Nhân sự dự án công nghệ thông tin (tiếng Anh Human resource of Information Technology Project) là người tham gia tổ chức, triển khai và thực hiện dự án Công nghệ thông tin (công nghẹ thông tin). Xây dựng và quản lý nguồn nhân lực dự án công nghẹ thông tin là quy trình tổ chức, quản lý và lãnh đạo đội dự án. Các bước thực hiện bao gồm xác định các yêu cầu về nhân lực của dự án, lựa chọn nhân sự cho dự án, quản lý nhân sự trong quá trình thực hiện dự án và rút nhân sự khỏi dự án. Ngoài ra, việc tạo động lực thúc đẩy đội dự án đáp ứng các mục tiêu của dự án, giảm thiểu xung đột giữa các thành viên cũng là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý dự án và đảm bảo dự án được thực hiện thành công.

Xác định các yêu cầu về nhân lực của dự án: Xác định các yêu cầu về nhân lực của dự án là hoạt động nhằm xác định các yêu cầu về kỹ năng và năng lực của nhân sự, số người cần tham gia dự án. Điều này có thể xác định thông qua các yêu cầu về kỹ năng cứng và kỹ năng mềm của dự án. Kỹ năng cứng là khả năng kỹ thuật có thể đào tạo và có thể đo được. Ví dụ, có khả năng lập trình Java, có kiến thức về các phương pháp thống kê,… Kỹ năng mềm là những năng lực khó đào tạo và rất khó định lượng. Kỹ năng mềm thường là đặc điểm tính cách, khả năng hòa đồng với người khác, sự đồng cảm, thấu hiểu và tính sáng tạo. Tất cả các dự án đều yêu cầu kỹ năng cứng và kỹ năng mềm.

Lựa chọn nhân sự cho dự án: Lựa chọn nhân sự cho dự án là hoạt động lựa chọn những người sẽ làm việc cho dự án. Quá trình lựa chọn có thể bao gồm các nhân sự đang làm việc trong tổ chức sử dụng hệ thống và nhân sự thuê bên ngoài. Việc lựa chọn các nhân sự trong tổ chức cần cân nhắc các yếu tố về chính sách và có thể làm hạn chế khả năng lựa chọn, hạn chế nguồn nhân lực giàu kinh nghiệm trong tổ chức, thời gian và mức độ ưu tiên của dự án. Khi nguồn nhân lực bên trong tổ chức không đáp ứng đủ cho dự án thì dự án sẽ cần thuê thêm nhân lực bên ngoài. Quy trình thuê nhân sự trường được thực hiện theo trình tự: viết bản mô tả vị trí công việc cần thuê, gửi cho công ty tuyển dụng hoặc quảng bá trên trang web của công ty, phân tích lý lịch của các ứng cử viên, thực hiện phỏng vấn và cuối cùng là quyết định lựa chọn thuê ai.

Quản lý nhân sự dự án: Người quản lý dự án có ba nhiệm vụ chính trong suốt quá trình quản lý dự án. Nhiệm vụ thứ nhất là lựa chọn các cá nhân tham gia dự án để thành lập đội dự án. Nhiệm vụ thứ hai là cung cấp các nguồn lực và động lực để đội dự án có thể thực hiện tốt các hoạt động trong dự án. Nhiệm vụ thứ ba là phải đảm bảo các thành viên đội dự án không những đạt được các kỹ năng và năng lực để hoàn thành dự án mà còn có thể có các cơ hội nghề nghiệp mới hay cơ hội phát triển bản thân. Một nhà quản lý giỏi là người có khả năng quản lý tốt con người.

Rút nhân sự khỏi dự án: Khi dự án sắp hoàn thành, nhà quản lý dự án cần phải thực hiện quá trình điều chuyển thành viên của đội dự án sang dự án hay nhiệm vụ khác. Ban quản lý dự án phải đảm bảo sao cho các công việc trong dự án được nhận thức đúng mức và không bị phân tán bởi sự thay đổi về nhân sự trong dự án.

Lập kế hoạch nhân sự dự án: Để lập được bản kế hoạch nhân sự cho dự án, nhà quản lý sẽ phải xác định số lượng nhân viên trung bình cần thiết cho dự án bằng cách lấy tổng số nguồn lực nhân sự cần cho dự án (tính theo tháng) chia tổng số tháng cần hoàn thành. Ví dụ, để hoàn thành một dự án cần 60 nhân lực trong 12 tháng thì đội dự án cần có trung bình 05 nhân viên làm toàn thời gian. Tiếp theo, nhà quản lý dự án lập kế hoạch nhân sự bao gồm các nhiệm vụ cần thiết và cấu trúc báo cáo rồi lựa chọn và giao nhiệm vụ cho từng thành viên trong dự án. Một người có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ trong dự án.

Tạo động lực cho đội dự án: Tạo động lực làm việc cho các thành viên để dự án thành công cũng là một nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý. Động lực được coi là yếu tố ảnh hưởng số một đến hiệu suất làm việc của con người nhưng tuy nhiên việc xác định cách để tạo được động lực cho thành viên là một việc rất khó. Việc thưởng tiền thường xuyên cho nhân viên sẽ không tạo được động lực làm việc lâu dài cho họ. Trong trường hợp dự án đã trả lương công bằng cho mọi thành viên, các nhân viên kỹ thuật trong đội dự án thường có nhiều động lực hơn nếu họ được công nhận về thành tích, trách nhiệm của họ đối với dự án, có cơ hội thăng tiến hoặc học tập các kỹ năng mới. Nhà quản lý không nên đưa ra các thời hạn không thực tế, bỏ qua các nguồn lực tốt, tạo ra sản phẩm kém chất lượng, ai cũng được thưởng như nhau, đưa ra quyết định quan trọng khi không có sự tham gia của các thành viên, duy trì điều kiện làm việc không tốt để duy trì động lực làm việc cho nhân viên.

Xử lý xung đột: Giảm thiểu xung đột giữa các thành viên trong nhóm cũng là một công việc cần thực hiện trong dự án. Sự gắn kết của nhóm đóng góp nhiều vào năng suất làm việc hơn là năng lực hay kinh nghiệm cá nhân của các thành viên dự án. Xác định rõ ràng các nhiệm vụ và yêu cầu các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về công việc của họ là cách tốt nhất để giảm thiểu các xung đột tiềm ẩn. Nhà quản lý dự án cũng có thể giảm thiểu xung đột bằng cách đề ra quy định trong dự án như khi nào nhóm dự án làm việc, khi nào các cuộc họp nhân viên được tổ chức, cách đội dự án giao tiếp với nhau và các thủ tục cập nhật kế hoạch làm việc khi các nhiệm vụ được hoàn thành

Tài liệu tham khảo

1. Adolfo Villafiorita, Introduction to Software Project Management, CRC Press (2014).
2. Alan Dennis, Barbara Wixom, Roberta M. Roth, System Analysis and Design. Wiley, 7th edition (2018).
3. Curtis Cook, Just Enough Project Management, McGraw-Hill Education, 2004.