Vận hành hệ thống thông tin (tiếng Anh Information Systems Operation) là quá trình thực thi tất cả các hoạt động trong hệ thống thông tin (hệ thống thông tin) từ khởi động, đóng hệ thống; quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu; quy trình vận hành ứng dụng; quy trình xử lý sự cố; quy trình giám sát và ghi nhật ký hoạt động của hệ thống.

Vận hành hệ thống thông tin liên quan đến mọi khía cạnh sử dụng hệ thống thông tin mới hoặc nâng cấp hệ thống thông tin trong tất cả các kiểu hoạt động. Việc khai thác các tính năng của hệ thống mới hoặc hệ thống nâng cấp trong quá trình hoạt động có ý nghĩa quan trọng đối với các tổ chức. Với nhu cầu về lượng dữ liệu lớn như hiện nay ở hầu hết các tổ chức, đòi hỏi công nghệ vận hành và bảo trì thông minh. Các công nghệ này giúp nhân viên vận hành và bảo trì tìm ra nguyên nhân của hoạt động bất thường của hệ thống và ngăn ngừa sự cố hệ thống.

Hệ thống thông tin vận hành chính thức phải đáp ứng yêu cầu:

• Tách biệt với môi trường phát triển và môi trường kiểm tra, thử nghiệm;

• Áp dụng các giải pháp an ninh, an toàn;

• Không cài đặt các công cụ, phương tiện phát triển ứng dụng trên hệ thống vận hành chính thức.

Vận hành hệ thống thông tin là trung tâm của bánh xe hệ thống thông tin và đảm bảo các hệ thống, ứng dụng và cơ sở hạ tầng hoạt động theo yêu cầu, đáp ứng các yêu cầu đã được thiết kế. Các nhóm bên trong hoặc bên ngoài có thể cung cấp dịch vụ.

Khi vận hành hệ thống phải đảm bảo kiểm soát sự thay đổi của phiên bản phần mềm, cấu hình phần cứng, quy trình vận hành: ghi chép lại các thay đổi; lập kế hoạch, thực hiện kiểm tra, thử nghiệm sự thay đổi, báo cáo kết quả và phải được phê duyệt trước khi áp dụng chính thức. Có phương án dự phòng cho việc phục hồi hệ thống trong trường hợp thực hiện thay đổi không thành công hoặc gặp các sự cố không có khả năng dự tính trước.

Nhiều tổ chức sử dụng những người có chuyên môn kỹ thuật, các hệ thống máy tính, các hướng dẫn sử dụng và các nguồn tài nguyên cần thiết khác để hỗ trợ việc vận hành hệ thống. Với phần lớn các tổ chức thì chi phí vận hành trong suốt vòng đời của hệ thống lớn hơn nhiều so với chi phí phát triển hệ thống.

Chuyên viên vận hành hệ thống thông tin đảm nhận công việc nâng cao hiệu suất của các hệ thống thông tin. Họ thực hiện khởi động, dừng và vận hành đúng các hệ thống máy tính, hệ thống mạng, băng từ, đĩa từ, máy in,.. và các thao tác lập lịch, bảo trì phần cứng, chuẩn bị đầu vào và đầu ra của hệ thống. Ngoài ra, để đảm bảo vận hành hệ thống còn có nhân viên nhập liệu, nhân viên vận hành mạng cục bộ và chuyên viên vận hành trang web.

