Hội họp qua web (hay Hội nghị truyền hình, tiếng Anh Web Conferencing) là hệ thống hỗ trợ nhiều người dùng máy tính liên lạc với nhau cùng một lúc bằng cách sử dụng Webcam qua Internet để tiết kiệm chi phí đi lại.

Thuật ngữ

Về thuật ngữ: hội họp qua web có thể được sử dụng như một thuật ngữ chung cho các loại dịch vụ hợp tác trực tuyến khác nhau bao gồm cả Webcast và các cuộc họp Web ngang hàng. Nó cũng có thể được sử dụng theo nghĩa hẹp hơn để chỉ đề cập đến cuộc họp Web ngang hàng, trong nỗ lực tách nó khỏi các loại phiên hợp tác khác. Thuật ngữ liên quan đến các công nghệ này là không chính xác và không có tổ chức nguồn hoặc tiêu chuẩn nào được thỏa thuận chung để cung cấp một tài liệu tham khảo sử dụng được thiết lập.

Công nghệ

Nói chung, hội họp qua web được thực hiện bởi các công nghệ Internet, đặc biệt là trên các kết nối TCP/IP. Các dịch vụ có thể cho phép liên lạc điểm-điểm thời gian thực cũng như phát đa điểm từ một người gửi đến nhiều người nhận. Nó cung cấp các luồng dữ liệu của tin nhắn dựa trên văn bản, trò chuyện thoại và video để được chia sẻ đồng thời, trên các vị trí phân tán theo địa lý. Các ứng dụng của hội họp qua web bao gồm các (i) cuộc họp; (ii) sự kiện đào tạo; (iii) bài giảng hoặc thuyết trình từ máy tính kết nối Web với máy tính kết nối Web khác.

Các tính năng tiêu biểu

Các tính năng tiêu biểu của hội họp qua web:

• Trình chiếu các trang. hội họp qua web thể hiện các công cụ đánh dấu và một bút trỏ từ xa để thu hút khán giả, trong khi người trình bày thảo luận về nội dung các trang chiếu hình;

• Video trực tiếp hoặc phát trực tuyến. Các thiết bị như Webcam thể hiện chuyển động, máy quay video kỹ thuật số hoặc các tập tin đa phương tiện được chuyển đến khán giả;

• VoIP. Giao tiếp âm thanh theo thời gian thực qua máy tính thông qua việc sử dụng tai nghe và loa;

• Duyệt Web. hội họp qua web sử dụng URL, dữ liệu từ biểu mẫu, cookie, tập lệnh và dữ liệu phiên… cho phép những người tham gia đăng nhập vào Web, điều khiển chuột… Loại tính năng này hoạt động tốt khi thể hiện trang Web nơi chính người dùng cũng có thể tham gia;

• Ghi âm cuộc họp. Hội họp qua web ghi lại hoạt động thuyết trình ở phía máy khách hoặc phía máy chủ để sau này sẽ xem lại hoặc phân phối;

• Bảng trắng có chú thích. Bảng này cho phép người trình bày, người tham dự đánh dấu hoặc đánh dấu các mục trên bản trình bày;

• Trò chuyện qua văn bản. Trao đổi qua văn bản dùng cho các phiên hỏi và trả lời trực tiếp, giới hạn ở những người được kết nối với cuộc họp. Trò chuyện văn bản có thể công khai hoặc riêng tư;

• Thăm dò ý kiến và khảo sát. hội họp qua web cho phép người trình bày đưa ra các câu hỏi với câu trả lời trắc nghiệm tới khán giả;

• Chia sẻ màn hình, chia sẻ ứng dụng. hội họp qua web cho phép chia sẻ (i) màn hình của người trình bày; (ii) ứng dụng phái người trình bày. Một số ứng dụng chia sẻ màn hình cho phép điều khiển máy tính từ xa, cho phép người tham gia thao tác trên màn hình của người thuyết trình, mặc dù điều này không được sử dụng rộng rãi.

Chuẩn về hội họp qua web

Các công nghệ hội họp qua web không được chuẩn hóa, điều này đã làm giảm khả năng tương tác và minh bạch và tăng sự phụ thuộc nền tảng, các vấn đề bảo mật, chi phí và phân khúc thị trường. Năm 2003, IETF đã thành lập một nhóm làm việc để thiết lập một tiêu chuẩn cho hội họp qua web, được gọi là Hội nghị tập trung.

