Bảo trì hệ thống thông tin (tiếng Anh information system maintenance) là hoạt động liên quan đến việc đảm bảo cho hệ thống thông tin hoạt động liên tục với các thao tác xử lý dữ liệu, các chức năng của hệ thống theo yêu cầu của người dùng, các yêu cầu bên ngoài từ các đối tác khác. Quá trình giám sát, đánh giá và sửa đổi hệ thống thông tin hiện có để thực hiện các cải tiến cần thiết hoặc mong muốn có thể được gọi là bảo trì hệ thống thông tin. Kết quả thu được từ quá trình đánh giá giúp tổ chức xác định xem hệ thống thông tin của mình có hiệu lực và hiệu quả hay không. Do đó, bảo trì hệ thống thông tin là hoạt động quan trọng với cá nhân, nhóm và tổ chức. Các cá nhân có thể sử dụng Internet, nhà cung cấp máy tính và các công ty bảo trì độc lập; các tổ chức thường có nhóm nhân viên bảo trì chuyên dụng.

Quá trình bảo trì có thể đặc biệt khó khăn với các hệ thống cũ, phần mềm cũ đã được vá và nâng cấp nhiều lần. Trong nhiều trường hợp, việc chuyển đổi sang một chương trình, ứng dụng mới là ít tốn kém hơn so với việc sửa chữa và duy trì một hệ thống vốn có, chi phí bảo trì hệ thống vốn có có thể lên đến 50% tổng chi phí hoạt động của hệ thống.

Bảo trì hệ thống thông tin là một hoạt động liên tục, bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như loại bỏ lỗi và thiết kế chương trình, cập nhật tài liệu và dữ liệu thử nghiệm, cập nhật hỗ trợ người dùng. Việc bảo trì có thể thực hiện theo cấp độ (phần cứng, phần mềm và tài liệu) và theo các lớp khác nhau (dự đoán, phòng ngừa, sửa chữa và tiến hóa). Khi nói đến các cấp độ bảo trì, cần phân biệt theo các yếu tố của hệ thống thông tin mà các nhiệm vụ bảo trì sẽ được thực hiện. Khi nói đến các lớp bảo trì, tức là đề cập đến các thời điểm khác nhau khi các nhiệm vụ bảo trì được thực hiện (dự đoán, phòng ngừa, sửa chữa và tiến hóa).

Cấp độ

Việc bảo trì hệ thống thông tin có thể được phân loại theo cấp độ:

• Bảo trì phần cứng: là bảo trì các thành phần vật chất làm nên hệ thống như: máy tính, thiết bị ngoại vi, … Mục đích là giữ cho thiết bị hoạt động bình thường mà không thay đổi chức năng của nó. Theo truyền thống, khía cạnh bảo trì hệ thống này đã được đề cập trong các hợp đồng bảo trì với các nhà sản xuất thiết bị.
• Bảo trì phần mềm: là nhóm nhiệm vụ nhằm đảm bảo hoạt động tốt của phần mềm của hệ thống và tính toàn vẹn của dữ liệu được lưu trữ. Một số nhiệm vụ bảo trì phần mềm phổ biến như: cấu hình và cập nhật hệ điều hành; bảo trì cơ sở dữ liệu; bảo vệ, phát hiện và làm sạch phần mềm độc hại (vi rút, trojan, phần mềm gián điệp, v.v.) có thể tìm thấy trên máy tính; kiểm soát giấy phép phần mềm thương mại. Chi phí bảo trì trong suốt thời gian hữu dụng của ứng dụng thường gấp đôi chi phí phát triển.

Quy trình bảo trì phần mềm bao gồm ba bước:

• Hiểu phần mềm sẽ được sửa đổi và xác định mục tiêu bảo trì.
• Sửa đổi các thành phần thích hợp của hệ thống ứng dụng mà không ảnh hưởng xấu đến phần còn lại của hệ thống
• Kiểm tra và xác nhận các thành phần đã sửa đổi, cũng như toàn bộ hệ thống

Ngoài ra còn có các loại bảo trì sau:

• Bảo trì tài liệu: Tài liệu của một hệ thống thông tin có nhiệm vụ thu thập thông tin về các đặc tính kỹ thuật và cách sử dụng của các thành phần hệ thống và hệ thống nói chung. Việc bảo trì tài liệu sẽ đảm bảo tài liệu được cập nhật và có sẵn để sử dụng.