Các tổ chức và doanh nghiệp rất coi trọng việc bảo trì vận hành và quản lý tài nguyên phần cứng và phần mềm máy tính. Trong hệ thống vận hành và bảo trì truyền thống, hầu hết công việc quản lý cập nhật yêu cầu thao tác thủ công. Khi số lượng các thiết bị phần cứng và phần mềm tăng lên thì việc vận hành và bảo trì công nghẹ thông tin trở nên phức tạp hơn và cần đầu tư một lượng lớn nhân lực. Ngoài ra, do thiếu cơ chế cảnh báo lỗi nên nhân viên vận hành và bảo trì có thể thực hiện bảo trì sau khi xảy ra sự cố hoặc hỏng hóc. Việc này có hiệu quả thấp và trạng thái vận hành, bảo trì bị động trong thời gian dài, các trục trặc của hệ thống không được phát hiện và xử lý kịp thời. Do các ứng dụng công nghẹ thông tin ngày càng phát triển, dữ liệu vận hành và bảo trì tăng theo cấp số nhân, đòi hỏi cần tự động duy trì một lượng lớn dữ liệu. Việc vận hành và bảo trì truyền thống không thể đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh hiện tại. Vận hành và bảo trì thông minh ra đời có thể tự động xử lý sự cố hệ thống, giúp nhân viên vận hành và bảo trì được giải phóng khỏi công việc cồng kềnh và lặp đi lặp lại, đồng thời dành tâm sức cho việc phân tích rủi ro và xử lý lỗi. Điều này có thể giảm chi phí bảo trì hệ thống thông tin đến một mức độ nhất định và cải thiện tốc độ xử lý lỗi. Hơn nữa, hệ thống vận hành và bảo trì thông minh có thể thiết lập các mô hình dự đoán thông qua phân tích dữ liệu, học máy và các công nghệ khác, dự đoán trước một số vấn đề cụ thể, nắm bắt khách quan và chính xác các biểu hiện trước khi sự cố xảy ra, chủ động dự đoán lỗi, tránh rủi ro một cách hiệu quả và nâng cao hiệu quả của nhân viên vận hành và việc sử dụng dữ liệu. Trạng thái làm việc của nhân viên vận hành đã chuyển từ thụ động sang phòng ngừa chủ động, có thể ngăn chặn sự cố hệ thống theo một số lượng lớn dữ liệu, do đó nâng cao khả năng giám sát lỗi và cảnh báo rủi ro của hệ thống.

Trong hệ thống vận hành và bảo trì thông minh hiện có, việc sử dụng dữ liệu vẫn chưa đủ và phương pháp dự đoán để phát hiện tính ổn định của dữ liệu không hoàn hảo. Trạng thái hoạt động của một số doanh nghiệp hoàn toàn khác nhau vào ngày thường và ngày nghỉ, trong khi hệ thống hiếm khi phân biệt giữa dữ liệu được tạo ra vào ngày trong tuần hay ngày nghỉ trong quá trình phân tích dữ liệu vận hành và bảo trì đã qua. Ngoài ra, khi phân tích dữ liệu, hệ thống hiếm khi thu thập dữ liệu theo thời điểm và chủ yếu khai thác các quy tắc vận hành và bảo trì theo luật dữ liệu thu được tại một thời điểm nhất định.

Phạm vi vận hành của các hệ thống thông tin sẽ khác nhau, tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và bối cảnh kinh doanh của nó (nghĩa là, các ngành khác nhau sẽ yêu cầu các loại hỗ trợ hệ thống thông tin khác nhau) nhưng thông thường sẽ bao gồm quản lý phần cứng và phần mềm, quản lý công suất, lập lịch công việc, quản lý dữ liệu, quản lý hiệu suất hệ thống và hỗ trợ người dùng. Điểm khởi đầu đối với bất kỳ đánh giá viên nào là hiểu phạm vi và các dịch vụ đang sử dụng. Hệ thống thông tin đóng vai trò rất lớn trong việc nâng cao hiệu suất cho các tổ chức, doanh nghiệp, do vậy yêu cầu về các kỹ năng kỹ thuật vận hành hệ thống thông tin đòi hỏi ngày càng cao. Các tổ chức có quy mô vừa và lớn đều có một đơn vị chức năng chuyên về hệ thống thông tin, thường được gọi là phòng hệ thống thông tin hoặc phòng công nghẹ thông tin. Đơn vị này chịu trách nhiệm cung cấp, vận hành và duy trì hệ thống thông tin trong tổ chức. Với xu thế hiện nay, vai trò của phòng hệ thống thông tin đã được mở rộng từ một đơn vị phát triển sản phẩm và quản lý vận hành thành một đơn vị cung cấp dịch vụ hệ thống thông tin. Nhân viên phòng hệ thống thông tin được phân loại thành ba lớp theo vai trò: chuyên viên vận hành, chuyên viên phát triển hệ thống và chuyên viên hỗ trợ. Ngoài ra, các chức danh nghề nghiệp hệ thống thông tin điển hình gồm: quản trị mạng, chuyên viên khoa học dữ liệu, giám đốc thông tin, giám đốc an toàn thông tin, hoặc làm việc tại các doanh nghiệp tư vấn. Nhu cầu về nguồn nhân lực hệ thống thông tin được Hiệp hội hệ thống thông tin thế giới và Học viện Kinh doanh và Công nghệ thông tin tại trường Kinh doanh Fox thuộc Temple University (Mỹ) khảo sát vào năm 2013 (năm 2015) từ 48 (30) trường đại học và hơn 1200 (1300) sinh viên tại Mỹ cho thấy: 78% (80%) sinh viên hệ thống thông tin có việc làm ngay khi tốt nghiệp; lương khởi điểm trung bình của cử nhân hệ thống thông tin là gần 58 nghìn USD, Thạc sỹ hệ thống thông tin là gần 68 nghìn USD (cao hơn 17% so với thạc sỹ các ngành kinh doanh tiêu biểu như Kế toán, Tài chính); 76% (75%) sinh viên tốt nghiệp hài lòng với công việc; công nghẹ thông tin, dịch vụ tài chính và dịch vụ/tư vấn kinh doanh là các ngành công nghiệp hàng đầu cho công việc hệ thống thông tin.

