục lại được chia thành chín hoặc mười tiểu đề mục nhỏ hơn (sous sous-série) hoặc nhỏ hơn nữa, tùy thuộc vào tình hình tài liệu của mỗi phông (fonds d’archives). Série D –Hệ thống hành chính Trung ương được chia làm mười tiểu đề mục từ D.0 đến D.9.

D.0: Administration générale – Généralités (Hệ thống hành chính Trung ương– Tài liệu chung)

D.1: Organisation administrative de l’Indochine(Tổ chức hành chính cấp Đông Dương)

D.2: Assemblées et Conseils (Các Tổ chức và Hội đồng)

D.3: Organisation des Administrations locales (Tổ chức các Công sở hành chính địa phương)

.........

Mỗi tiểu đề mục đó lại chia làm chín hoặc mười tiểu đề mục nhỏ hơn: D.31: Attributions et pouvoirs des Résidents supérieurs et Gouverneurs (Nhiệm vụ và quyền hạn của các Thống sứ, Thống đốc và Khâm sứ)

D.32: Organisation des administrations locales (Tổ chức các đơn vị hành chính địa phương)

D.33: Organisation administrative des services locaux (Tổ chức các công sở hành chính địa phương)...

Mỗi tiểu đề mục nhỏ hơntiếp tục được chia làm các tiểu đề mục nhỏ hơn nữa: D.341: Tonkin (Bắc Kỳ)

D.342: Annam (Trung Kỳ)

D.343: Cochinchine (Nam Kỳ)...

Một số điểm ưu việt của KPL Paul Boudet:

+ Đối với Lưu trữ viên:

- KPL Paul Boudet có thể áp dụng phân loại cho tài liệu lưu trữ ngày càng tăng có nguồn gốc từ các đơn vị hành chính tổ chức thường được sửa đổi ở Đông Dương dưới thời Pháp thuộc; hệ thống đề mục của KPL linh hoạt và có thể mở rộng vô thời hạn nên rất hiệu quả đối với những Lưu trữ viên làm nhiệm vụ chỉnh lý, sắp xếp tài liệu trong một Kho Lưu trữ, giúp họ có các giải pháp hợp lý và thống nhất khi gặp khó khăn trong ứng dụng và giải quyết các trường hợp mới có thể phát sinh trong quá trình chỉnh lý.

- KPL Paul Boudet có kèm theo một Bảng phụ lục cũng được xếp theo vần chữ cái tiếng Pháp biểu thị tên các vấn đề, các việc chưa đưa vào được phần chính kèm theo, giúp Lưu trữ viên có thể dùng để tra trong khi phân loại, mỗi khi gặp một nhóm tài liệu hay một hồ sơ cụ thể.

+ Đối với người nghiên cứu: mặc dù vẫn tôn trọng được nguyên tắc trong việc tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ là nguyên tắc xuất xứ, trong đó tài liệu vẫn được thu thập, quản lý theo các phông riêng biệt nhưng KPL Paul Boudet còn có cả chức năng phân loại thông tin, nên có thể thỏa mãn yêu cầu của người nghiên cứu trong việc tra tìm tài liệu theo chuyên đề và xuyên phông, phục vụ hiệu quả cho các công trình nghiên cứu về Việt Nam và Đông Dương thời cận đại.

KPL Paul Boudet là một KPL duy nhất được sử dụng trong chỉnh lý khối tài liệu ở Đông Dương thời thuộc địa. Ngày nay, KPL này vẫn được sử dụng tại Lưu trữ Quốc gia hải ngoại Pháp (Archives Nationales d’outre-mer) ở Aix-en Provence và ba Trung tâm Lưu trữ quốc gia của Việt Nam ở Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh và TP. Lâm Đồng trong phân loại, sắp xếp những tài liệu của Đông Dương thời kỳ thuộc địa.

Tài liệu tham khảo

1. Paul Boudet, Manuel de l’Archiviste, Hanoi, Imprimerie d’Extrême-Orient, 1934.
2. Đào Thị Diến, Les archives coloniales au Vietnam (1858-1954). Les fonds conservés au Dépôt Central de Hanoi. Fonds de la Résidence supérieure au Tonkin, Thèse de Doctorat sous la direction de Alain Forest, Université Paris 7 – Denis Diderot, 2004.
3. Đào Thị Diến, Nghiên cứu đánh giá nguồn tài liệu viết bằng chữ Pháp tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I – Hà Nội. Kỷ yếu hội thảo khoa học “Nguồn tư liệu về lịch sử Việt Nam ở trong và ngoài nước: tiềm năng và vấn đề sưu tầm, khai thác” (tài liệu lưu hành trong phạm vi nội bộ Đề án Khoa học Xã hội cấp quốc gia: Nghiên cứu, biên soạn bộ Lịch sử Việt Nam), Đại học KHXH & NV – Đại học Quốc gia Hà Nội, tháng 9.2018.
4. Nguyễn Văn Thâm - Vương Đình Quyền - Đào Thị Diến - Nghiêm Kỳ Hồng, Lịch sử Lưu trữ Việt Nam, Nxb Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, 2010.
5. Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Fonds de la Direction des Archives et des Bibliothèques de l’Indochine(DABI).