Chia sẻ thông tin hay trao đổi thông tin (tiếng Anh information sharing, information exchange) là việc chuyển thông tin từ người dân hay tổ chức này sang người dân hay tổ chức khác. Chia sẻ thông tin có thể thực hiện hai chiều thông qua các hệ thống điện tử hoặc các hệ thống khác. “Thông tin” trong văn cảnh này có thể được hiểu, bao gồm cả dữ liệu mã hóa và biểu thị thông tin và tri thức, tạo ra từ thông tin. Như vậy chia sẻ thông tin theo nghĩa rộng có thể bao gồm trao đổi dữ liệu và chia sẻ tri thức. Trong thực tế, do có quan hệ chặt chẽ với nhau, các khái niệm chia sẻ thông tin, chia sẻ tri thức và chia sẻ dữ liệu có thể được sử dụng lẫn lộn.

Mục tiêu của chia sẻ thông tin là chia sẻ tri thức. Chia sẻ tri thức là hoạt động quá đó tri thức (bao hàm thông tin, kỹ năng và kinh nghiệm) được trao đổi giữa người, bạn bè, đối tác, gia đình, cộng đồng (chẳng hạn như qua Wikipedia) và bên trong hoặc giữa các tổ chức. Như vậy, chia sẻ thông tin là một trong những mục tiêu quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức.

Con người chia sẻ tri thức thông qua nhiều kênh khác nhau như trò chuyện, họp, buổi học, hội thảo và các phương tiện truyền thông. Các tổ chức đã nhận ra rằng tri thức là một tài sản vô hình có giá trị để tạo và duy trì năng lực cạnh tranh. Các hoạt động chia sẻ tri thức được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý tri thức (KMS). Tuy nhiên công nghệ chỉ là một trong nhiều khía cạnh ảnh hưởng tới việc chia sẻ tri thức trọng tổ chức, như văn hóa, sự tin cậy và động cơ lợi ích trong tổ chức. Việc chia sẻ tri thức là thách thức chính trong việc quản trị tri thức bởi vì có một số thành viên có xu hướng cưỡng lại việc chia sẻ tri thức. Trong thế giới số, các trang web và ứng dụng cho phép chia sẻ tri thức và tài năng giữa các cá nhân và giữa hoặc trong các nhóm. Các cá nhân có thể tìm được những người muốn học hỏi và chia sẻ tài năng của họ để được tưởng thưởng.

Phương thức

Các phương thức chia sẻ tri thức bao gồm:

• Các cộng đồng chuyên gia: Những nhóm người chia sẻ kỹ năng hoặc kinh nghiệm nghề nghiệp, thông thường dưới dạng các nhóm làm việc trong hoặc giữa các tổ chức. Ngày nay, các cộng đồng này có thể phát triển dễ dàng trên mạng thông qua các mạng xã hội chuyên biệt như LinkIn.
• Các cộng đồng cùng quan tâm: Các cá nhân nhóm họp theo hình thức tự nguyện, không có tổ chức, thảo luận thường xuyên các chủ đề khác nhau mà họ quan tâm, trong nhiều trường hợp trên môi trường mạng,
• Nhóm làm việc: Là các nhóm có công việc cụ thể có thể bao gồm các nhóm dự án, chia sẻ tri thức và cùng hướng tới mục tiêu cụ thể như phát triển sản phẩm.
• Cà phê tri thức: Phương thức chia sẻ tri thức sử dụng tổ hợp của các nhóm thảo luận nhỏ trong một cộng đồng lớn, gồm nhiều bàn nhỏ.
• Nhóm chat: Chia sẻ một cách thân thiện sử dụng nền tảng truyền tin tức thời.
• Wikis: Là các khoảng không gian số thu thập và chia sẻ tri thức về các đề tài cụ thể. Dần dần các trang Wiki tích lũy tri thức và tạo ra mạng lưới sử dụng các thư mục để tổ chức và trình bày các chủ để trong các trang wiki.
• Cơ sở tri thức chia sẻ: Bao gồm thông tin và tri thức, có thể tạo lập như trang web, cơ sở dữ liệu, máy chủ tệp, … cho phép nhiều cá nhân tham gia chia sẻ.
• Bản đồ chuyên gia: Danh sách hoặc mạng lưới có tổ chức của các chuyên gia với các kinh nghiệm chuyên ngành. Cung cấp tri thức thông qua các chuyên gia. Như vậy mạng xã hội cũng là một hình thức chia sẻ tri thức

Mức độ

Các mức độ chia sẻ tri thức:

