Một mục từ có thể được đưa vào Bách khoa toàn thư Việt Nam nếu thỏa mãn các tiêu chuẩn tối thiểu được nêu dưới đây.

Chủ đề nổi bật và tách biệt

Mục từ viết về chủ đề nổi bật, xứng đáng được quan tâm, có giá trị cho người đọc trong việc học tập nghiên cứu. Điều kiện cần là phải nhiều nguồn thứ cấp, uy tín, độc lập, đề cập đến chủ đề một cách đáng kể. Điều kiện đủ là chủ đề không vi phạm các quy định khác ở Bách khoa Toàn thư Việt Nam.

Chủ đề nổi bật khi tất cả 5 tiêu chí nêu trên đều thỏa mãn:

1. nhiều: là có từ 2 trở lên
2. thứ cấp: là nghiên cứu, tổng hợp lại từ các thông tin công bố ở nguồn tài liệu gốc về chủ đề.
3. uy tín : là thỏa mãn quy định về nguồn được chấp nhận ở Bách khoa Toàn thư Việt Nam.
4. độc lập: là không công bố bởi những người liên quan đến chủ đề
5. đáng kể: là đề cập trực tiếp trong ý chính hay ở một trong các nội dung lớn của nguồn, với nhiều chi tiết.

Các nguồn được dùng để đánh giá độ nổi bật của chủ đề của một mục từ không nhất thiết xuất hiện trong nội dung mục từ (trong danh sách nguồn tham khảo của mục từ), dù được khuyến khích đưa vào mục từ để làm tăng chất lượng nội dung.