Cũng có thể phân loại bảo trì hệ thống thông tin theo lớp:

• Bảo trì sửa chữa: loại bỏ các lỗi trong một chương trình, mà xuất hiện trong hệ thống thông tin do lỗi thiết kế hoặc các giả thuyết sai. Do đó, loại bảo trì này khắc phục các lỗi được phát hiện trong quá trình hoạt động.
• Bảo trì thích ứng: các chức năng của chương trình được thay đổi để hệ thống thông tin thỏa mãn nhu cầu thông tin của người sử dụng. Loại bảo trì này là cần thiết vì những thay đổi về tổ chức có thể bao gồm: thay đổi các thủ tục tổ chức; thay đổi mục tiêu, chính sách tổ chức; thay đổi hình thức; thay đổi nhu cầu thông tin của người quản lý; thay đổi về kiểm soát hệ thống và nhu cầu bảo mật, v.v.
• Bảo trì hoàn thiện: bổ sung các chương trình mới hoặc sửa đổi các chương trình hiện có để nâng cao hiệu suất của hệ thống thông tin. Loại bảo trì này được thực hiện để đáp ứng nhu cầu bổ sung của người dùng có thể do những thay đổi bên trong hoặc bên ngoài tổ chức. Những thay đổi bên ngoài chủ yếu là những thay đổi về môi trường, có thể làm cho hệ thống thông tin hoạt động kém hiệu quả. Những thay đổi về môi trường này bao gồm: thay đổi trong chính sách của chính phủ, luật pháp, v.v.; các điều kiện kinh tế và cạnh tranh; công nghệ mới.

Xu thế

Bảo trì hệ thống thông tin ngày càng trở nên quan trọng. Các tổ chức phụ thuộc nhiều vào công nghệ thông tin đã nhận ra rằng đầu tư đúng đắn vào bảo trì có thể đồng nghĩa với việc tiết kiệm trong trung và dài hạn. Trước đây, khi hệ thống máy tính và máy chủ trong một tổ chức được duy trì riêng lẻ thì việc bảo trì phức tạp, tốn kém về chi phí và thời gian. Ngày nay, chức năng bảo trì được thực hiện tự động, sử dụng các công cụ và phần mềm bảo trì tập trung. Một số nhà cung cấp đã phát triển các công cụ để giảm bớt gánh nặng bảo trì phần mềm. Ví dụ RescueWare của Relativity Technologie có thể chuyển đổi mã thế hệ thứ ba như COBOL sang mã đối tượng C++, Java, Visual Basic có tính bảo trì cao hơn.

Để giảm bớt thời gian và chi phí cho bảo trì, các tổ chức cũng cần chú trọng đến giai đoạn thiết kế hệ thống thông tin. Nếu thiết kế chương trình có cấu trúc, đảm bảo tính linh hoạt, làm tài liệu rõ ràng và đầy đủ, sử dụng tốt các công cụ phát triển hệ thống sẽ giảm được chi phí và thời gian đáng kể cho việc bảo trì.

Bảo trì hệ thống thông tin được thực hiện trong tất cả các tổ chức, doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn để đảm bảo các hoạt động của hệ thống duy trìđược chất lượng và sự phát triển của tổ chức. Do kỳ vọng của khách hàng ngày càng tăng, cuộc chiến để tồn tại trong thị trường hiện tại và những tiến bộ công nghệ, sửa đổi và thực hiện các chiến lược mới là rất quan trọng trong việc duy trì tính bền vững và duy trì tính cạnh tranh. Mọi doanh nghiệp cạnh tranh cần liên tục nâng cao và quản lý các giải pháp công nghệ thông tin đã được phát triển để luôn phù hợp và đáp ứng nhu cầu thay đổi của người dùng.

Các hệ thống thông tin hoạt động đều cần được bảo trì nhằm giúp hệ thống liên tục đáp ứng các yêu cầu của tổ chức và người dùng. Việc phát triển và bảo trì hệ thống thông tin được ứng dụng mạnh mẽ cho phép các tổ chức quản lý hiệu quả các ứng dụng của họ thông qua các giải pháp tùy chỉnh. Do đó, các tổ chức có được nhiều lợi thế của việc phát triển và bảo trì ứng dụng mang lại. Nhu cầu phát triển ứng dụng tùy chỉnh luôn ở mức cao nên các giải pháp hỗ trợ nhu cầu kinh doanh của các tổ chức có khả năng mở rộng, bảo mật và dễ bảo trì. Bằng cách tận dụng các kỹ thuật bảo trì đã được kiểm chứng và cải tiến các giải pháp công nghệ thông tin, các tổ chức không chỉ cải thiện được hiệu suất ứng dụng mà còn đảm bảo tính liên tục và giá trị lâu dài của doanh nghiệp. Các dịch vụ phát triển ứng dụng end-to-end trên một số mô hình tương tác giúp hỗ trợ phát triển, thử nghiệm, triển khai, bảo trì và nâng cao các hệ thống công nghệ thông tin cũ và mới. Các dịch vụ tiếp thị, chăm sóc sức khỏe, truyền thông, thương mại điện tử, sản xuất và dịch vụ tài chính cũng như các phương pháp đảm bảo chất lượng trên nhiều mô hình vòng đời hệ thống cũng hỗ trợ phát triển và mở rộng các ứng dụng thực tiễn.

