Lập kế hoạch triển khai hệ thống thông tin (tiếng Anh Information System Deployment Planning) là quá trình hai bước khởi tạo dự án và lập kế hoạch quản lý dự án, thể hiện lý do tại sao cần xây dựng hệ thống và xác định xem sẽ xây dựng nó như thế nào.

Khởi tạo dự án là thời điểm mà chúng ta đặt ra các mục tiêu ban đầu về việc xây dựng mới một hệ thống thông tin(hệ thống thông tin). Bước đầu tiên trong quá trình này là xác định xem dự án sẽ đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp và tạo ra tài liệu, thông tin cơ bản đề xuất xây dựng hệ thống. Tiếp theo, các nhà phân tích thực hiện phân tích tính khả thi để xác định tính khả thi về kỹ thuật, kinh tế và cách tổ chức của hệ thống. Nếu thích hợp, hệ thống được chọn và dự án phát triển hệ thống được bắt đầu.

Lập kế hoạch dự án là quá trình người quản lý dự án thực hiện các công việc: xác định quy mô dự án, xác định các nhiệm vụ cần phải thực hiện, thành lập đội dự án, thực hiện một số hoạt động để giúp điều phối các hoạt động của dự án. Quá trình này tạo ra các sản phẩm quản lý dự án như kế hoạch làm việc, kế hoạch nhân sự của dự án và danh sách các tiêu chuẩn, các quy định cần áp dụng trong quá trình thực hiện dự án.

Vòng đời phát triển hệ thống thông tin

Vòng đời phát triển hệ thống thông tin bao gồm bốn pha cơ bản: Lập kế hoạch, Phân tích, Thiết kế, Cài đặt và chuyển giao. Giai đoạn lập kế hoạch là để hiểu tại sao hệ thống cần được xây dựng và bước đầu xác định xem đội dự án sẽ tiến hành xây dựng nó như thế nào. Giai đoạn này gồm 2 bước khởi tạo dự án và lập kế hoạch quản lý dự án. Giai đoạn phân tích tìm hiểu nhu cầu của người sử dụng, phân tích các chức năng và dữ liệu của tổ chức. Giai đoạn này gồm 3 bước: Xây dựng chiến lược phân tích để chỉ dẫn nguồn lực của đội dự án; Thu thập yêu cầu và phân tích thông tin sử dụng các mô hình phân tích; Kết hợp các phân tích, định nghĩa về hệ thống mới và các mô hình vào tài liệu đề xuất xây dựng hệ thống (hay còn gọi là tài liệu mô tả hệ thống). Giai đoạn thiết kế quyết định hệ thống sẽ vận hành như thế nào về phần cứng, phần mềm, kiến trúc mạng, giao diện người dùng và các biểu mẫu, báo cáo, các chương trình, tệp và cơ sở dữ liệu. Giai đoạn này bao gồm 4 bước: Phát triển chiến lược thiết kế; Thiết kế kiến trúc hệ thống; Thiết kế tệp và cơ sở dữ liệu; Thiết kế giao diện chương trình. Giai đoạn cài đặt là giai đoạn tạo ra hệ thống thực sự, được chú ý nhiều nhất bởi vì nó thường kéo dài và tốn kém nhất. Giai đoạn cài đặt gồm 3 bước: Xây dựng hệ thống; Cài đặt hệ thống; Thiết lập kế hoạch hỗ trợ hệ thống.

Tài liệu đề xuất xây dựng hệ thống

Tài liệu đề xuất xây dựng hệ thống mô tả lý do cần xây dựng hệ thống mới và những lợi ích mà nó đem lại. Tài liệu đề xuất xây dựng hệ thống thường bao gồm các thông tin về người chủ trì dự án, lý do xây dựng hệ thống, yêu cầu chức năng chính của hệ thống, lợi ích hệ thống sẽ đem lại cho tổ chức và một số chú ý đặc biệt.

Phân tích khả thi

Phân tích và đánh giá khả thi đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định một hệ thống có nên được xây dựng hay không. Đây là quá trình xem xét các ưu nhược điểm về mặt kỹ thuật, kinh tế và tổ chức khi phát triển hệ thống. Cung cấp cho đơn vị sử dụng hệ thống cái nhìn chung về lợi ích khi xây dựng hệ thống mới và những khó khăn có thể gặp phải. Mỗi cơ quan tổ chức có quy trình phân tích tính khả thi khác nhau nhưng thường bao gồm ba vấn đề: Phân tích tính khả thi về kỹ thuật; Phân tích tính khả thi về kinh tế; Phân tích tính khả thi về tổ chức. Kết quả của quá trình phân tích khả thi là báo cáo về tính khả thi của dự án, báo cáo này được gửi cho hội đồng phê duyệt dự án vào cuối giai đoạn khởi tạo dự án.

