Lưu trữ doang nghiệp lưu trữ các loại tài liệu của các tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh. Hệ thống doanh nghiệp được phân loại theo các tiêu chí dưới đây:

- Theo ngành sản xuất kinh doanh: có doanh nghiệp công nghiệp, doanh nghiệp nông nghiệp, doanh nghiệp lâm nghiệp, doanh nghiệp giao thông vận tải…;

- Theo quy mô: có doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ;

- Theo hình thức sở hữu: có doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp dân doanh (ngoài quốc doanh). Luật Doanh nghiệp quy định doanh nghiệp nhà nước là doanh nghiệp trong đó nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ;

- Theo nguồn gốc vốn đầu tư: có doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 cho phép thành lập và hoạt động của các loại hình doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, bao gồm: Doanh nghiệp nhà nước, Doanh nghiệp tư nhân, Công ty (TNHH, cổ phần, hợp danh), Nhóm công ty (Công ty mẹ-công ty con, Tập đoàn KT, các hình thức khác), DN có vốn nước ngoài (Liên doanh, 100% vốn nước ngoài, Hợp tác xã.

Trong quá trình hình thành, hoạt động và sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đã sản sinh ra khối lượng lớn các loại hình tài liệu khác nhau, trong số đó có nhiều tài liệu có giá trị được lưu giữ và bảo quản trong các kho lưu trữ của Doanh nghiệp. Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng, không những là phương tiện, công cụ, thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành, sản xuất kinh doanh, thanh tra, kiểm tra của riêng các DN, mà còn là những bằng chứng xác thực chứng minh vị trí, vai trò và đóng góp to lớn của các doanh nghiệp vào sự phát triển của đất nước nói chung.

Khác với các cơ quan quản lý nhà nước có thành phần tài liệu chủ yếu là tài liệu quản lý hành chính, trong các DN, chiếm đa số là các loại tài liệu mang đặc thù chuyên môn, nghiệp vụ riêng của mỗi ngành, mỗi lĩnh vực, trong đó bao gồm tài liệu quản lý hành chính, tài liệu kinh doanh, các văn bản giao dịch và hệ thống tài liệu kế toán.

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp, tùy theo loại hình, trong các doanh nghiệp thường hình thành những loại tài liệu phổ biến như sau:

- Điều lệ công ty, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; Quy chế quản lý nội bộ của công ty; Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm…;

- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

- Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị đối với Công ty cổ phần, Công ty TNHH hai thành viên trở lên; Các quyết định khác của công ty;

- Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán độc lập;

- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm.

- Các loại tài liệu phản ánh mọi lĩnh vực hoạt động quản lý, điều hành, sản xuất, kinh doanh của DN như các loại hồ sơ về chiến lược, kế sách phát triển; kế hoạch, báo cáo dài hạn, ngắn hạn v.v…

Luật pháp nhà nước Việt Nam thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ của tất cả các pháp nhân và thể nhân.Vì vậy, các doanh nghiệp có quyền chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài liệu lưu trữ như một phần tài sản của mình để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và lợi ích của doanh nghiệp theo luật định.

Tài liệu tham khảo

1. Nguyễn Thị Kim Bình: Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Việt Nam, luận án Tiến sĩ Lưu trữ học, MS: 62.32.24.01, Đại Học Khoa học Khoa học và Xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2016;
2. Nguyễn Văn Báu, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn:Ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa khoa học của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp, https://vcgate.vnu.edu.vn/articles/y-nghia-thuc-tien-va-y-nghia-khoa-hoc-cua-tangày 20.12.2020;
3. Chính phủ (2013), Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, Trang thông tin Chính phủ điện tử (http://vanban.chinhphu.vn/);
4. Quốc hội (2011),Luật số 01/2011/QH13 ngày 11//11/2011 Luật Lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia – Sự thật, HN, 2011, Tr.:12- 13;
5. Quốc hội (2005), Luật số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 Luật Doanh nghiệp. Cơ sở dữ liệu văn bản QPPL của Bộ Tư pháp (http://moj.gov.vn/vbpq/).