Ở Việt Nam, những năm gần đây cũng rất chú trọng đến vấn đề bảo trì hệ thống thông tin trong các tổ chức, doanh nghiệp lớn. Nhiều kỹ thuật bảo trì hiện đại đã được áp dụng như: giám sát tình trạng hoạt động, đánh giá rủi ro, phán đoán rủi ro, phân tích các hư hỏng có thể xảy ra, nguyên nhân và cách pḥòng tránh. Ngân hàng Nhà nước ban hành Thông tư 18/2018/TT-NHNN qui định về quản lý bảo trì hệ thống thông tin nhằm đảm bảo an toàn hệ thống thông tin trong hoạt động ngân hàng. Nhiều công ty cung cấp các dịch vụ bảo trì hệ thống thông tin định kỳ (như CDC, DCV), hay cung cấp các phần mềm bảo trì (như IZISolution), bảo trì hệ thống mạng, bảo trì hệ thống máy tính, bảo trì hệ thống công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp (như DTSS).

Thực hiện bảo trì một cách phù hợp giúp giảm chi phí vòng đời phát triển và đảm bảo hoạt động hiệu quả của hệ thống. Tầm quan trọng ngày càng tăng của việc bảo trì các hệ thống kỹ thuật trong thập kỷ cuối của thế kỷ XX và đầu thế kỷ XXI liên quan đến quá trình tự động hóa, máy tính hóa và robot hóa trong tất cả các lĩnh vực công nghiệp và các yêu cầu về độ tin cậy của hoạt động của các hệ thống thông tin như một điều kiện tiên quyết cho khả năng cạnh tranh của tổ chức. Trong một số ngành công nghiệp từ lâu đã có số lượng nhân viên bảo trì lớn hơn số lượng nhân viên sản xuất, đồng thời với trình độ kiến thức kỹ thuật chuyên nghiệp cao hơn.

Theo thời gian, vai trò của bảo trì trong lĩnh vực sản xuất ngày càng trở nên quan trọng. Thị trường toàn cầu hóa đang buộc các tổ chức phải cạnh tranh không chỉ về chất lượng, chi phí mà còn về công nghệ, giảm thời gian thực hiện, đổi mới, độ tin cậy và ứng dụng Công nghệ Thông tin. Trong thời đại thông tin hiện nay, dữ liệu đã trở thành một trong những nguồn lực quan trọng nhất đối với các tổ chức. Quản lý hiệu quả số lượng lớn dữ liệu là một vấn đề phổ biến trong nhiều ngành công nghiệp.

Bảo trì đã trở nên quan trọng như một chức năng hỗ trợ để đảm bảo tính sẵn có của thiết bị, chất lượng của sản phẩm, thời hạn hoàn thành sản phẩm và an toàn cho hoạt động của hệ thống thông tin. Hiệu quả về chi phí và độ chính xác là hai tiêu chí cơ bản để bảo trì. Giảm chi phí bảo trì có thể làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp, trong khi hành động bảo trì chính xác có thể duy trì hoạt động liên tục và đáng tin cậy của thiết bị. Khi thiết bị đo đạc và hệ thống thông tin trở nên rẻ hơn và đáng tin cậy hơn, bảo trì dựa trên điều kiện trở thành một công cụ quan trọng để vận hành một tổ chức.

Tài liệu tham khảo

1. Vlado Medakovic, Bogdan Maric (2018), A model of management information system for technical system maintenance, ACTA Technica corviniensis – Bull. of Engineering Tome XI.
2. Irikefe Urhuogo, Valerie Vann, Harish C. Chandan (2012), Information Systems Maintenance: The Application of Total Quality Management Construct, Journal of Business Studies Quarterly, 2012, Vol.3, No.3, pp.1-15.
3. Chris Edwards (1984), Information Systems Maintenance: An integrated perspective, MIS Quarterly/December 1984, p. g.237-256.