Khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ (KPL) là hệ thống phân loại thông tin về tất cả các ngành, lĩnh vực được phản ánh trong tài liệu lưu trữ theo một trật tự nhất định, dưới hình thức bảng kê những đề mục chính, đề mục chi tiết theo từng cấp độ khác nhau, kèm theo ký hiệu đặc trưng. Tùy thuộc vào khối lượng thông tin của từng ngành, lĩnh vực mà cấp độ phân loại chi tiết thông tin cũng khác nhau, trong đó mỗi cấp độ phân loại được gắn với một đề mục, mục, tiểu đề mục kèm theo ký hiệu thông tin.

Ở Đông Dương, ngay từ năm 1918, một KPL dùng để sắp xếp toàn bộ khối tài liệu hành chính thống nhất trong toàn Đông Dương trên cơ sở của hệ thống phân nhánh thập phân đã được Paul Boudet, Giám đốc Sở Lưu trữ và Thư viện Đông Dương sáng lập. Vì vậy, KPL này được mang tên “KPL Paul Boudet”. Năm 1928, KPL Paul Boudet được đưa vào sử dụng tại Lưu trữ Trung ương ở Hà Nội và sau đó được áp dụng trong toàn hệ thống các Kho Lưu trữ ở Đông Dương. KPL Paul Boudet đã được hoàn thiện vào năm 1934 và được công bố trong “Cẩm nang Lưu trữ viên” (Manuel de l’Archiviste). Tuy mục đích chính là nhằm phân loại tài liệu, nhưng nhờ có cả chức năng phân loại thông tin nên KPL Paul Boudet đã thỏa mãn nhu cầu của người nghiên cứu trong tra tìm tài liệu theo chuyên đề và xuyên phông, phục vụ các công trình nghiên cứu về Việt Nam và Đông Dương thời cận đại. Ngày nay, KPL Paul Boudet vẫn tiếp tục được sử dụng tại ba Trung tâm Lưu trữ quốc gia của Việt Nam ở Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh và TP. Lâm Đồng trong việc chỉnh lý, sắp xếp khối tài liệu thời Pháp thuộc.

Năm 1950, ở Liên Xô lần đầu tiên soạn thảo và ban hành KPL thống nhất thông tin trong bộ thẻ hệ thống các viện lưu trữ Liên Xô, gọi tắt là CEK (схема единой классификации); đến các năm 1978, 1983, KPL CEK tiếp tục được hoàn thiện và đưa vào sử dụng. Năm 2007, Lưu trữ LB Nga chính thức bạn hành KPL loại thống nhất thông tin Phông Lưu trữ LB Nga. Do trình độ khoa học kĩ thuật của Liên Xô và Liên bang Nga phát triển cao trong nhiều lĩnh vực, nhất là hàng không vũ trụ, chế tạo máy, y học, hải dương học … nên đã tạo ra nhiều tài liệu có giá trị. Chính vì vậy, KPL của Liên Xô, LB Nga có nhiều đề mục, trong mỗi đề mục lại có nhiều mục, tiểu đề mục…để phù hợp với tính chất, khối lượng tài liệu đó. Kết quả những công trình nghiên cứu và các giáo trình về lưu trữ của Liên Xô trước đây và Liên bang Nga sau này, trong đó có KPL là những tài liệu tham khảo quan trọng đối với Lưu trữ Việt Nam.

Cục Lưu trữ nhà nước (Cục LTNN) đã có một số đề tài nghiên cứu khoa học về KPL: “Khung phân loại tài liệu thời kỳ Mỹ Nguỵ” do Tiến sĩ Phan Đình Nham làm chủ nhiệm; năm 1989, “Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam thời kỳ dân chủ nhân dân và XHCN” do Tiến sĩ Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm; năm 1998, có đề tài nghiên cứu hoàn thiện Đề tài của Tiến sĩ Dương Văn Khảm.

Năm 1999, Cục LTNN đã tổ chức thực hiện Dự án xây dựng KPL thông tin tài liệu lưu trữ do Tiến sĩ Nguyễn Minh Sơn làm chủ nhiệm. Dự án KPL đã tiến hành khảo sát thành phần, nội dung tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia (TTLTQG), lưu trữ các bộ ngành, các địa phương; tổ chức nhiều cuộc hội thảo, đánh ký hiệu thông tin thử nghiệm hàng ngàn hồ sơ tại TTLTQG III. Dự án KPL được Cục LTNN nghiệm thu năm 2001 và cho phép thử nghiệm đánh ký hiệu thông tin tại các TTLTQG trong thời hạn một năm để hoàn thiện, bổ sung. Năm 2003, Cục LTNN cho phép TTLTQG II và III áp dụng KPL này để chính thức đánh ký hiệu thông tin. Sau hơn mười năm áp dụng, năm 2015, Cục LTNN đã bổ sung, hoàn thiện và cho phép áp dụng đánh ký hiệu thông tin tài liệu tại các TTLTQG II, III và IV.

Nội dung KPL thông tin tài liệu lưu trữ:

KPL được cấu tạo từ ba phần: KPL chính; Các Bảng trợ ký hiệu và Bảng tra cứu đề mục, mục, tiểu mục.

KPL chính có hai phần: Phần Ký hiệu phân loại (mã thông tin tài liệu) và Phần Phân loại tài liệu.

