Hệ quản lý ấn phẩm (tiếng Anh Publication Content Management System) là hệ thống phần mềm trợ giúp hoạt động biên tập, soạn thảo, chỉnh sửa, công bố, trao đổi nội dung các tài liệu số hóa như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, đồ hình, các ấn phẩm, các trang web, … Mỗi tài liệu được gọi chung là một ấn phẩm và có thể lưu trữ dưới dạng một trang web cá nhân hoặc tập thể trong chế độ riêng tư hoặc được phép chia sẻ kèm theo các quyền truy nhập như chỉ đọc, được đọc và ghi, có bình luận hoặc không bình luận, có thu phí hoặc không.
Ví dụ[sửa]
- Hầu hết các tạp chí khoa học đều cung cấp các phiên bản trực tuyến cho phép người tìm hiểu có thể đọc thư mục, đọc tóm tắt, đọc một phần hoặc toàn phần nội dung các số tạp chí đã xuất bản.
- Mỗi nhà khoa học có thể tự tạo một trang web giới thiệu các kết quả nghiên cứu của bản thân.
- Một tập thể có thể tạo một trang web quản lý việc hoạt động chung theo một dự án.
- Một bản thảo văn kiện quốc gia có thể đặt trên trang web để trưng cầu ý kiến nhân dân.
Các tài liệu có thể được soạn thảo dưới dạng tích hợp (được gọi là đa phương tiện) bao gồm văn bản, đồ họa, ảnh, video, bản đồ, các đoạn mã chương trình máy tính kèm theo các mô phỏng động, …
Chức năng chính[sửa]
Mỗi hệ quản lý ấn phẩm có các nhóm chức năng sau đây:
- Tạo lập ấn phẩm: hệ thống tích hợp các phương tiện soạn thảo, sao chép, scanner, chỉnh sửa, bổ sung các đa phương tiện, chuyển đổi các định dạng.
- Quản lý ấn phẩm: đăng ký thành viên, đăng ký thuê bao, theo dõi truy cập, …
- Lưu trữ ấn phẩm theo các định dạng chuẩn trên các thiết bị có tốc độ truy cập và kinh phí khác nhau.
- Bảo tồn ấn phẩm: định kỳ kiểm soát tính toàn vẹn của ấn phẩm.
- Phân phối ấn phẩm: cung cấp cho người đọc các bản sao hoặc trao đổi ấn phẩm với các tổ chức liên quan.
Nhiều hệ thống có chế độ làm việc tự động mức độ cao như cho phép chủ nhân cập nhật trực tuyến, gián tuyến, chỉnh sửa ấn phẩm tại mọi thời điểm và địa điểm.
Quá trình hình thành và phát triển[sửa]
Những hệ thống quản trị nội dung ra đời vào khoảng những năm 1980 và được phát triển mạnh vào những năm 1990. Cùng với đà phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông, các hệ thống được nâng cấp, bổ sung dần các chức năng như soạn thảo và trình diễn các văn bản đa phương tiện, quản lý thành viên, hội luận từ xa, giảm thiểu thời gian truy nhập, mở rộng phương thức lưu trữ, tăng cường tính bảo mật, khả năng tích hợp hệ thống, tìm hiểu tâm lý người đọc,…
Với sự ra đời của điện toán đám mây, các hệ thống quản lý ấn phẩm được nâng cấp với các khả năng giảm thiểu kinh phí và thời gian khai thác, tăng cường năng lực lưu trữ,…
Hệ quản lý ấn phẩm là một trong các hệ thống có hoạt động kinh doanh cao trong thời đại số hóa "không dùng giấy ". Một xu thế tất yếu là tri thức của nhân loại sẽ được điện tử hóa và mỗi cá nhân trên toàn cầu sẽ hoạt động trong các hệ thống điện tử như chính phủ điện tử, trường học điện tử, kinh doanh và sản xuất điện tử, chăm sóc sức khỏe điện tử, thư giãn và vui chơi điện tử… Các hệ thống này đều được xây dựng trên các tài liệu điện tử với các mức độ lưu trữ và phát triển khác nhau: từ các tệp dữ liệu đến các cơ sở dữ liệu, ngân hàng dữ liệu, kho dữ liệu và mạng dữ liệu và tri thức.
Hiện nay, hầu hết các tạp chí khoa học đều có chế độ công bố trực tuyến trên trang web các công trình đã được phản biện chấp nhận và được hội đồng biên tập thông qua. Thời điểm công bố trực tuyến này được ghi nhận là thời điểm công bố chính thức. Các tác giả sau đó có thể tự in lại công trình của mình theo định dạng do tạp chí đã công bố trực tuyến.
Các thành viên trong các hiệp hội hoặc các nhóm làm dự án, dù ở xa nhau về địa lý, vẫn có thể thường xuyên tham gia trao đổi, biên tập, bình luận hoặc bỏ phiếu về một chủ đề cùng quan tâm thông qua các tiện ích của hệ quản lý ấn phẩm.
Mở rộng ra, các hệ quản lý ấn phẩm cho phép tổ chức các kỳ thi quốc tế trực tuyến qua mạng với hàng trăm thí sinh, dù ở xa nhau về địa lý vẫn có thể gửi bài tới ban tổ chức. Ban tổ chức cũng làm việc trực tuyến, soạn thảo các quy định, cập nhật và chọn đề thi, chấm thi, xếp giải, bỏ phiếu và quyết định về kết quả một cách nhanh chóng và thống nhất.
Các cải tiến nói trên đã đẩy nhanh quy trình làm việc và tiết kiệm khá nhiều trong việc quản lý các hoạt động tập thể trong cách mạng kỹ thuật, đặc biệt là trong bối cảnh dịch bệnh toàn cầu hoặc thiên tai.
Công nghệ nano, quang tử và vi sinh học sẽ là những hứa hẹn tương lai cho lưu trữ các tri thức của nhân loại dưới dạng số hóa. Có thể nói, trong các hoạt động sản xuất của xã hội, thì sản xuất ra của cải vật chất vẫn đòi hỏi người lao động làm việc trực tiếp với nguyên vật liệu. Riêng hoạt động biên tập tài liệu nói chung và ấn phẩm nói riêng thì hoàn toàn có thể tổ chức quản lý trực tuyến qua mạng với nhiều lợi ích đáng kể về thời gian, kinh phí và hiệu quả.
Tài liệu tham khảo[sửa]
- Andreas Mauthe, Peter Thomas (2004). Professional Content Management Systems: Handling Digital Media Assets. John Wiley & Sons. ISBN 978-0-470-85542-3.
- Managing Enterprise Content: A Unified Content Strategy. Ann Rockley, Pamela Kostur, Steve Manning. New Riders, 2003.
- The content management handbook. Martin White. Facet Publishing, 2005.
- Content Management Bible, Bob Boiko. John Wiley & Sons, 2005.
