Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là hoạt động cung cấp và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích khác nhau của xã hội. Tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ nhằm thỏa mãn nhu cầu sử dụng đa dạng của các tập thể, cá nhân trong xã hội là một trong những chức năng quan trọng của các cơ quan lưu trữ. Cơ quan lưu trữ tham gia hoạt động này bao gồm các Lưu trữ lịch sử như các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu. Ngoài ra, hệ thống lưu trữ các cấp của các cơ quan Đảng Cộng sản Việt Nam cũng thuộc nhóm cơ quan này. Đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ gồm các cơ quan, tập thể, cá nhân có nhu cầu.
Đối với các cơ quan lưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng của ngành lưu trữ nói chung và bộ phận lưu trữ của các cơ quan, tổ chức nói riêng. Các cơ quan lưu trữ có trách nhiệm thực hiện các biện pháp nghiệp vụ như tổ chức khoa học, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và bảo quản an toàn tài liệu để có thể tiến hành khai thác, phục vụ các nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội. Bên cạnh đó, hàng năm, các cơ quan lưu trữ tiến hành rà soát, thông báo Danh mục các tài liệu lưu trữ có dấu chỉ mức độ Mật đã được giải mật theo quy định của pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước.
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu phổ biến của các cơ quan lưu trữ là phục vụ tài liệu lưu trữ tại phòng đọc; Xuất bản các ấn phẩm lưu trữ; Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ; Trich dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ. Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng sâu rộng đã hình thành những hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mới như triển lãm tài liệu lưu trữ bằng công nghệ thực tế ảo, phòng đọc tài liệu lưu trữ ảo…
Đối với các đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ, hoạt động của họ là thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ, đối chiếu với các nguồn thông tin khác nhau để xác minh độ tin cậy, cuối cùng sử dụng những thông tin này vào các mục đích chính đáng khác nhau. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ có nghĩa vụ tuân thủ các quy định pháp lý về chú thích nguồn, về tôn trọng tính nguyên bản, về phí sử dụng cũng như các quy định sử dụng khác. Các mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ phổ biến là phục vụ nghiên cứu khoa học, đặc biệt là nghiên cứu lịch sử; phục vụ hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức; phục vụ việc xác minh, điều tra về một sự kiện, con người và các mục đích khác.
Hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện cần tuân thủ một số nguyên tắc nhất định như nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện, tổng hợp, trong đó nguyên tắc chính trị là nguyên tắc quan trọng nhất. Nguyên tắc chính trị được thực hiện nhằm đảm bảo việc khai thác và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ không xâm phạm đến lợi ích của Đảng và Nhà nước, của quốc gia, dân tộc. Nguyên tắc lịch sử yêu cầu đối tượng sử dụng cần phân tích hình thức và nội dung thông tin trong tài liệu lưu trữ gắn với thời điểm sản sinh của tài liệu đó. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp đòi hỏi nhìn nhận và đánh giá thông tin từ tài liệu lưu trữ trong mối quan hệ đa chiều và có sự đối sánh với nhiều nguồn thông tin khác nhau.
Hiện nay, tồn tại song song với mục từ “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” là thuật ngữ “Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ” và “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”. Nhìn chung, ba khái niệm này đều giao thoa về nội hàm. Thuật ngữ “Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ” nhấn mạnh đến trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ. Thuật ngữ “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” được sử dụng lần đầu tiên trong Báo cáo chính trị trình Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng Cộng sản Việt Nam (năm 2006), được sử dụng như một chủ trương, đường lối của Đảng về công tác lưu trữ nói chung.
Tài liệu tham khảo[sửa]
- Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990, tr.169;
- Báo cáo chính trị trình Đại hội đại biểu Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ X năm 2006;
- Luật Lưu trữ năm 2011;
- Nguyễn Văn Hàm: Một số vấn đề về lưu trữ - lịch sử và công bố tài liệu lưu trữ, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 2016, tr.316-318.
- Vũ Thị Phụng (Chủ biên): Nghiên cứu, đào tạo lưu trữ học ở Việt Nam – Lịch sử và định hướng phát triển, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 2021, tr.59-61