• Tri thức tường minh: đây là loại tri thức về sự vật, khái niệm, có thể dễ dàng xác định, lưu trữ và truy vấn, có thể xử lý dễ dàng trong các hệ quản lý tri thức KMS. Chia sẻ tri thức tường minh có thể thành công nếu có sự kết nối giữ người cung cấp và người nhận tri thức dễ dàng thuận tiện và hệ thống tri thức được phân loại, quản lý tập trung, khuyến khích việc đóng góp của cộng đồng.
• Tri thức ngầm định: đây là loại tri thức về cách thức, thường khó định nghĩa, trao đổi phần lớn dựa trên kinh nghiệm, hành động và tham gia thực hiện. Tri thức ngầm định là nguồn tri thức giá trị dễ dàng đem tới đột phá trong tổ chức. Chia sẻ tri thức ngầm định có thể xảy ra nhờ các hình thức kết nối xã hội khác nhau bao gồm các mạng xã hội và nhóm tri thức.
• Tri thức nhúng: đây là loại tri thức về quy trình, sản phẩm, văn hóa, thói quen, hiện vật và cấu trúc. Tri thức nhúng có thể chia sẻ nhờ những kịch bản, lớp huấn luyện và hoạt động chuyển giao có tổ chức.
• Chia sẻ dữ liệu: phương thức chia sẻ thông tin trong không gian số là chia sẻ dữ liệu chủ yếu là việc công bố dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu khoa học cho nhiều người. Nhiều tổ chức tài trợ, tạp chí khoa học ngày nay yêu cầu các tác giả chia sẻ dữ liệu thô, phương pháp thống kê hoặc mã nguồn. Tuy nhiên, việc chia sẻ dữ liệu khoa học phần lớn là tự nguyện. Trong nhiều trường hợp, việc chia sẻ dữ liệu bị cấm để bảo vệ bản quyền, an ninh quốc gia và quyền riêng tư cá nhân. Chia sẻ dữ liệu cũng có thể bị hạn chế để đảm bảo các cơ quan và nhà khoa học không sử dụng dữ liệu vào mục đích chính trị. Việc chia sẻ dữ liệu cá nhân trong truyền thông xã hội cũng có những hệ quả tiêu cực.

Quản trị tri thức

Chia sẻ thông tin là một phần của quản trị tri thức (KM), là quá trình tạo lập, chia sẻ, sử dụng và quản lý tri thức, thông tin trong doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, nhằm khai thác thông tin-tri thức hiệu quả để đạt được mục tiêu của tổ chức. Nhiều tổ chức có các nguồn lực để quản lý tri thức, thường nằm trong các bộ phận chiến lược, CNTT hoặc quản trị nhân sự.

Quản trị tri thức tập trung vào các mục tiêu của tổ chức như cải thiện hiệu quả công việc, tạo ưu thế cạnh tranh, chia sẻ kinh nghiệm, tích hợp và đổi mới tổ chức. Trao đổi thông tin có lịch sử lâu dài trong công nghệ thông tin. Chia sẻ thông tin truyền thống chỉ là trao đổi dữ liệu giữa người gửi và người nhận. Chia sẻ thông tin trên mạng dựa trên hàng chục giao thức, định dạng thông điệp và tệp. Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là triển khai thành công của trao đổi dữ liệu thương mại bắt đầu từ cuối những năm 1970.

Như là một lĩnh vực được hình thành từ những năm 1990, quản trị tri thức bắt đầu được dạy trong các chương trình quản trị kinh doanh, hệ thống thông tin, khoa học quản lý, thư viện và khoa học thông tin. Các ngành có đóng góp vào quản trị tri thức là truyền thông, khoa học máy tính, y tế công cộng và chính sách công. Hiện đã có một số trường đại học có chương trình thạc sĩ về quản trị tri thức. Năm 1999, xuất hiện thuật ngữ quản trị tri thức cá nhân. Trong doanh nghiệp, các nghiên cứu đã chứng tỏ vai trò của quản trị tri thức trong chiến lược, quy trình và đo. Quản trị tri thức đem lại những lợi ích lớn cho cá nhân và tổ chức nếu được quản trị và triển khai có mục tiêu và phương pháp phù hợp. Thuật ngữ chia sẻ thông tin trở nên phổ biến sau phiên điều trần của Quốc Hội Mỹ về sự kiện 9/11, báo cáo về việc Chính phủ Mỹ thiếu biện pháp đối phó với thông tin về việc tấn công khủng bố có tổ chức vào Trung tâm Thương mại Thế giới ở thành phố New York. Ban điều trần 9/11 đã khuyến cáo thành lập "Môi trường chia sẻ thông tin" dựa trên kết quả của tổ công tác Markle về An ninh Quốc gia trong Thời đại Thông tin.

