Sử dụng hệ thống thông tin (tiếng Anh Information System Use) là khai thác hệ thống thông tin (hệ thống thông tin) đã được đầu tư nhằm giải quyết công việc của một tổ chức hay doanh nghiệp. Để sử dụng hệ thống thông tin như một cấu thành thực hiện chiến lược hoạt động của tổ chức hay doanh nghiệp, người ta cần hiểu vai trò của các hệ thống thông tin trong kinh doanh nói riêng và trong kinh tế xã hội nói chung.
Ngày càng có nhiều doanh nghiệp liên hệ với doanh nghiệp con hay chi nhánh của họ qua mạng intenet và sử dụng hệ thống thông tin để đạt được những lợi thế trong cạnh tranh. Các công cụ công nghệ thông tin được biết đến rất phổ biến trong môi trường kinh doanh và thật khó để tưởng tượng các tổ chức sẽ hoạt động như thế nào nếu không có chúng. Nếu đã đầu tư xây dựng hệ thống thông tin rồi mà không sử dụng thì có nghĩa là thất bại và làm lãng phí nguồn lực. Cần đưa ra một cách tiếp cận để điều tra tác động của công nghệ hệ thống thông tin trong kinh doanh và quản lý của tổ chức. Cần có một quy trình, hệ thống báo cáo và hệ thống KPI (KPI – Key Performance Indicator, nghĩa là Các chỉ số đánh giá thực hiện công việc) để đánh giá hiệu quả sử dụng của dự án, bám sát các mục tiêu, chỉ tiêu, chức năng đề ra. Các lỗi về kỹ thuật cũng như sai sót về quy trình nghiệp vụ cần được ghi nhật ký để khắc phục ngay hoặc nâng cấp trong tương lai, tùy mức độ nặng nhẹ.
Mô hình bốn cấp dựa trên những người sử dụng hệ thống thường được dùng để phân loại hệ thống thông tin.
So sánh các loại hệ thống thông tin khác nhau[sửa]
Hệ thống xử lý giao dịch (viết tắt là TPS - Transaction processing system): thường được vận hành trực tiếp bởi nhân viên tầng cửa hàng hoặc nhân viên tuyến trước, cung cấp dữ liệu quan trọng cần thiết để hỗ trợ quản lý hoạt động.
Hệ thống thông tin quản lý (viết tắt là MIS - Management information system): là hệ thống cấp quản lý được các nhà quản lý cấp trung sử dụng để giúp đảm bảo sự vận hành trơn tru của tổ chức trong ngắn hạn đến trung hạn. MIS được xây dựng dựa trên dữ liệu do TPS cung cấp. Hệ thống hỗ trợ quyết định: (viết tắt là DSS – Decision Suport System) được coi là một hệ thống dựa trên kiến thức, được sử dụng bởi các nhà quản lý cấp cao, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo ra kiến thức hữu ích cho tổ chức. DSS thao tác và xây dựng dựa trên thông tin từ MIS và/hoặc TPS để tạo ra thông tin chi tiết và thông tin mới.
Hệ thống thông tin điều hành (viết tắt là EIS – Executive Information system): là hệ thống thông tin cấp chiến lược giúp các giám đốc điều hành và các nhà quản lý cấp cao phân tích môi trường hoạt động của tổ chức, nhằm xác định các xu hướng dài hạn và lập kế hoạch hành động. Từ tất cả các nguồn dữ liệu có được từ bên ngoài cũng như từ MIS hoặc TPS nội bộ, EIS tổ chức và trình bày dữ liệu, thông tin có được, để hỗ trợ và mở rộng khả năng điều hành của các nhà quản trị cấp cao.
Kiểm toán hệ thống thông tin[sửa]
Kiểm toán hệ thống thông tin nhằm đánh giá hệ thống thông tin, bao gồm một số mục cơ bản như: kiểm toán tài chính, kiểm toán hoạt động và kiểm toán công nghệ. ….
Tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát hệ thống thông tin được đánh giá theo một số tiêu chí. Các đánh giá này nhằm mục đích xác định liệu hệ thống thông tin có bảo vệ tài sản của công ty, có duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu khi được lưu trữ và truyền đạt hay không, có hỗ trợ các mục tiêu của công ty một cách hiệu quả hay không. Kiểm toán hoạt động được sử dụng để đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hoạt động hệ thống thông tin. Kiểm toán công nghệ xác minh tính phù hợp của công nghệ thông tin được lựa chọn, tính phù hợp của cấu hình và triển khai.
Các vấn đề mới[sửa]
Ngoài những đánh giá trong phần kiểm toán nói trên, còn có các cuộc đánh giá mới được áp dụng bởi các ban tiêu chuẩn khác nhau và tùy thuộc vào tổ chức được đánh giá mà bắt buộc phải thực hiện hay không. Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc xem xét vai trò công nghẹ thông tin để đảm bảo rằng ngay chính các bộ phận công nghẹ thông tin đang thực hiện một số chức năng và kiểm soát thích hợp trong tổ chức, cũng phải tuân thủ các tiêu chuẩn này. Ví dụ về các cuộc đánh giá đó là SSAE 16, ISAE 3402, ISO27001: 2013. Trong đó: 1) SSAE 16 là Tuyên bố về các tiêu chuẩn đối với cam kết chứng thực (SSAE) số 16, Báo cáo về kiểm soát tại một tổ chức dịch vụ, đã được hoàn thiện bởi Hội đồng tiêu chuẩn kiểm toán của Viện kế toán công chứng Hoa Kỳ (AICPA) vào tháng 1 năm 2010.2) ISAE3402là Tiêu chuẩn Quốc tế về hợp đồng đảm bảo 3402 (ISAE 3402), có tiêu đề là Báo cáo đảm bảo về kiểm soát tại một tổ chức dịch vụ.3) ISO27001: 2013là chuẩn ISO / IEC 27001: 2013là chuẩn về Công nghệ thông tin - Kỹ thuật bảo mật - Hệ thống quản lý an toàn thông tin).
Tác động của hệ thống thông tin[sửa]
Các hệ thống thông tin được máy tính hóa, đặc biệt là kể từ khi có Web và điện toán di động, đã ảnh hưởng sâu sắc đến các tổ chức, nền kinh tế và xã hội, cũng như đối với các cá nhân có cuộc sống và hoạt động trong các cộng đồng xã hội.
Hệ thống thông tin hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh, hỗ trợ việc ra quyết định cho từng cá nhân và từng nhóm của tổ chức mà nó phục vụ. Nó đã làm đổi mới tổ chức hay công ty thông qua phát triển sản phẩm và quy trình mới. hệ thống thông tin đã lưu trữ, cập nhật về các mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác, nâng cao được lợi thế cạnh tranh cho tổ chức này. hệ thống thông tin còn có thể cho thấy tổ chức nên được cấu trúc như thế nào.
Sử dụng các hệ thống thông tin dựa trên Web, nhìn chung có thể giảm đáng kể chi phí giao tiếp giữa người lao động và doanh nghiệp, tăng cường hiệu quả chi phí phối hợp các chuỗi cung ứng hoặc web. Điều này đã dẫn đến việc các tổ chức triển khai cấu trúc theo kiểu ít phân cấp hơn, đơn giản hơn. Theo đó, vai trò của người tiêu dùng đã thay đổi, họ được trao quyền bởi Web. Thay vì chỉ là người tiếp nhận sản phẩm một cách thụ động, người dùng có thể tham gia tích cực với người sản xuất vào việc tạo ra giá trị. Trong quá trình sáng tạo ra sản phẩm, các công ty đã có thể thu hút khách hàng tạo ra và đánh giá các ý tưởng, giúp phát triển các sản phẩm mới và giúp quảng bá hàng hóa và dịch vụ hiện có. Nhờ hệ thống thông tin hoạt động dưới dạng giao tiếp qua website, một cộng đồng khách hàng trên không gian trực tuyến được tạo ra, điều này đem lại bao lợi ích cho các tổ chức kinh doanh.
