Quản trị hệ thống thông tin (tiếng Anh Information Systems Administration) là quá trình quản lý các thành phần và các hoạt động của hệ thống thông tin (hệ thống thông tin), hỗ trợ quá trình ra quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin giúp cho việc hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức.

Chức năng

Một trong những vai trò của hệ thống thông tin là chuyển dữ liệu thành thông tin, và chuyển đổi thông tin thành tri thức của tổ chức. Khi công nghệ phát triển, vai trò này đã phát triển thành xương sống của tổ chức, làm cho hệ thống thông tin không thể thiếu đối với hầu hết mọi doanh nghiệp. Việc tích hợp hệ thống thông tin vào các tổ chức đã tiến triển trong nhiều thập kỷ.

Quản trị hệ thống thông tin là ghi lại việc sử dụng và các thay đổi được thực hiện đối với hệ thống thông tin, quản lý tài khoản người dùng và quyền truy cập đối với hệ thống thông tin và giám sát việc vận hành, sử dụng hệ thống thông tin và tổng hợp số liệu thống kê.

Hệ thống thông tin máy tính

Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố hoặc thành phần có liên quan với nhau thu thập (đầu vào), thao tác (xử lý), lưu trữ và cung cấp dữ liệu và thông tin (đầu ra) và có phản ứng khắc phục (cơ chế phản hồi) để đáp ứng một mục tiêu. Cơ chế phản hồi là thành phần giúp các tổ chức đạt được mục tiêu của họ, chẳng hạn như tăng lợi nhuận hoặc cải thiện dịch vụ khách hàng.

Có hai loại hệ thống thông tin chính là hệ thống thông tin thủ công và hệ thống thông tin máy tính. hệ thống thông tin thủ công thực hiện các công việc như xử lý, phân tích dữ liệu bằng tay để hỗ trợ đưa ra các quyết định. Ngày nay, hầu hết các hệ thống thông tin trong các tổ chức, doanh nghiệp đều dựa vào máy tính. Vì vậy, người ta qui ước khi nói hệ thống thông tin tức là nói đến hệ thống thông tin dựa trên máy tính.

Hệ thống thông tin dựa trên máy tính (Computer based Information Systems), gọi tắt là hệ thống thông tin máy tính, là một hệ thống bao gồm phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, truyền thông, con người, và thủ tục được cấu hình để thu thập, thao tác, lưu trữ và chuyển đổi dữ liệu thành thông tin (xt. Hệ thống thông tin).

Với chức năng quản trị hệ thống thông tin, bao gồm quản trị các thành phần và các chức năng của hệ thống thông tin, đòi hỏi người quản trị phải được đào tạo về kỹ thuật và có nhiều năm kinh nghiệm. Các quản trị viên hệ thống thông tin thực hiện giám sát rất nhiều nhiệm vụ liên quan đến hệ thống thông tin, từ chỉ đạo hoặc phối hợp nghiên cứu đến giám sát an ninh mạng hoặc hoạt động Internet. Họ có trách nhiệm điều phối các hoạt động liên quan đến máy tính của tổ chức và đòi hỏi có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Chẳng hạn, phần mềm phải được cài đặt, vá lỗi và nâng cấp; dữ liệu quan trọng phải được sao lưu và khôi phục; khi gặp sự cố phải xác định vấn đề xảy ra, cô lập và giải quyết vấn đề.

Đối với các hệ thống thông tin lớn sử dụng các công nghệ máy chủ, cơ sở dữ liệu, kho lưu trữ và mạng, các quản trị viên sẽ được đào tạo và phát triển kiến thức chuyên môn chuyên sâu trong một lĩnh vực công nghệ, ví dụ như quản trị cơ sở dữ liệu hoặc quản trị mạng. Người quản trị cơ sở dữ liệu là chuyên gia về chi tiết cài đặt, điều chỉnh, cấu hình, chẩn đoán và bảo trì cơ sở dữ liệu. Quản trị viên mạng chịu trách nhiệm về hiệu suất, độ tin cậy và khả năng mở rộng của hệ thống mạng. Để đạt được những mục tiêu này đòi hỏi người quản trị phải hiểu rõ về doanh nghiệp, các dịch vụ đang được cung cấp cũng như bản chất và xu hướng của công nghệ mạng. Đặc biệt, trong thế giới kết nối mạng và công nghệ web ngày nay, các quản trị viên mạng đã chuyển sang hỗ trợ trực tuyến, đảm bảo mạng có thể cung cấp hiệu suất và độ tin cậy để cung cấp thông tin khách hàng, bán hàng, hỗ trợ, và thậm chí cả dịch vụ thương mại trực tuyến thông qua Internet. Công việc của quản trị viên mạng đã trở thành một chức năng quan trọng ảnh hưởng đến nguồn doanh thu của nhiều doanh nghiệp.

Lịch sử hình thành và phát triển

Các hệ thống thông tin được phát triển theo thời gian phù hợp với những yêu cầu liên tục thay đổi của tổ chức, doanh nghiệp.

Trước năm 1960, hệ thống thông tin đóng vai trò rất đơn giản với chức năng chính là xử lý dữ liệu điện tử, cung cấp xử lý giao dịch, lưu trữ hồ sơ và các ứng dụng kế toán truyền thống.

Những năm 1960, một vai trò khác đã được bổ sung vào trong các hệ thống thông tin. Vai trò này là xử lý dữ liệu thành các báo cáo thông tin hữu ích. Do đó, khái niệm hệ thống thông tin quản lý (MIS) ra đời. MIS cung cấp cho các nhà quản lý thông tin họ cần từ việc ra quyết định.

Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) đã được giới thiệu vào những năm 1970, làm cho quá trình ra quyết định trở nên hiệu quả và có giá trị hơn. Nó cung cấp một hỗ trợ tương tác của quá trình ra quyết định quản lý.

Vai trò hỗ trợ chiến lược được thêm vào hệ thống thông tin những năm 1980. Nó cung cấp các hệ thống hỗ trợ khác nhau như điện toán người dùng cuối, hỗ trợ tính toán trực tiếp cho người dùng, hỗ trợ điều hành, thông tin quan trọng cho hệ thống chuyên gia quản lý và tư vấn chuyên gia dựa trên kiến thức cho người dùng.

Từ năm 1990 đến nay, kinh doanh điện tử và thương mại điện tử dựa trên Internet đã trở thành một phần của hệ thống thông tin. Sau này, hệ thống thông tin đã có thể cung cấp hỗ trợ cho kinh doanh điện tử và thương mại điện tử dựa trên Internet. Đây là thời đại của kinh doanh điện tử.

Quản trị hệ thống thông tin là chức năng quan trọng nhất trong các tổ chức, doanh nghiệp. Để đáp ứng các mục tiêu phát triển của tổ chức, việc quản trị hệ thống thông tin nhằm duy trì chất lượng của tổ chức bằng cách lập kế hoạch phát triển và thực hiện quyền kiểm soát đối với hệ thống. Nếu hệ thống thông tin sử dụng không được kiểm soát đúng cách, tính toàn vẹn của dữ liệu tổ chức sẽ bị xâm phạm. Ban quản lý có thể duy trì tốt hơn các hệ thống mà tổ chức của họ sử dụng bằng cách áp dụng các hệ thống đáng tin cậy. Quản trị hệ thống thông tin được ứng dụng trong các tổ chức kinh tế - xã hội, hành chính – tài chính, kinh doanh – thương mại,...

Thông tin ngày càng thể hiện vai trò quan trọng trong sự phát triển của xã hội hiện đại. Do đó, việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý các hệ thống thông tin nói chung và quản trị các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nói riêng luôn là nhu cầu cấp thiết. Việc quản lý các hệ thống thông tin hiện đại không thể tách rời việc sử dụng các thành tựu của công nghẹ thông tin. Thực tế đã chỉ ra các ứng dụng của Công nghệ thông tin và Khoa học máy tính trong các hệ thống quản lý kinh tế - xã hội, hành chính - tài chính, kinh doanh - thương mại... đã thúc đẩy sự hình thành và phát triển lĩnh vực khoa học về hệ thống thông tin. Người quản trị hệ thống không những cần nắm vững kiến thức và kỹ năng về Công nghệ thông tin mà còn phải có những hiểu biết nhất định về bản chất và cơ chế hoạt động của hệ thống quản lý nhằm hỗ trợ ra quyết định một cách kịp thời, chuẩn xác, đáp ứng nhu cầu phát triển của hệ thống.

Ở Việt Nam

Những năm gần đây, các tổ chức rất chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng quy trình nghiệp vụ, tầm nhìn chiến lược, kế hoạch phát triển của tổ chức. Việc quản trị hệ thống thông tin bao gồm quản trị nguồn lực, quản trị tri thức và quy trình nghiệp vụ, đặt trọng tâm là các hệ thống hỗ trợ ra quyết định. Với hệ thống thông tin quản lý, cung cấp thông tin cho công tác quản lý của một tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.

Nhiều cơ sở đào tạo về chuyên ngành Công nghệ thông tin cũng chú trọng và mở rộng việc đào tạo nguồn nhân lực về quản trị hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý. Đây cũng được coi là một lĩnh vực của Công nghệ thông tin nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích của tổ chức.

Người quản trị hệ thống thông tin, các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, người thu thập dữ liệu đều đóng góp các vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng hoặc nâng cấp hệ thống. Những nhân sự này cần được đào tạo chuyên nghiệp, nắm bắt toàn diện và chi tiết về kỹ thuật của hệ thống, tham gia quản trị hệ thống, đánh giá hệ thống và hướng dẫn người dùng nhằm làm cho hệ thống hoạt động hiệu quả và chính xác theo yêu cầu. hệ thống thông tin được thiết kế và quản trị một cách hiệu quả sẽ mang lại cho tất cả các bộ phận chức năng của đơn vị kinh doanh những lợi ích cụ thể. Chẳng hạn, hệ thống hỗ trợ việc ra quyết định trên máy tính có thể giúp các bộ phận chức năng đánh giá loại thông tin cần thiết, tăng cường khả năng hợp tác trong nội bộ tổ chức một cách nhanh chóng. Ngoài ra, hệ thống thông tin hữu hiệu có thể giúp đơn vị kinh doanh cắt giảm chi phí trong nội bộ, đồng thời thúc đẩy việc tạo sự khác biệt, nâng cao chất lượng nhằm thích nghi với nhu cầu và mong muốn của thị trường nhanh hơn. Nhiều nhà quản trị có kinh nghiệm cho rằng: "Dẫn đầu trong quản lý thông tin sẽ tạo lợi thế dẫn đầu thị trường ".

Tài liệu tham khảo

1. Vlado Medakovic, Bogdan Maric (2018), A model of management information system for technical system maintenance, ACTA Technicacorviniensis – Bulletin of Engineering Tome XI.
2. Jan Bergstra, Mark Burgess (2007), Handbook of network and system administration, Elsevier Linacre House, Jordan Hill, Oxford OX28DP, UK
3. Alan Dennis, Barbara H. W, Roberta M. R (2012), System analysis and design 5th Edition, John Wiley & Sons, Inc
4. Hà Quang Thuỵ, Nguyễn Ngọc Hoá, Giáo trình Cơ sở các hệ thống thông tin (2018), NXBĐHQGHN