Đánh giá khả thi về kỹ thuật nhằm đạt được sự hiểu biết nhất định về khả năng của tổ chức trong việc phát triển hệ thống thông tin. Phân tích này bao gồm việc đánh giá sự hiểu biết của nhóm phát triển về khả năng phần cứng, phần mềm và môi trường hoạt động của hệ thống thông tin tương lai. Các khía cạnh đánh giá bao gồm độ lớn và độ phức tạp của hệ thống, kinh nghiệm của nhóm triển khai với các hệ thống tương tự. Từ những phân tích này, đội dự án có thể đánh giá được mức độ rủi ro về mặt kỹ thuật để đưa ra phương án quản lý tốt nhất, nhằm giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể xảy ra.

Đánh giá khả thi về kinh tế là xác định lợi ích tài chính và chi phí liên quan trong việc phát triển hệ thống. Quá trình phân tích khả thi về kinh tế bao gồm các bước: Xác định chi phí và lợi ích; Gán giá trị cho các chi phí và lợi ích; Xác định dòng tiền; Xác định giá trị hiện tại (NPV - New Present Value), Xác định lợi tức đầu tư (ROI – Return On Investment), Tính và vẽ đồ thị điểm hòa vốn.

Đánh giá khả thi về tổ chức nghĩa là xác định xem hệ thống mới sau khi được xây dựng sẽ được chấp nhận sử dụng như thế nào trong tổ chức. Cách thứ nhất là xem xét xem các mục tiêu của dự án phù hợp với mục tiêu kinh doanh hay nghiệp vụ của tổ chức như thế nào. Cách thứ hai là tiến hành phân tích những người có liên quan với dự án. Những người liên quan có thể là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi hệ thống cần xây dựng.

Xác định quy mô dự án

Xác định quy mô dự án là công việc mà người quản lý dự án ước lượng thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Độ lớn của dự án được tính dựa trên kinh nghiệm, tiêu chuẩn ngành hoặc kích thước chương trình (dựa trên số lượng và độ phức tạp của đầu vào, đầu ra, truy vấn, tệp và giao diện chương trình). Nguồn lực cần thiết cho dự án được tính dựa trên tỉ lệ giữa độ lớn dự án với sản phẩm. Các thuật toán như mô hình COCOMO có thể được sử dụng để xác định giá trị nguồn lực. Sau đó, lịch trình thực hiện tối ưu cho dự án được xây dựng.

Xác định các nhiệm vụ cần phải thực hiện

Dựa trên quy mô và lịch trình gần đúng của dự án, người quản lý dự án tạo ra một kế hoạch làm việc. Lịch trình làm việc là một lịch trình động, ghi và theo dõi tất cả các nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong suốt quá trình thực hiện dự án. Để tạo một kế hoạch làm việc, trước tiên người quản lý dự án xác định cấu trúc phân chia công việc hoặc các nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Sau đó, người quản lý dự án sẽ xác định thời gian thực hiện các nhiệm vụ, thông tin quan trọng về mỗi nhiệm vụ được đưa vào kế hoạch làm việc. Kế hoạch làm việc có thể được biểu diễn bằng biểu đồ Gantt và biểu đồ PERT.

Xây dựng đội ngũ dự án

Bao gồm các công việc xác định số lượng người nên được chỉ định vào dự án, phân công vai trò dự án cho các thành viên trong nhóm, phát triển cấu trúc báo cáo cho nhóm và kết hợp các kỹ năng của mọi người với yêu cầu của dự án. Ngoài ra, xây dựng đội ngũ dự án cũng cần chú ý tạo động lực thúc đẩy nhóm để đáp ứng các mục tiêu của dự án và giảm thiểu xung đột giữa các thành viên trong nhóm. Xung đột có thể được giảm thiểu bằng cách xác định rõ ràng các vai trò trong dự án và yêu cầu các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của họ. Một số nhà quản lý dự án còn tạo ra điều lệ dự án, bao gồm các chuẩn và quy tắc cơ bản của dự án.

Điều phối các hoạt động của dự án

Thiết lập các hoạt động phát triển hệ thống trong thực tế sao cho hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Các hoạt động điều phối này cần diễn ra trong toàn bộ vòng đời phát triển hệ thống. Ba kỹ thuật giúp phối hợp các hoạt động trong một dự án bao gồm: CASE, các quy định và tài liệu dự án. CASE là một loại phần mềm tự động hóa tất cả hoặc một phần của quá trình phát triển hệ thống. Các quy định là các quy tắc hoặc hướng dẫn chính thức mà các nhóm dự án phải tuân theo trong suốt quá trình dự án. Tài liệu dự án bao gồm thông tin chi tiết về các nhiệm vụ trong quy trình phát triển hệ thống.

Tài liệu tham khảo

1. Alan Dennis, Barbara Wixom, Roberta M. Roth, System Analysis and Design. Wiley, 7th edition (2018).
2. Günther Ruhe, Claes Wohlin, Software Project Management in a Changing World. Spinger (2014).
3. Arthur M. Langer, Analysis and Design of Next-Generation Software Architecture. Springer (2020).