Quản lý dự án công nghệ thông tin (tiếng Anh Information Technology Project Management, Software Project Management) là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật của quản lý dự án vào các hoạt động phát triển hệ thống phần mềm để đáp ứng các yêu cầu của dự án. Nhà quản lý dự án không chỉ cố gắng đáp ứng các mục tiêu về phạm vi, thời gian, chi phí và chất lượng cụ thể của hệ thống phần mềm mà còn phải tạo các điều kiện thuận lợi trong toàn bộ quá trình xây dựng hệ thống để sao cho đáp ứng nhu cầu và mong đợi của những người tham gia hoặc những người bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án.

Các thành tố trong quản lý dự án

Những người liên quan

Là những người ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án, bao gồm nhà tài trợ dự án, nhóm dự án, nhân viên hỗ trợ, khách hàng, người dùng, nhà cung cấp và kể cả những người phản đối dự án. Các bên liên quan này thường có nhu cầu và mong đợi khác nhau. Nhu cầu và kỳ vọng của họ quan trọng từ bắt đầu đầu và trong suốt vòng đời của dự án. Muốn dự án thành công thì người quản lý dự án cần tạo mối quan hệ tốt với những người liên quan để hiểu và đáp ứng nhu cầu của họ.

Các lĩnh vực cần quản lý

Là các công việc mà nhà quản lý dự án cần phải có kiến thức và kỹ năng để thực hiện, chúng bao gồm:

1. Quản lý phạm vi dự án liên quan đến việc xác định và quản lý tất cả các công việc cần thiết phải hoàn thành để dự án thành công. Đối với phần mềm, định nghĩa về phạm vi sản phẩm bao gồm các tính năng và thuộc tính chất lượng mà các bên liên quan cần và mong muốn. Phạm vi sản phẩm có thể được sử dụng để ước tính phạm vi dự án và ngược lại các ràng buộc về phạm vi dự án có thể dùng để xác định phạm vi sản phẩm. Sự ràng buộc của chúng có thể cần phải đánh đổi giữa các tính năng, thuộc tính chất lượng, lịch trình, ngân sách, tài nguyên và công nghệ.

2. Quản lý tiến độ dự án (quản lý thời gian dự án) bao gồm các công việc như ước tính thời gian cần hoàn thành của một công việc, xây dựng lịch trình dự án dự kiến và đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn. Trong các dự án công nghẹ thông tin, quản lý tiên độ dự án bị điều phối bởi các rủi ro, khả năng cung cấp tài nguyên, giá trị kinh doanh và các phương pháp lập lịch trình.

3. Quản lý chi phí dự án bao gồm việc chuẩn bị và quản lý ngân sách cho dự án. Quản lý chi phí cho các dự án phần mềm bao gồm việc lập các ước tính chi phí ban đầu và cập nhật chúng theo định kỳ, có thể bao gồm cả việc xác định và dự báo chi phí duy trì, phát triển sản phẩm phần mềm hay cập nhật các ứng dụng thương mại đã mua.

4. Quản lý chất lượng dự án đảm bảo rằng dự án đáp ứng các yêu cầu đã đề ra. Chất lượng phần mềm là một vấn đề căn bản được quan tâm ngay từ khi bắt đầu dự án. Các mô hình chất lượng phần mềm bao gồm chất lượng quy trình, chất lượng sản phẩm, chất lượng sử dụng, chất lượng dữ liệu và chất lượng của mã chương trình phần mềm. Một số mô hình chất lượng đã được sử dụng để đánh giá chất lượng phần mềm, ví dụ như tiêu chuẩn ISO/IEC 25000.

5. Quản lý nguồn lực dự án quan tâm đến việc sử dụng hiệu quả con người và các nguồn lực vật chất tham gia vào dự án. Các nhà quản lý dự án phần mềm thường không trực tiếp tham gia công việc cụ thể mà chỉ tập trung vào việc làm thế nào để tạo điều kiện cho các thành viên thực hiện dự án đạt hiệu suất và hiệu quả cao nhất. Việc tạo động lực làm việc cho từng thành viên trong nhóm là nhậm vụ quan trọng đối với người quản lý dự án.

6. Quản lý truyền thông dự án liên quan đến việc tạo, thu thập, phổ biến và lưu trữ thông tin dự án. Vai trò của truyền thông dự án là yếu tố được cân nhắc chính cho các dự án phần mềm vì đội dự án là các cá nhân tham gia và phối hợp chặt chẽ với nhau trong các hoạt động trí tuệ phát triển phần mềm. Do không có sẵn sản phẩm để tham khảo nên giao tiếp hiệu quả là điều quan trọng để giữ cho các thành viên trong nhóm tham gia dự án tích cực.

7. Quản lý rủi ro dự án bao gồm xác định, phân tích và ứng phó với các rủi ro liên quan đến dự án. Mỗi dự án phát triển phần mềm mức độ rủi ro khác nhau, vì mỗi dự án là sự kết hợp khác nhau giữa yêu cầu, thiết kế và thi công để tạo ra các sản phẩm phần mềm khác nhau. Quản lý rủi ro phần mềm là nhằm để tăng khả năng đạt được mục tiêu của dự án.

