Ách tắc thông tin

Điểm cát cứ thông tin do rào cản thông tin

Ách tắc thông tin (còn gọi là điểm cát cứ thông tin, điểm tắc nghẽn thông tin; tiếng Anh information silo) là trường hợp một hệ thống quản lý thông tin không thể tự do giao tiếp với các hệ thống quản lý thông tin khác. Giao tiếp tại điểm ách tắc thông tin luôn theo chiều dọc, khiến hệ thống khó hoặc không thể kết nối với các hệ thống bên ngoài. Điểm ách tắc thông tin có thể tồn tại trong nhiều loại hình tổ chức khác nhau từ doanh nghiệp đến các cơ quan nhà nước.

Ách tắc thông tin được tạo ra khi không có niềm tin vào lợi ích của việc chia sẻ thông tin hoặc có động cơ lợi ích trong việc duy trì trạng thái trì trệ. Điểm ách tắc thông tin cũng có thể xảy ra khi một hệ thống dữ liệu không tương thích hoặc bị cô lập với các hệ thống dữ liệu khác. Sự không tương thích này có thể do thiết kế kiến trúc kỹ thuật, kiến trúc ứng dụng hoặc kiến trúc dữ liệu của hệ thống không phù hợp. Tại điểm ách tắc thông tin các bộ phận trong cùng một tổ chức cũng có thể không chia sẻ thông tin hoặc không cho phép trao đổi tri thức thông qua hệ thống thông tin với các bộ phận khác. Đặc biệt, khi các bộ phận khác nhau trong một doanh nghiệp không hướng tới cùng mục tiêu hoặc sử dụng các bộ dữ liệu khác nhau, lãnh đạo doanh nghiệp đó có thể vô tình hay cố ý tạo ra một môi trường không khuyến khích giao tiếp và cộng tác giữa các nhóm.

Một điểm ách tắc thông tin, hoặc một nhóm các điểm như vậy, là một hệ thống quản lý nội bộ, trong đó một hệ thống thông tin hoặc hệ thống con không thể giao tiếp với hệ thống khác. Do đó, thông tin không được chia sẻ và bị cô lập trong mỗi hệ thống hoặc hệ thống con, giống như bị mắc kẹt trong một hầm chứa. Thông tin và dữ liệu có thể có nhiều, chất đống, sẵn có trong điểm ách tắc, nhưng không có tác dụng gì với bên ngoài điểm ách tắc. Điểm ách tắc dữ liệu sẽ là một trở ngại cho các doanh nghiệp muốn khai thác dữ liệu để sử dụng một cách hiệu quả.

Trong quản lý doanh nghiệp, nguồn gốc sâu xa của điểm ách tắc thông tin là các đơn vị trong doanh nghiệp không có cùng hệ thống mục tiêu chiến lược. Trong các doanh nghiệp lớn, điểm ách tắc thông tin có nhiều nguy cơ sinh ra hơn so với doanh nghiệp nhỏ, dẫn tới việc giảm năng suất và ảnh hưởng xấu tới văn hóa doanh nghiệp. Người ta có thể khắc phục điểm ách tắc thông tin bằng cách đưa vào các mục tiêu chung cho các bộ phận, tăng hoạt động kết nối nội bộ và giảm bớt cấu trúc phân tầng. Việc sinh ra các điểm ách tắc thông tin thường phụ thuộc vào số nhân viên, số các đơn vị trong tổ chức, mức độ chuyên môn hóa và số các cơ chế lợi ích đặc thù khác nhau. Nói một cách khác, khi số lượng nhân sự tăng lên, cần hạn chế số lượng các đơn vị thành viên có chính sách đặc biệt, hoặc cần áp dụng các chính sách thống nhất cho các đơn vị này.

Các đặc trưng của ách tắc thông tin bao gồm:

• Phong cách quản lý: Bằng mệnh lệnh từ trên xuống. Cấp trên sử dụng quyền lực thay vì kiến tạo thông qua sự tin cậy và giúp đỡ.
• Cấu trúc tổ chức: Có nhiều tầng theo chiều dọc và quá nhiều tổ chức phình ra theo chiều ngang được sinh ra để duy trì việc kiểm soát thay vì phối hợp.
• Phân công công việc: Chuyên môn hóa quá hẹp, nhàm chán, nhằm tới mục tiêu dễ kiểm soát, thay vì tạo ra thách thức và tưởng thưởng cho các sáng kiến.
• Quan hệ phối hợp quản lý: Trọng tâm là việc đối phó, thường mang tính pháp lý vào các vấn đề nhỏ nhặt và được tích lũy trong quá khứ. Thông tin được sử dụng làm công cụ đối phó, thay vì xây dựng mối quan hệ giúp đỡ lẫn nhau hướng tới mục tiêu chung để vượt qua các vấn đề thực tế.
• Tiêu chuẩn về hiệu quả: Kỳ vọng về hiệu quả được giữ kín trong phạm vi của ban lãnh đạo. Nhân viên trở nên thụ động do không biết chủ động sáng tạo ra sao. Do đó, trong tổ chức sẽ thiếu động cơ học hỏi, cải tiến và không khí thi đua lành mạnh.
• Hệ thống báo cáo: Các đơn vị đều tiêu phí nhiều thời gian để soạn các báo cáo không có nội dung thiết thực và không có ai sử dụng. Một lượng thời gian đáng kể trong việc soạn báo cáo là chuyển đổi và chế tác dữ liệu, và thường dữ liệu không trung thực với các mục đích khác nhau.