Ngày 9 tháng 8 năm 2007, Tổng thống Bush đã ký Pháp lệnh “Nước Mỹ tạo cơ hội thúc đẩy Công nghệ, Giáo dục và khoa học xuất sắc” yêu cầu các cơ quan Liên bang cung cấp hướng dẫn, chính sách, quy trình để tạo điều kiện và tối ưu vệc trao đổi dữ liệu mở giữa các cơ quan, cộng đồng và các nhà làm chính sách.

Công cụ

Các công cụ quản trị chia sẻ tri thức bao gồm:

• Document360: Nền tảng để các thành viên dự án tạo ra cơ sở tri thức công cộng hoặc cá nhân.
• Bloomfire: Phần mềm chia sẻ tri thức nền tảng web với AI. Là nền tảng chia sẻ tri thức thông minh, chuyển đổi tri thức sơ khai thành dữ liệu của doanh nghiệp. Phần mềm này giúp loại bỏ ách tắc thông tin, tăng năng suất.
• Collective Knowledge (CK): Khung mã nguồn mở cho quản trị tri thức. CK giúp tổ chức các dự án phần mềm như thành một cơ sở dữ liệu với các thành phần sử dụng lại. Hiện đã có nhiều triển khai của CK dưới dạng các phần mềm của các công ty như Arm, General Motors, IBM, RPi, ACM và MLPerf.
• Confluence: Phần mềm quản lý tri thức trên nền tảng Wiki, có thể dùng để nhóm dự án làm việc từ xa hợp tác và chia sẻ tri thức. Nền tảng này có thể xây dựng, tổ chức và hợp tác trong công việc, ở một chỗ và từ khắp mọi nơi.
• OpenKM: Phần mềm quản trị tri thức mã nguồn mở cho việc quản lý nội dung của doanh nghiệp, còn gọi là hệ thống quản trị tài liệu (DMS). Đây là giải pháp giúp các doanh nghiệp kiểm soát việc tạo ra, lưu trữ, quản lý và phân phối các tài liệu điện tử cùng với các chức năng sử dụng lại thông tin, kiểm soát luồng tài liệu và bảo mật.

Bên cạnh việc chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức trong doanh nghiệp, việc chia sẻ thông tin trong xã hội thông qua các hệ tìm kiếm Google, Bing, Alpha hay Wikipedia có tác dụng chuyển đổi mạnh mẽ đối với kinh tế, chính trị và xã hội.

Xu thế

Hướng phát triển tương lai của chia sẻ dữ liệu là chuyển đổi từ tìm kiếm theo từ khóa hiện nay sang tìm kiếm hiển thị như:

• Chuyển dịch theo cây: Thông tin được sắp xếp theo cấu trúc cây. Cách tìm kiếm này dựa trên tên của nút cây để dự báo những gì có trong nhánh con hoặc nhánh kế tiếp.
• Dò đường theo phân loại: Phân loại học (hoặc bản đồ chủ đề) nghiên cứu phân loại các sự vật hoặc khái niệm, cũng như các nguyên tắc cơ bản của phương pháp phân loại. Trong phần mềm Quản lý Tri thức, việc phân loại thường sử dụng một cấu trúc trực quan thông tin có sẵn bằng cách gắn thẻ thông tin đó với các chủ đề có liên quan và biểu thị chúng dưới dạng thư mục và thư mục con bên trong phân loại. Sau đó, người dùng có thể điều hướng phân loại và chọn chủ đề hoặc kết hợp các chủ đề (tìm kiếm theo từng khía cạnh), để thực hiện tìm kiếm.
• Tìm kiếm đám mây thẻ: Khi dữ liệu văn bản đã được gắn thẻ với các chủ đề nhất định, nó có thể được biểu thị trực quan dưới dạng Đám mây thẻ, trong đó tầm quan trọng của mỗi thẻ được thể hiện dưới dạng kích thước phông chữ và / hoặc màu sắc. Bằng cách này, bạn có thể xác định và chọn các chủ đề nổi bật nhất.
• Tìm kiếm theo bản đồ nhiệt: Việc phân loại thông tin thành các chủ đề tạo điều kiện cho việc hình dung và phân tích luồng thông tin. Tìm kiếm chủ đề kết hợp có thể được trình bày dưới dạng các giá trị trong Ma trận và Bản đồ nhiệt là một biểu diễn đồ họa của dữ liệu đó, được trình bày bằng màu sắc.