8. Quản lý mua sắm dự án liên quan đến việc mua lại hoặc mua sắm hàng hóa và dịch vụ cho dự án. Lĩnh vực quản lý này đề cập đến việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc mua sắm dự án công nghẹ thông tin. Nó cũng giải quyết việc mua phần mềm thương mại có sẵn để sử dụng trong dự án công nghẹ thông tin. Mua bản quyền gói phần mềm, xác nhận quyền sửa đổi phần mềm mã nguồn mở, tái sử dụng phần mềm hiện có, mua các dịch vụ đặc biệt để xây dựng phần mềm là tất cả các yếu tố của mua sắm phần mềm.

9. Quản lý các bên liên quan trong dự án bao gồm việc xác định và phân tích nhu cầu của các bên liên quan khi quản lý và kiểm soát sự tham gia của họ trong suốt vòng đời của dự án. Quản lý các bên liên quan là rất quan trọng để đạt được kết quả thành công cho các dự án công nghẹ thông tin vì phần mềm không có sự hiện diện thực tế và thường là mới. Phần mềm rất khó để hình dung cho đến khi nó được triển khai trong thực tế. Ngoài ra, thường tồn tại một khoảng cách giữa kỳ vọng của khách hàng và sự sự trình bày của nhà phát triển phần mềm. Sự sai lệch giữa các bên liên quan thể hiện một rủi ro lớn đối với việc hoàn thành thành công các dự án phần mềm.

10. Quản lý tích hợp dự án là một chức năng bao trùm có ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi tất cả các lĩnh vực quan lý khác ở bên trên. Quản lý tích hợp bao gồm quản lý các quy trình để kiểm soát dự án trong suốt vòng đời của nó từ khi thực hiện đến khi hoàn thành, kiểm soát việc quản lý kỳ vọng của các bên liên quan. Nó cũng bao gồm việc đưa ra các lựa chọn về phân bổ nguồn lực, cân bằng giữa các mục tiêu và lựa chọn thay thế, quản lý sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các lĩnh vực quản lý dự án. Quản lý tích hợp nhấn mạnh vai trò của người quản lý dự án như thực hiện điều phối và tập hợp tất cả các sản phẩm của dự án lại với nhau. Nó cũng đề cập đến việc tích hợp các quy trình và hoạt động.

Tiêu chí

Các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án hỗ trợ ban quản lý thực hiện 10 lĩnh vực quản lý dự án kể trên. Một dự án là thành công nếu nó đạt một số tiêu chí chung như:

• Dự án đáp ứng các mục tiêu về phạm vi, thời gian và chi phí.

• Dự án làm hài lòng khách hàng hay nhà tài trợ.

• Kết quả của dự án đáp ứng được mục tiêu chính của nó, tạo ra hoặc tiết kiệm một số tiền nhất định, mang lại lợi tức đầu tư tốt hoặc làm cho các nhà tài trợ hài lòng.

Quá trình và xu hướng phát triển

Quản lý dự án công nghẹ thông tin là sự tích hợp các kỹ thuật quản lý vào việc phát triển phần mềm. Nhu cầu tích hợp này bắt đầu từ những năm 1960, khi các nhà phát triển phần mềm nhận thấy sự phức tạp ngày càng gia tăng của việc xây dựng các sản phẩm phần mềm nhằm đáp ứng các thông số kỹ thuật. Một số công việc được bắt đầu sau đó để cải thiện các hoạt động phát triển phần mềm, chi tiết hóa và cấu trúc hóa các hoạt động kỹ thuật một cách hợp lý hơn. Cùng thời điểm, một số dự án kỹ thuật lớn của Chính phủ Hoa Kỳ ở những năm 1960 đã góp phần củng cố và giới thiệu các kỹ thuật quản lý dự án quan trọng. Khi kỹ thuật phần mềm trở thành một ngành học thì ngày càng có nhiều sự quan tâm hơn đến việc tích hợp có hệ thống các hoạt động quản lý trong quá trình sản xuất phần mềm. Do đó, phát triển phần mềm và quản lý dự án bắt đầu được tích hợp chặt chẽ hơn. Viện Quản lý dự án (PMI) là một tổ chức nghề nghiệp quốc tế cung cấp một số chứng chỉ và duy trì quy tắc đạo đức. Ngày nay, hàng trăm sản phẩm phần mềm quản lý dự án có sẵn để hỗ trợ các nhà quản lý dự án.

Một số xu hướng gần đây đã ảnh hưởng đến việc quản lý dự án công nghẹ thông tin. Sự gia tăng của toàn cầu hóa, gia công phần mềm, nhóm ảo và quản lý dự án linh hoạt (agile project management) đã làm thay đổi cách quản dự án công nghẹ thông tin. Bản chất chính của những thách thức trong quản lý dự án phần mềm không thay đổi đáng kể trong 30 năm qua. Tuy nhiên, các hệ thống sử dụng nhiều phần mềm của thế kỷ XXI ngày càng khác nhau về nội dung, kích thước, độ phức tạp và mức độ tương tác của chúng với các hệ thống khác. Cơ sở hạ tầng công nghệ và truyền thông để phát triển cũng đã khác hơn nhiều. Do vậy, các thách thức về quản lý dự án sẽ phải khác với trước đây.

Tài liệu tham khảo

1. Kathy Schwalbe, Information technology project management, Cengage Cearning. Inc, 9th edition 2019.
2. Günther Ruhe, Claes Wohlin, Software Project Management in a Changing World. Spinger (2014).
3. PMBOK, A Guide to the project management body of knowledge, PMI. Inc (2017).
4. Adolfo Villafiorita, Introduction to Software Project Management, CRC Press (2014).
5. Alan Dennis, Barbara Wixom, Roberta M. Roth, System Analysis and Design. Wiley, 7th edition (2018).