Lưu trữ cơ quan là một thuật ngữ chuyên ngành lưu trữ được tập hợp trong “Từ điển thuật ngữ lưu trữ các nước xã hội chủ nghĩa”. Matxcơva, 1982.

Lưu trữ cơ quan (hay còn gọi là lưu trữ hiện hành) là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ văn thư cơ quan và các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.

Lưu trữ cơ quan là nơi lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan trong thời gian mười năm đối với các cơ quan, tổ chức ở trung ương và năm năm đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương. Sau thời gian đó, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ chọn lọc những tài liệu có ý nghĩa lịch sử để nộp vào Lưu trữ lịch sử. Đối với những ngành tài liệu lưu trữ có giá trị hiện hành kéo dài như: ngoại giao, quốc phòng, an ninh, khí tượng thuỷ văn… thì thời hạn lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan sẽ quy định riêng sau khi có sự bàn bạc thống nhất giữa cơ quan có tài liệu và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, (vào khoảng 30 năm).

Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá trình hình thành và phát triển sẽ sản sinh ra một khối lượng tài liệu của cơ quan, tổ chức đó, gọi là Phông lưu trữ cơ quan. Về điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan: Cơ quan tổ chức đó phải hoạt động độc lập: tức là có văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động, có tài khoản riêng, có biên chế riêng, có văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân); Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức phải phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan đó; Lưu trữ cơ quan, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu tra cứu của cơ quan, của ngành trong thời gian lưu trữ hiện hành.

Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ: Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành sau khi công việc đã giải quyết xong của cán bộ công chức trong cơ quan. Lưu trữ cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu; Thu thập, bổ sung những tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân; Những tài liệu lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc sở hữu tư nhân được ký gửi, biếu tặng hoặc nhượng lại cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận những tài liệu đó và bổ sung vào phông lưu trữ cơ quan hoặc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ nộp lưu những tài liệu có giá trị lâu dài, vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử. Việc lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử vào lưu trữ quốc gia được thực hiện theo sự hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Tài liệu tham khảo

1. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990
2. Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2011
3. Viện nghiên cứu toàn toàn Nga về văn bản học và công tác lưu trữ, Từ điển thuật ngữ lưu trữ các nước xã hội chủ nghĩa. Xuất bản lần thứ nhất. Matxcơva, 1982