Dữ liệu mở

Dữ liệu mở là ý tưởng rằng một số dữ liệu nên được cung cấp miễn phí cho mọi người sử dụng và xuất bản lại theo ý muốn mà không bị hạn chế bởi bản quyền, bằng sáng chế hoặc các cơ chế kiểm soát khác. Dữ liệu mở cũng có thể là dữ liệu liên kết; khi đó, nó là dữ liệu mở được liên kết. Một trong những dạng dữ liệu mở quan trọng nhất là dữ liệu chính phủ mở (OGD), là một dạng dữ liệu mở được tạo ra bởi các tổ chức chính phủ cầm quyền. Tầm quan trọng của dữ liệu chính phủ mở được sinh ra từ việc nó trở thành một phần trong cuộc sống hàng ngày của người dân, cho đến những công việc thường ngày, trần tục nhất dường như xa rời chính phủ.

Ngày 9 tháng 4 năm 2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 47/2020/NĐ-CP về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số bao gồm: quản lý, quản trị dữ liệu số; kết nối, chia sẻ dữ liệu số; sử dụng, khai thác dữ liệu số của cơ quan nhà nước; cung cấp dữ liệu mở của cơ quan nhà nước cho tổ chức, cá nhân; quyền và trách nhiệm trong kết nối, chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước. Nghị định cũng quy định rõ các hành vi không được làm gồm: Cản trở hoạt động kết nối, quyền khai thác và sử dụng dữ liệu hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật; mua bán, trao đổi, chia sẻ dữ liệu trái quy định của pháp luật; vi phạm các quy định về quyền sở hữu trí tuệ, quyền bảo vệ thông tin cá nhân khi kết nối, chia sẻ dữ liệu; làm sai lệch dữ liệu trong quá trình lưu chuyển dữ liệu từ cơ quan cung cấp dữ liệu tới cơ quan khai thác dữ liệu; phá hoại cơ sở hạ tầng thông tin, làm gián đoạn việc kết nối, chia sẻ dữ liệu được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước bao gồm các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp; các tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng dữ liệu số của cơ quan nhà nước được cơ quan nhà nước chia sẻ theo quy định của pháp luật.

Đề án “Phát triển Hệ tri thức Việt số hóa” được phê duyệt theo Quyết định số 677/QĐ-TTg ngày 18/5/2017 của Thủ tướng Chính phủ. Đây là một trong các hoạt động cụ thể nhằm triển khai Chỉ thị 16/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường năng lực tiếp cận cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Mục tiêu của Đề án là nhằm xây dựng nền tảng hạ tầng dữ liệu và tri thức trong các lĩnh vực, đặc biệt là những lĩnh vực liên quan trực tiếp đến đời sống của người dân như giáo dục, y tế, chăm sóc sức khỏe, nông nghiệp, văn hóa… nhằm tạo điều kiện cho học tập, làm chủ tri thức, nghiên cứu và phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin trên nền tảng AI và BigData phục vụ cho cộng đồng và xã hội. Các dữ liệu và tri thức được kết nối và chia sẻ với cấp số nhân, được phổ biến nhanh chóng và rộng rãi sẽ xoá bỏ khoảng cách số, tạo cơ hội để mọi người tiếp cận sử dụng, tạo ra giá trị gia tăng cho cả cộng đồng. Đây là cốt lõi để triển khai phát triển hệ thống đổi mới sáng tạo quốc gia, thúc đẩy khởi nghiệp sáng tạo trong mọi ngành, lĩnh vực, khơi dậy niềm đam mê và khát vọng sáng tạo, nhất là thế hệ trẻ. Trong khuôn khổ Đề án, đã hình thành nhiều nền tảng số tiêu biểu như: Bản đồ số Việt Nam (vmap.vn), Nhân đạo số (inhandao.vn), Giáo dục số (igiaoduc.vn), Bách khoa toàn thư mở (bachkhoathu.itrithuc.vn), Di sản số,… giúp kết nối các cộng đồng và mọi người dân cùng chung tay đóng góp và chia sẻ các nguồn lực trên nền tảng công nghệ tiên tiến, làm giàu nền tảng tri thức Việt Nam.

Tài liệu tham khảo

1. Franziska Boehm, Information Sharing and Data Protection in the Area of Freedom, Security and Justice, Springer-Verlag Berlin Heidelberg, (2012)
2. Thomas H. Davenport và Laurence Prusak, Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know, Harvard Business School Press (1998)
3. Ted Dunning và Ellen Friedman, Sharing Big Data Safely: Managing Data Security, O'Reilly Media; 1st edition (2016)
4. Kimiz Dalkir, Jay Liebowitz, Knowledge Management in Theory and Practice, The MIT Press, (2011)
5. Madanmohan Rao, Knowledge Management Tools and Techniques: Practitioners and Experts Evaluate KM Solutions, Butterworth-Heinemann; 1st edition (2004).