Kho lưu trữ số (tiếng Anh Digital Archives) là nơi cho phép ghi, hay lưu trữ, thông tin trong một phương tiện lưu trữ, dưới dạng số hóa, để các thiết bị công nghệ thông tin có thể truy cập và thể hiện được.

Lưu trữ

Lưu trữ dữ liệu là việc ghi, hay lưu trữ, thông tin trong một phương tiện lưu trữ. DNA và RNA, chữ viết tay, đĩa than, băng từ và đĩa quang là các ví dụ về phương tiện lưu trữ. Ghi âm được thực hiện bởi hầu như bất kỳ dạng năng lượng. Lưu trữ dữ liệu điện tử đòi hỏi năng lượng điện để lưu trữ và truy xuất dữ liệu.

Lưu trữ dữ liệu trong một phương tiện kỹ thuật số, có thể đọc bằng máy đôi khi được gọi là dữ liệu kỹ thuật số. Lưu trữ dữ liệu máy tính là một trong những chức năng cốt lõi của máy tính có mục đích chung. Tài liệu điện tử có thể được lưu trữ trong không gian ít hơn nhiều so với tài liệu giấy. Mã vạch và nhận dạng ký tự mực từ MICR là hai cách ghi dữ liệu máy có thể đọc được.

Kho lưu trữ

Một kho lưu trữ là sự tích lũy của các ghi chép lịch sử hoặc vị trí thực tế mà chúng liên quan. Tài liệu lưu trữ chứa các tài liệu nguồn chính đã tích lũy trong suốt cuộc đời của một cá nhân hoặc tổ chức và được lưu giữ để hiển thị chức năng của người hoặc tổ chức đó. Các nhà lưu trữ và sử gia chuyên nghiệp thường hiểu tài liệu lưu trữ là những hồ sơ được tạo ra một cách tự nhiên và nhất thiết như một sản phẩm của các hoạt động pháp lý, thương mại, hành chính hoặc xã hội thông thường. Nói chung, tài liệu lưu trữ bao gồm các hồ sơ đã được chọn để bảo quản lâu dài hoặc lâu dài với lý do giá trị văn hóa, lịch sử hoặc bằng chứng lâu dài của chúng. Hồ sơ lưu trữ thường không được công bố và hầu như luôn luôn là duy nhất, không giống như sách hoặc tạp chí có nhiều bản sao giống hệt nhau tồn tại. Điều này có nghĩa là tài liệu lưu trữ khá khác biệt so với các thư viện liên quan đến chức năng và tổ chức của họ, mặc dù các bộ sưu tập lưu trữ thường có thể được tìm thấy trong các tòa nhà thư viện.

Phương tiện lưu trữ

Một phương tiện ghi là một vật liệu vật lý chứa thông tin. Thông tin mới được tạo được phân phối và có thể được lưu trữ trong các phương tiện lưu trữ, in, phim, từ tính và quang học và được nhìn thấy hoặc nghe thấy trong bốn luồng thông tin (i) điện thoại; (ii) đài phát thanh, TV; (iii) Internet; (iv) quan sát trực tiếp. Thông tin kỹ thuật số được lưu trữ trên phương tiện điện tử ở nhiều định dạng ghi lại khác nhau. Một số phương tiện ghi có thể là tạm thời theo thiết kế hoặc theo bản chất. Các hợp chất hữu cơ dễ bay hơi có thể được sử dụng để bảo vệ môi trường hoặc cố tình làm cho dữ liệu hết hạn theo thời gian.

Chuẩn lưu trữ số

Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ICA đã phát triển một số tiêu chuẩn về mô tả lưu trữ bao gồm Mô tả lưu trữ chuẩn quốc tế tổng quát ISAD (G). Chuẩn này được sử dụng cùng với các tiêu chuẩn quốc gia hoặc làm cơ sở cho các quốc gia xây dựng các tiêu chuẩn của riêng họ. Tại Hoa Kỳ, ISAD (G) được triển khai thông qua Mô tả lưu trữ chuẩn nội dung, thường được gọi là DACS. Tại Canada, ISAD (G) được triển khai thông qua Hội đồng lưu trữ với tư cách là Quy tắc mô tả lưu trữ, còn được gọi là RAD.