Tích hợp quy trình nghiệp vụ (BPI) là việc phối hợp các quy trình nghiệp vụ, sẽ giúp xóa bỏ ách tắc thông tin. Ngược lại xóa bỏ ách tắc thông tin sẽ giúp cho BPI thành công. Để đảm bảo các quy trình nghiệp vụ có thể tự động đáp ứng các mục tiêu cụ thể của mình, BPI sử dụng cách tiếp cận “kiến trúc hướng dịch vụ” (SOA), tập trung vào các quy trình hơn là vào các công nghệ tự động hóa. Kiến trúc hướng dịch vụ (SOA) là một yêu cầu đối với thiết kế phần mềm trong đó việc cung cấp và xử lý thông tin được thiết kế thành các dịch vụ dựa trên một nền tảng chung. Điều đó ứng với việc các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ phải cung cấp thông tin thông qua các hệ thống thông tin.

Sử dụng SOA rộng rãi là cách hiệu quả để khắc phục hậu quả của ách tắc thông tin. Để sử dụng rộng rãi SOA, BPI cần dựa vào kho lưu trữ dữ liệu tập trung. Ở đó dữ liệu và thủ tục được chia sẻ chung cho các ứng dụng trong các lĩnh vực và khu vực địa lý khác nhau. Về bản chất, kho lưu trữ dữ liệu tập trung cho phép các tổ chức xuất dữ liệu của họ sang các cơ sở dữ liệu phân tán và tích hợp dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu phân tán. Dựa trên kho lưu trữ dữ liệu tập trung, có thể xây dựng các hệ thống báo cáo tự động và theo thời gian thực giảm thời gian viết báo cáo và tổng hợp báo cáo. Các tổ chức muốn đạt được khả năng tương tác của các quy trình nghiệp vụ cần bắt đầu bằng việc sử dụng một hoặc nhiều dự án BPI.

Thuật ngữ điểm ách tắc thông tin tiếng Anh là information silo, nguyên nghĩa là “hầm chứa thông tin”, do Phil S. Ensor (1931-2018), giám đốc một công ty tư vấn phát triển tổ chức đề xuất, khi ông suy nghĩ về những thách thức của các tổ chức hiện đại và liên hệ với các hầm chứa ngũ cốc ở nông thôn Illinois quê ông. ách tắc thông tin là một căn bệnh trầm kha và phổ biến trong doanh nghiệp, cản trở sự phát triển của doanh nghiệp, cản trở việc ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số. Ngược lại, ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp cần phát huy tác dụng để xóa bỏ các điểm ách tắc thông tin một cách hiệu quả thông qua tích hợp ứng dụng doanh nghiệp.

Tại Việt Nam, việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số hoặc chính phủ điện tử đều gặp nhiều khó khăn gây ra bởi ách tắc thông tin. Các bộ phận có xu hướng chiếm hữu và cát cứ thông tin để có thể tùy tiện sửa đổi thông tin hoặc giữ quyền lực thông tin. Do đó cấp trên thường nhận được các báo cáo mâu thuẫn và không thể kiểm soát. Việc tích hợp ứng dụng, dữ liệu và thông tin về một kho dữ liệu thống nhất, sẽ góp phần xóa bỏ ách tắc thông tin. Tuy nhiên, cần phải có các quy định mang tính pháp lý để hỗ trợ quá trình tích hợp này. Bên cạnh đó việc quản lý quy trình nghiệp vụ cũng cần được chuẩn hóa để việc tích hợp được suôn sẻ. Bên cạnh đó rào cản về kỹ thuật cũng cho phép các bộ phận tham mưu, bao gồm cả bộ phận kỹ thuật, báo cáo không trung thực với lãnh đạo về việc chuyển đổi số để giữ lợi ích riêng của mình.

Năm 2003, theo thống kê có tới 70% số các dự án tích hợp dữ liệu thất bại. Các chuyên gia đã phân tích các nguyên nhân thất bại và chỉ ra phần lớn các nguyên nhân này không liên quan tới phần mềm và công nghệ. Chủ yếu các vấn đề quản trị là nguyên nhân sâu xa của ách tắc thông tin.

Tài liệu tham khảo

1. Gillian Tett, “The Silo Effect: The Peril of Expertise and the Promise of Breaking Down Barriers”, Simon & Schuster (2015).
2. Gerardus Blokdyk, “Information Silos A Complete Guide - 2020 Edition”, 5STARCooks (2019).
3. Simon, Herbert A, "A Behavioral Model of Rational Choice". The Quarterly Journal of Economics. 69 (1): 99 - 118. doi: 10.2307/1884852
4. M. Themistocleous and Z. Irani “Enterprise Application Integration: An Emerging Technology For Integrating ERP And Supply Chains”, Proceedings of the 10th European Conference on Information Systems, Information Systems and the Future of the Digital Economy, ECIS 2002, Gdansk, Poland, June 6-8, 2002 (2000) 1087-1096.
5. D. S. Linthicum, “Enterprise Application Integration”, Addison-Wesley Professional (2000).