Các mô hình triển khai

Hội họp qua web có sẵn với ba mô hình (i) dịch vụ lưu trữ; (ii) phần mềm; (iii) thiết bị. Một thiết bị, không giống như giải pháp lưu trữ trực tuyến, được cung cấp dưới dạng phần cứng. Nó còn được gọi là hội họp qua web trong nhà, hay tại chỗ. Nó được sử dụng để tiến hành các cuộc họp trực tiếp, đào tạo từ xa hoặc thuyết trình qua Internet.

Hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình là hệ thống thiết bị, bao gồm cả phần cứng và phần mềm, hỗ trợ truyền tải hình ảnh và âm thanh hai chiều giữa hai hoặc nhiều địa điểm từ xa bằng cách kết nối qua đường truyền mạng Internet, WAN hay LAN để đưa tín hiệu của các phòng họp đến với nhau như đang ngồi họp trong cùng một phòng. Ứng dụng của hội nghị truyền hình: Vào những năm 80 của thế kỷ XX, Hội nghị truyền hình đã mở ra một hướng mới cho thế giới trong việc trao đổi thông tin khi các đối tượng cần giao lưu ở các vị trí khác nhau mà không bị cản trở về mặt địa lý. Khác với các phương tiện trao đổi thông tin khác như điện thoại, dữ liệu, Hội nghị truyền hình cho phép mọi người tiếp xúc, nói chuyện với nhau thông qua tiếng nói và hình ảnh trực quan. Việc sử dụng công nghệ hội nghị truyền hình cho việc giao lưu, gặp gỡ, hội nghị, hội thảo, đào tạo, chăm sóc sức khỏe từ xa trong ngành y tế, các lĩnh vực khác đã đem lại lợi ích và hiệu quả kinh tế vô cùng to lớn cho xã hội. Bốn thế hệ của hội nghị truyền hình:

(i) Thế hệ đầu tiên của hệ thống thiết bị hội nghị truyền hình được thực hiện qua mạng kỹ thuật số đa dịch vụ ISDN dựa trên tiêu chuẩn H.230 của Tổ chức ITU;

(ii) Thế hệ thứ hai của hệ thống thiết bị hội nghị truyền hình ứng dụng cho máy tính cá nhân và công nghệ thông tin, và vẫn dựa vào mạng ISDN cùng các thiết bị mã hoá/giải mã, nén/giải nén;

(iii) Thế hệ thứ ba của hệ thống thiết bị hội nghị truyền hình ra đời trên cơ sở mạng cục bộ LAN phát triển rất nhanh và có mặt ở khắp mọi nơi trên thế giới. Hiện nay, công nghệ truyền hình với chất lượng cao sử dụng chuẩn H.230 có tính ưu việt, đã và đang thay thế dần các phương tiện thông tin khác và đã được ứng dụng vào tất cả các ngành kinh tế quốc dân từ quốc phòng, chăm sóc sức khỏe, đào tạo, nghiên cứu khoa học...;

(iv) Thế hệ thứ tư của hệ thống thiết bị truyền hình ra đời từ 2014 trên cơ sở một loạt các tiến bộ vượt bậc về công nghệ thông minh của hãng Trueconf. Nó cho phép áp dụng được chuẩn nén H.264 SVC trong việc truyền nhận dữ liệu, sử dụng công nghệ nhận dạng thông minh.

Tại Việt Nam, Năm 2020, Bộ Thông tin và Truyền thôngtổ chức lễ khai trương giải pháp hội nghị trực tuyến do Liên minh CoMeet gồm 6 thành viên là CMC TS, NetNam, iWay, CyRadar, FDS và DQN cung cấp. Các tính năng đáng chú ý của giải pháp gồm: tổ chức hội họp trực tuyến, không hạn chế số điểm tham gia, chia sẻ màn hình của tất cả các thành viên theo điều phối của người quản trị, trò chuyện riêng qua tính năng Chat, ghi lại nội dung cuộc họp… Đặc biệt, người dùng có thể yên tâm về tính an toàn, bảo mật nhờ mã hóa dữ liệu và chế độ kiểm soát thành viên tham gia họp. Hiện nay, người dùng có thể dễ dàng sử dụng dịch vụ trên tất cả các nền tảng MS Windows, MAC OS, iOS, Android.

Tài liệu tham khảo

1. Britannica, Britannica Concise Encyclopedia, Ed. Encyclopedia Britannica, 2006.
2. Suduc Ana-Maria et als., Exploring Multimedia Web Conferencing, Informatica Economica 13(3), 2009.
3. Byrd, N. (2020). Online Conferences: Some History, Methods, and Benefits. In Right Research: Modelling Sustainable Research Practices in the Anthropocene. Open Book Publishers. https://doi.org/10.7939/r3-q6mq-0004.