Phần Ký hiệu phân loại là một dãy chữ số biểu thị các cấp độ phân loại theo nguyên tắc hệ thống số bách phân; giữa các cấp độ cách nhau một khoảng trống tương đương một ký tự. Hệ thống ký tự này hoàn toàn cho phép KPL mở rộng mà không làm phá vỡ hệ thống phân loại thông tin hiện tại và cả trong tương lai khi cần bổ sung.

Phần Phân loại tài liệu trong KPL tuân theo nguyên tắc từ nhóm lớn đến nhóm nhỏ. Cấp độ một là những thông tin phản ánh hoạt động của các ngành/ lĩnh vực của xã hội với 45 đề mục:

00.Những vấn đề chung; 01.Tổ chức; 02. Nhân sự; 3.Thi đua - Khen thưởng; 04.Hành chính, Văn thư, Lưu trữ; 05.Quân sự; 06.Công an; 07.Ngoại giao; 08. Tư pháp; 09.Thanh tra; 10.Kiểm sát; 11. Toà án; 12. Biên giới; 13.Dân tộc; 14. Tôn giáo; 15.Tổ chức chính trị, chính trị -xã hội; xã hội, xã hội- nghề nghiệp; 16. Lao động - Xã hội; 17.Giáo dục; 18. Văn hoá - Thông tin; 19. Thể dục, Thể thao; 20. Y tế; 21. Bảo hiểm; 22. Qui hoạch-Kế hoạch- Đầu tư; 23. Thống kê; 24. Dân số- Kế hoạch hoá gia đình; 25. Dự trữ quốc gia; 26. Tài chính; 27. Vật giá; 28. Hải quan; 29. Ngân hàng; 30. Thương mại- Vật tư; 31. Du lịch ; 32.Dịch vụ công cộng; 33. Bưu chính - Viễn thông; 34. Giao thông -Vận tải; 35. Kiến trúc- Xây dựng; 36. Địa chính; 37. Khí tượng- Thủy văn; 38. Khoa học và Công nghệ; 39. Tài nguyên và Môi trường; 40. Nông nghiệp; 41. Lâm nghiệp; 42. Thủy lợi; 43. Thủy sản; 44. Công nghiệp; 45. Phông, Sưu tập tài liệu lưu trữ cá nhân.

Cấp độ hai: Những thông tin của từng ngành/ lĩnh vực trên được phân chia tiếp thành các mặt hoạt động. Ví dụ, trong Giáo dục có: Giáo dục Mầm non, Giáo dục Phổ thông, Giáo dục Đại học...

Cấp độ ba: Thông tin của từng mặt hoạt động được phân chia tiếp theo từng vấn đề cụ thể. Ví dụ trong Giáo dục phổ thông, có: Tiểu học; Trung học cơ sở…

Có thể phân tài liệu theo 3, 4 cấp độ hoặc nhiều hơn. Số lượng cấp độ tài liệu phụ thuộc vào sự phát triển của ngành, lĩnh vực đó cũng như phụ thuộc vào số lượng tài liệu.

Bảng trợ ký hiệu là phần chi tiết hóa các đề mục theo nhiều yếu tố khác nhau của tài liệu, gồm: Bảng trợ ký hiệu ngành/lĩnh vực; trợ ký hiệu tên nước, trợ ký hiệu địa dư; trợ ký hiệu lịch sử với mục đích mở rộng khả năng đánh ký hiệu của các đề mục, mục, tiểu mục của KPL chính.

Bảng tra cứu đề mục, mục, tiểu mục là Bảng thống kê và sắp xếp các chủ đề phản ánh các khái niệm trong KPL chính theo vần ABC, giúp cho người sử dụng một cách thuận lợi và nhanh chóng.

KPL làm cơ sở để xây dựng cơ sở dữ liệu; Là công cụ để tra tìm, hệ thống hoá thông tin tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở KPL, hiện nay, các TTLT QG đã xây dựng được hệ thống tìm tin tự động cho một khối lượng tài liệu lớn với hàng trăm phông.

Tài liệu tham khảo

1. Phạm Thị Bích Hải, Vũ Thị Minh Hương, Trần Thị Hương, Philippe le Failler, Nguyễn Minh Sơn, Sách chỉ dẫn các phông Lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Nxb. Văn hóa Thông tin, Hà Nội, 2006.
2. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Khung Phân loại thống nhất thông tin tài liệu sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, Thư viện Trung tâm nghiên cứu khoa học, Hà Nội, 2015.
3. Dương văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb. Văn hóa Thông tin, Hà Nội, 2011.
4. Vương Đình Quyền, Lịch sử, lý luận, thực tiễn về Lưu trữ và quản trị văn phòng, Nxb. Đại học quốc gia Hà Nội, 1972.
5. Nguyễn Minh Sơn, Nguyễn Thúy Bình, Nguyễn Minh Phương, Nông Thị Đẹp, Nguyễn Thị Tâm, Hoàng Thị Tuyết Thu, Khung Phân loại thống nhất thông tin tài liệu sau Cách mạng tháng Tám năm 1945. Báo cáo kết quả Đề tài, Hà Nội, 2001.
6. Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến,Nghiêm Kỳ Hồng, Lịch sử Lưu trữ Việt Nam, Nxb.Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, 2010.
7. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn- Đại học quốc gia Hà Nội, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Lưu trữ học và Quản trị văn phòng lần thứ hai, Thư viện Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội, 2013.
8. Илизаров Б.С,Актуальные теоретические и методологические пpоблемы советсткого архивоведения, Москва, 1984.