Lưu trữ lịch sử cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ (TLLT) có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan (LTCQ) và từ các nguồn khác. Lưu trữ lịch sử (LTLS) được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào LTLS. LTLS có trách nhiệm trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào LTLS; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT. Các vấn đề thuộc LTLS được quy định trong Luật lưu trữ số 01/2011 do Quốc hội nước Cộng hòa XHCN Việt Nam ban hành.

1. Việc thu thập, tiếp nhận tài liệu vào LTLS được quy định theo ba nhóm: LTLS của Đảng Cộng sản Việt Nam, LTLS của Nhà nước và LTLS sưu tầm TLLT của cá nhân.

1.1. LTLS của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật Lưu trữ 2011 và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam.

1.2. LTLS của Nhà nước bao gồm LTLS ở Trung ương và LTLS ở cấp tỉnh. a. Nguồn thu thập vào LTLS ở Trung ương được quy định gồm tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước VNDCCH và CHXHCN Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước VNDCCH; các cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời CHMNVN và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước.

b. Nguồn thu thập vào LTLS ở cấp tỉnh gồm những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, huyện và đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức được quy định là nguồn thu thập vào LTLS ở Trung ương.

1.3. LTLS sưu tầm TLLT của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận.

2. Thời hạn nộp lưu vào LTLS được quy định mười năm (kể từ năm công việc kết thúc); các đơn vị có tên trong Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào LTLS. Đối với các ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và các ngành khác, TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn phải nộp vào LTLS trong thời hạn ba mươi năm (kể từ năm công việc kết thúc), trừ TLLT chưa được giải mật hoặc TLLT cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.

3. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào LTLS được quy định cho cả hai bên:

3.1. Bên giao (các đơn vị có tên trong Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu) có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào LTLS.

3.2. Bên nhận (LTLS) có trách nhiệm tổ chức nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành ba bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ một bản, LTLS giữ hai bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, LTLS.

4. Việc quản lý TLLT trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản được quy định:

4.1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;

4.2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải được giao nộp vào LTCQ để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định.

4.3. Việc quản lý TLLT sau khi được chỉnh lý được quy định theo hai nhóm:

a. TLLT của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào LTLS được giao nộp vào LTLS có thẩm quyền;

b. TLLT của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào LTLS được quản lý tại LTCQ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ.

5. Việc sử dụng TLLT tại LTLS được thực hiện rộng rãi, trừ những tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.

Tài liệu hạn chế sử dụng là những tài liệu tuy không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, đến quyền lợi hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; TLLT bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế; TLLT đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ. Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng do Bộ Nội vụ ban hành phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của từng thời kỳ. Người đứng đầu LTLS quyết định việc sử dụng TLLT thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.

Việc sử dụng TLLT thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

TLLT không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp tài liệu đã được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; sau bốn mươi năm (kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật); sau sáu mươi năm (kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật).

Tài liệu liên quan đến cá nhân hiến tặng, ký gửi vào LTLS được sử dụng rộng rãi sau bốn mươi năm (kể từ năm cá nhân qua đời), trừ một số trường hợp đặc biệt như việc sử dụng TLLT làm ảnh hưởng đến lợi ích của quốc gia, dân tộc hoặc chưa được người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép. Những tài liệu liên quan đến cá nhân sau sáu mươi năm chưa được giải mật có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Người sử dụng TLLT tại LTLS phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

6. Các hình thức sử dụng TLLT tại LTLS gồm: nghiên cứu tại phòng đọc; xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày TLLT; trích dẫn TLLT trong công trình nghiên cứu; cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ.

7. Việc sao TLLT và chứng thực lưu trữ do LTCQ hoặc LTLS thực hiện bởi người có thẩm quyền. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc LTLS về nội dung thông tin hoặc bản sao TLLT do LTCQ hoặc LTLS đang quản lý. Cơ quan, tổ chức, LTLS sao TLLT, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao TLLT hoặc bản chứng thực lưu trữ.

Người được cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí. Trong các quan hệ, giao dịch, bản sao TLLT và bản chứng thực lưu trữ có giá trị như TLLT gốc.

8. Việc mang TLLT ra khỏi LTLS được quy định cho từng đối tượng:

a. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang TLLT ra khỏi LTLS để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn TLLT đó. Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định việc mang TLLT tại LTLS ra nước ngoài; quy định việc mang TLLT ra khỏi LTLS để sử dụng trong nước.

b. Tổ chức, cá nhân trước khi mang TLLT đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho LTLS nơi đăng ký biết.

c. TLLT tại LTLS, tài liệu của cá nhân đã được đăng ký tại LTLS trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm TLLT.

TLLT tại LTLS là nguồn sử liệu gốc có giá trị về mọi mặt chính trị, khoa học, kinh tế, văn hóa, xã hội, là sở hữu của Nhà nước, thuộc diện đăng ký thống kê tập trung và được Nhà nước bảo quản trong các Kho Lưu trữ nhà nước. Nghiên cứu, khai thác sử dụng TLLT tại LTLS là được tiếp cận dần đến chân lý, tiếp cận gần tới sự thật lịch sử. Vì vậy, những vấn đề thuộc LTLS được quy định trong Luật lưu trữ số 01/2011 do Quốc hội nước Cộng hòa XHCN Việt Nam ban hành chính là cơ sở pháp lý để những người làm công tác lưu trữ thực hiện mục tiêu quan trọng nhất của TLLT đối với các hoạt động của đời sống xã hội, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển, phục vụ cho các mục đích khác nhau của con người và xã hội.

Tài liệu tham khảo

1. Luật Lưu trữ, Nxb Chính trị quốc gia - Sự thật, Hà Nội, 2011.
2. https://hoidap.thuvienphapluat.vn/hoi-dap/4480F-hd-luu-tru-lich-su-duoc-phap-luat-quy-dinh-nhu-the-nao.html
3. Nghị định 111/2004/NĐ-CP hướng dẫn Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia đã được thay thế bởi Luật lưu trữ và được áp dụng kể từ ngày 01/07/2012, https://vanbanphapluat.co/nghi-dinh-111-2004-nd-cp-huong-dan-phap-lenh-luu-tru-quoc-gia
4. Một số nội dung cần quan tâm trong Luật lưu trữ, https://thukyluat.vn/news/khac/mot-so-noi-dung-can-quan-tam-trong-luat-luu-tru-35365.html, (cập nhật ngày 01/05/2012)
5. Xây dựng Luật lưu trữ để phát huy tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với đời sống, https://tks.edu.vn/thong-tin-khoa-hoc/chi-tiet/119/640.