Ở Việt nam, các hệ thống thông tin đang được xây dựng, triển khai và vận hành như hệ thống thông tin quản lý giáo dục đại học, hệ thống thông tin thị trường lao động, hệ thống thông tin đất đai, hệ thống thông tin kế toán, …. Vấn đề đảm bảo an toàn hệ thống thông tin cũng được đặc biệt quan tâm. Chính phủ Việt Nam đưa ra qui định về trách nhiệm của đơn vị vận hành hệ thống thông tin (trong Nghị định về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ): 1. Thực hiện xác định cấp độ an toàn hệ thống thông tin theo quy định tại Điều 14 Nghị định này; 2. Thực hiện bảo vệ hệ thống thông tin theo quy định của pháp luật và hướng dẫn, tiêu chuẩn, quy chuẩn an toàn thông tin; 3. Định kỳ đánh giá hiệu quả của các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin, báo cáo chủ quản hệ thống thông tin điều chỉnh nếu cần thiết; 4. Định kỳ hoặc đột xuất báo cáo công tác thực thi bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo yêu cầu của chủ quản hệ thống thông tin hoặc cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành có thẩm quyền; 5. Phối hợp, thực hiện theo yêu cầu của cơ quan chức năng liên quan của Bộ Thông tin và Truyền thông trong công tác bảo đảm an toàn thông tin.

Chi phí vận hành hệ thống thông tin bao gồm chi phí cho nhân sự, phần mềm, vật tư và các tài nguyên như điện cần thiết để chạy hệ thống. Đối với nhiều hoạt động phát triển hệ thống, chi phí vận hành liên tục cao hơn nhiều so với chi phí phát triển hoặc thu hồi. Theo một nghiên cứu của Gatner, chi phí thu hồi hoặc phát triển chỉ vào khoảng 20% tổng chi phí cần cho một hệ thống thông tin mới.

Ở Việt Nam, quy mô kiến trúc hệ thống thông tin của các tổ chức và doanh nghiệp cũng ngày càng mở rộng. Đặc biệt là các tổ chức, doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh khắp cả nước và thậm chí trên thế giới. Sự xuất hiện của kỷ nguyên dữ liệu lớn khiến việc vận hành và bảo trì truyền thống không thể đáp ứng được nhu cầu phân tích dữ liệu. Việc chuyển sang vận hành và bảo trì thông minh có thể làm cho hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả và đáng tin cậy hơn.

Tài liệu tham khảo

1. Effy Oz, Management Information Systems (6th Edition) (2009), Cengage Course Technology, 25 Thomson Place, 
Boston, Massachusetts.
2. Mehdi B., Jafar B., Management information system, challenges and solutions, European Online Journal of Natural and Social Science 2013, vol.2, No.3 (s), pp.374-381
3. Yintie Zhang, Lijun Wang, Research on Analysis method of information system operation discipline (2019), IOP Conference Series: Earth and Environmental Science
4. Hà Quang Thuỵ, Nguyễn Ngọc Hoá, Giáo trình cơ sở các hệ thống thông tin (2018), NXBĐHQGHN.