Lịch sử của lưu trữ

Thực tế cho thấy nhiều tài liệu chính thức ở dạng rất cũ. Các nhà khảo cổ đã phát hiện ra kho lưu trữ của hàng trăm, hàng ngàn, viên đất sét xuât xứ từ niên kỷ thứ ba và thứ hai trước Công nguyên tại các địa điểm như Ebla, Mari, Amarna, Hattusas, Ugarit và Pylos. Những khám phá này là cơ bản để biết bảng chữ cái, ngôn ngữ, văn học và chính trị cổ đại. Người Trung Quốc có nhiều tài liệu lưu trữ tốt, từ cổ đại. Tuy nhiên, chúng đã bị mất, vì các tài liệu viết trên các vật liệu như giấy cói và giấy xuống cấp với tốc độ nhanh hơn, không giống như các bản sao đá của chúng. Tài liệu lưu trữ của các nhà thờ, vương quốc và thành phố từ thời trung cổ tồn tại và thường xuyên giữ trạng thái chính thức liên tục cho đến bây giờ. Chúng là công cụ cơ bản để nghiên cứu lịch sử về các thời đại này.

Xu hướng

Ước tính cao nhất của các nhà nghiên cứu về tốc độ tăng trưởng của thông tin mới được lưu trữ, dạng chưa nén, là hơn 30% mỗi năm. Năm 2002 là khởi đầu của kỷ nguyên số của việc lưu trữ thông tin: thời đại lưu trữ nhiều thông tin trên các thiết bị lưu trữ kỹ thuật số hơn trên các thiết bị lưu trữ tương tự. Năm 1986, khoảng 1% khả năng lưu trữ thông tin của thế giới ở định dạng kỹ thuật số; con số này tăng lên 3% vào năm 1993, lên 25% vào năm 2000 và lên 97% vào năm 2007. Số lượng thông tin lưu trữ kỹ thuật số tăng gấp đôi khoảng ba năm một lần.

Tại Việt Nam

Đã đến lúc doanh nghiệp chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian, tiết kiệm chi phí đào tạo, vận hành và bảo mật thông tin hiệu quả. Do thị trường số hóa dữ liệu lưu trữ là mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam, nên doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp một cách tổng thể chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu. Các doanh nghiệp trong nước tiên phong về số hoá dữ liệu như Lạc Việt, FPT, CMC, MEL, Tinh Vân… cũng đang thực hiện những dự án lớn từ các nguồn học liệu, tài liệu điều tra, chứng từ, dữ liệu mua bán trực tuyến… Từ năm 2000, Lạc Việt đã xử lý quy trình quản lý thư viện cho trung tâm học liệu Huế và Đà Nẵng, đến nay mở rộng đến các thư viện Đồng Nai, Bình Dương. Theo các doanh nghiệp, người ta chưa ý thức được vai trò của lưu trữ số và số hóa tư liệu; năm 2005, người dùng trong nước chủ yếu truy cập các tiện ích từ các Website nước ngoài thì hiện nay thông tin trong nước đã khá phong phú, nhưng đến 2010, IDC Vietnam ước tính, doanh thuê dịch vụ BPO chỉ từ khối doanh nghiệp tại Việt Nam đạt 23.6 triệu đôla Mỹ trong năm.

Tài liệu tham khảo

1. Britannica, Britannica Concise Encyclopedia, Ed. Encyclopedia Britannica, 2006
2. Rotenstreich, Shmuel. “The Difference between Electronic and Paper Documents” (PDF). Seas.GWU.edu. The George Washington University. Truy cập ngày 12 tháng 4 năm 2016.
3. William Inmon. Building the Data Warehouse (2005) John Wiley and Sons, ISBN 978-81-265-0645-3.