Cùng với cơ sở hạ tầng giao thông vận tải toàn cầu, hệ thống thông tin dựa trên mạng là một nhân tố thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp và tập đoàn quốc tế. Thương mại điện tử đã chuyển nhiều mối quan hệ và giao dịch giữa các công ty và cá nhân sang Internet và Web, dẫn đến việc mở rộng các khả năng và hiệu quả.
Khi việc sử dụng hệ thống thông tin trở nên phổ biến trong các nền kinh tế và xã hội, một số vấn đề xã hội và đạo đức được đặt lên hàng đầu. Quan trọng nhất là các vấn đề về quyền riêng tư của cá nhân, quyền sở hữu, quyền truy cập phổ biến và tự do ngôn luận, tính chính xác của thông tin và chất lượng cuộc sống. Truy cập vào hệ thống thông tin qua Web là cần thiết để tham gia đầy đủ vào xã hội hiện đại. Chính việc sử dụng các hệ thống thông tin đã làm cho các khoảng cách kỹ thuật số giữa các quốc gia hoặc khu vực và giữa các nhóm xã hội và dân tộc, được thu hẹp. Quyền truy cập mở vào Web như một phương tiện giao tiếp giữa con người và như một kho lưu trữ kiến thức được chia sẻ rất đáng trân trọng.
Hệ thống thông tin đã ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống và công việc của mỗi cá nhân. hệ thống thông tin có thể mở rộng sự tham gia của công dân bình thường vào những vấn đề liên quan tới chính phủ, thông qua bầu cử điện tử, trưng cầu dân ý và thăm dò ý kiến. Người công dân cũng có thể được cung cấp quyền truy cập điện tử vào các dịch vụ và kho thông tin của chính phủ.
Sự xuất hiện của “nền kinh tế theo yêu cầu”, được hỗ trợ bởi các nền tảng hệ thống thông tin, đã làm dấy lên những lo ngại về chất lượng việc làm. Mặc dù được cho là làm xói mòn cách thức làm việc theo kiểu nơi chốn làm việc ổn định, nhưng các mô hình kinh doanh như vậy mang lại sự linh hoạt, sự độc lập lớn hơn cho các nhà cung cấp và sự thuận tiện cho người yêu cầu.
Hệ thống thông tin như một lĩnh vực nghiên cứu[sửa]
Phạm trù ‘Sử dụng hệ thống thông tin’đã trở thành một ngành để nghiên cứu và học tập. Mục tiêu trọng tâm của ngành này là phát triển, nghiên cứu các lý thuyết, các phương pháp về các hệ thống thông tin. Những nghiên cứu và đào tạo thuộc lĩnh vực này nhằm sử dụng công nghệ thông tin để vận hành và quản lý các tổ chức cũng như hỗ trợ các dịch vụ trên thị trường của họ. Nghiên cứu hàn lâm về hệ thống thông tin bắt nguồn từ những năm 1960. Hiệp hội học thuật thúc đẩy sự phát triển của ngành này là Hiệp hội Hệ thống Thông tin (AIS). Tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội của Việt Nam đều sử dụng các hệ thống thông tin. Chính phủ điện tử là một trong những lĩnh vực mảng ứng dụng quan trọng nhất trong kinh tế- xã hội Việt Nam.
Tài liệu tham khảo[sửa]
- Mihane Berisha-Namani, Information Systems Usage in Business and Management, International Journal of Innovation in the Digital Economy (IJIDE) 2 (2), 2010.
- Western Australian Auditor General’s Report. Information Systems Audit Report, 2013
- David Bourgeois, Joseph Mortati, Shouhong Wang and James Smith, Information systems for business and beyond, 2019.
